Mẫu báo cáo sự kiện: tổng kết sau chương trình [Tải Excel, Word]

Mẫu báo cáo sự kiện là bản tổng kết sau chương trình, gồm mục tiêu, kế hoạch so với thực tế, chi phí, đánh giá, đề xuất. Bạn tải Excel tự tính và bản Word dưới đây; việc cần làm trước ngày chạy nằm trong checklist tổ chức sự kiện.

Tải mẫu báo cáo sự kiện: bộ file gồm những gì

Bộ mẫu báo cáo sự kiện có năm bản, dùng được cho sự kiện một ngày lẫn chương trình sampling, activation chạy nhiều điểm, và bảng bên dưới cho biết bản nào hợp với chương trình của bạn. Bạn không cần để lại email.

Tải bản Excel đầy đủ (7 sheet, .xlsx)

Tải bản Excel gọn (5 sheet, .xlsx)

Tải bản Word báo cáo 8 phần (.docx)

Tải bản PDF đã điền ví dụ (.pdf)

Tải bản Excel trống để bắt đầu ngay (.xlsx)

Tệp	Hợp với	Bên trong
Excel đầy đủ	Sampling, activation, roadshow, booth chạy nhiều điểm, nhiều ngày	7 sheet, ví dụ dùng thử sữa chua uống Mây Trắng (tên hư cấu) tại 3 trung tâm thương mại
Excel gọn	Sự kiện một ngày như hội nghị, ra mắt, khai trương	5 sheet, ví dụ hội nghị khách hàng giả định, 90 khách mời, 75 khách đến
Word	Người phải nộp văn bản	8 phần, chỗ cần điền tô vàng
PDF đã điền	Người muốn xem bản hoàn chỉnh trước	Xuất từ bản Excel đầy đủ
Excel trống	Người muốn điền ngay, không phải xóa số mẫu	Chưa có số ví dụ

Ba bước dùng bản Excel đầy đủ

1. Bạn đổi danh sách điểm ở sheet "Danh mục", rồi điền sheet "1. Thông tin" với tên chương trình, nhãn hàng, ngày chạy và người nhận báo cáo.

2. Ở các sheet 2, 3, 4, 5, bạn xóa số mẫu trong ô vàng rồi điền số của chương trình mình. Nếu dùng bản trống, bạn bỏ qua việc xóa.

3. Sheet "0. Bắt đầu" lúc này đã hiện kết quả, và bạn in ra PDF hoặc chép biểu đồ sang bản Word.

Nếu chưa nhập được số, bạn bấm Enable Editing trên thanh báo phía trên. Ô nền trắng chứa công thức đã khóa, không đặt mật khẩu, còn biểu đồ theo điểm lấy 10 điểm đầu trong sheet "Danh mục".

Trang đầu của bản đầy đủ hiện phần trăm đạt của chỉ tiêu chính, số mẫu đã phát, số ngày-điểm có phát mẫu (mỗi điểm mỗi ngày tính một), chi phí trên mỗi mẫu, thực chi so với dự toán và phần trăm hồ sơ đã đủ, kèm hai biểu đồ theo điểm và theo nhóm chi phí.

Kết quả chương trình sampling giả định tại 3 trung tâm thương mại: số mẫu đã phát so với kế hoạch theo từng điểm, chi phí trên mỗi mẫu, thực chi so với dự toán theo nhóm chi phí, ở trang Bắt đầu của bản Excel đầy đủ

Với bản gọn, bạn điền sheet "1. Thông tin và chỉ tiêu", "2. Chi phí" và "3. Đánh giá". Sheet "0. Bắt đầu" của bản gọn hiện phần trăm đạt của chỉ tiêu chính, tỉ lệ khách đến trên khách mời, chênh lệch chi phí và điểm hài lòng.

Bố cục một bản báo cáo tổng kết sự kiện

Một bản báo cáo tổng kết sự kiện đủ ý có tám phần, từ tóm tắt, thông tin, chỉ tiêu, diễn biến, chi phí, ảnh và phản hồi tới đánh giá và đề xuất. Sếp, nhãn hàng hay nhà tài trợ thường đọc tóm tắt và bảng chỉ tiêu trước, nên tóm tắt đứng đầu và bảng chỉ tiêu đi ngay sau phần thông tin.

Phần	Ghi gì	Lấy số từ đâu
1. Tóm tắt	Đã chạy gì, đạt bao nhiêu, lần sau đổi gì	Ô tổng ở sheet Bắt đầu, viết sau cùng
2. Thông tin	Tên chương trình, nhãn hàng, ngày, số điểm, người lập, người nhận	Sheet 1
3. Chỉ tiêu	Mục tiêu, kế hoạch, thực tế, phần trăm đạt, nguồn số	Sheet 2
4. Diễn biến	Nhân sự, giờ vào ca và ra ca, hoạt động từng ngày, sự cố	Báo cáo nhanh, ảnh check-in và check-out; số hàng ở sheet 3
5. Chi phí	Dự toán, thực chi, chênh lệch, lý do	Sheet 4, hóa đơn
6. Ảnh và phản hồi	Ảnh từng hạng mục, ý kiến khách theo điểm	Thư mục ảnh, khảo sát
7. Đánh giá	Phần làm tốt, vấn đề, cách đã xử lý, bài học	Sheet 5
8. Đề xuất	Lần sau làm gì, ai phụ trách, hạn	Sheet 5

Bản Word dựng sẵn tám phần này, có phần đầu văn bản (tên đơn vị, số văn bản, quốc hiệu) để tùy chọn cho nơi nhận cần mẫu hành chính.

Kế hoạch so với thực tế: bảng đầu tiên của báo cáo

Bảng kế hoạch so với thực tế ghi mỗi chỉ tiêu một dòng, gồm số kế hoạch, số thực tế, phần trăm đạt và nguồn của con số, để người nhận thấy ngay chương trình đạt tới đâu.

Trong mẫu báo cáo kết quả sự kiện, số mẫu đã phát và lượt chơi game hay lượt đăng ký QR là những chỉ tiêu riêng, mỗi chỉ tiêu một dòng. Bạn không nên quy các số này thành số người khi chưa loại trùng, vì một người có thể nhận nhiều mẫu hoặc chơi nhiều lượt.

Ở đợt activation Giáng Sinh 2022 của Fruit Me Up tại tiNiWorld, booth vừa phát mẫu vừa có game ghép hình, và chúng tôi theo dõi hai chỉ tiêu riêng là số mẫu và lượt chơi. Báo cáo KPI (chỉ tiêu đo kết quả) gửi nhãn hàng tách số mẫu theo dòng sản phẩm, kèm lượt chơi, theo điểm và theo ngày.

Trong sheet "2. Chỉ tiêu", bạn chọn "Có" ở cột Chỉ tiêu chính cho chỉ tiêu muốn hiện ở trang Bắt đầu. Ô phần trăm đạt tô xanh từ 100%, vàng ở mức 80-99% và đỏ dưới 80%.

Cột Nguồn số cho chọn phiếu giao nhận, báo cáo cuối ngày, QR, mạng xã hội hay khảo sát. Cách chọn chỉ tiêu và công thức tính đã có ở bài đo lường hiệu quả activation.

Chốt số khách thực tế đến trước khi tính tỉ lệ tham dự

Ở hội nghị, lễ ra mắt hay khai trương, bạn ghi riêng ba số là khách mời, khách xác nhận tham dự và khách thực tế đến. Bản Excel gọn tính tỉ lệ khách đến trên số khách mời, nên số khách xác nhận không thay được cho số khách đến.

Khi danh sách giấy và dữ liệu check-in tại bàn đón khách lệch nhau, bạn đối chiếu từng khách giữa hai bản, loại lượt trùng, ghi riêng khách thêm tại chỗ và không tính nhân sự phục vụ. Sau đó, người phụ trách bàn đón khách xác nhận số cuối.

Báo cáo theo điểm và theo ngày cho sampling, activation

Chương trình sampling (phát mẫu dùng thử) hay activation nhiều điểm cần báo cáo nhanh cuối ngày và báo cáo tổng kết theo điểm; nếu chương trình kéo dài nhiều tuần, đội thêm báo cáo tuần. Mỗi ngày, đội ở từng điểm ghi hàng đầu ngày, số đã phát, số hư hỏng và số tồn cuối ngày.

Đội đứng tại điểm là người nắm số hàng mỗi ngày, nên bộ báo cáo này thường do đơn vị tổ chức sampling lập rồi gửi cho nhãn hàng.

Sổ hàng mỗi ngày ở từng điểm

Ở chương trình sampling Lay's tại bốn tỉnh miền Trung năm 2024, supervisor (người giám sát tại điểm) gửi bốn con số mỗi ngày là số hàng nhận đầu ngày, số gói đã phát, số gói hư và số còn lại cuối ngày. Hàng giao tới từng điểm có phiếu ký tên của thủ kho, tài xế và người nhận, nên số ở mỗi điểm đều đối chiếu được. Chương trình còn có ảnh check-in, check-out (chụp lúc nhận điểm và lúc dọn booth), báo cáo hàng hóa theo ngày và báo cáo tổng kết.

File ghi mỗi ngày-điểm một dòng ở sheet "3. Theo điểm và ngày". Cột tồn theo sổ lấy hàng đầu ngày trừ số đã phát và số hư hỏng. Công thức này chưa tính hàng nhận thêm hoặc chuyển đi trong ngày, nên bạn đối chiếu riêng các lần đó và ghi vào cột "Sự cố / ghi chú". Cột lệch tồn lấy số kiểm thực tế trừ số theo sổ và tô đỏ khi khác 0, còn dòng có ghi sự cố được tô cam nhạt.

Số liệu sampling giả định theo điểm và theo ngày: chỉ tiêu, số mẫu đã phát, lượt chơi, lệch tồn và ghi chú sự cố tại điểm, trong bản Excel đầy đủ

Bảng tổng bên phải sheet 3 tự cộng cả chương trình theo từng điểm; muốn gửi báo cáo tuần, bạn lọc các ngày trong tuần rồi cộng riêng. Nếu chương trình cần hơn 100 dòng ngày-điểm, bạn chọn Review, Unprotect Sheet (không có mật khẩu), chèn dòng ở giữa bảng rồi kéo công thức từ dòng trên xuống để dòng mới vẫn được cộng vào tổng.

Số tồn không khớp thì kiểm gì trước khi chốt số mẫu đã phát

Số tồn lệch chưa đủ để kết luận thiếu hàng hay để sửa số mẫu đã phát. Bạn kiểm lại số đếm và phiếu giao nhận theo thứ tự dưới đây.

1. Đội tại điểm đếm lại hàng thực tế, cùng đơn vị đếm (gói, chai hay thùng) và cùng thời điểm chốt ca với sổ.

2. Bạn rà phiếu nhận hàng bổ sung, hàng chuyển sang điểm khác, hàng hoàn kho và hàng hư hỏng trong ngày.

3. Với hàng chuyển giữa hai điểm, bạn đối chiếu phiếu của cả bên giao lẫn bên nhận để tránh ghi thiếu hoặc ghi hai lần.

4. Nếu chưa rõ nguyên nhân, bạn giữ số chênh lệch, ghi "đang chờ xác nhận" cùng tên người xử lý vào phần ghi chú và chưa chốt số mẫu đã phát.

Báo cáo ở các chương trình chạy nhiều tuần

Ở chương trình sampling viên canh Kanli tại 18 siêu thị và 10 cửa hàng GS25 từ 01 đến 26/12/2023, supervisor gửi báo cáo nhanh kèm hình ảnh vào cuối mỗi ngày. Ngoài báo cáo nhanh, chương trình còn có báo cáo tuần và báo cáo tổng kết theo từng điểm.

Ảnh ghép từ chương trình sampling viên canh Kanli: PG mời khách dùng thử trong lối đi siêu thị và tô canh tại quầy

Chương trình activation Tết 2025 của táo Rockit chạy gần một tháng, cuối 12/2024 sang tháng 1/2025, và theo dõi hàng hóa theo hai lớp: báo cáo tuần cho mỗi thành phố và báo cáo theo điểm ghi hàng hóa của từng siêu thị trong từng ngày. Khi chương trình kết thúc, mỗi loại quà được đối chiếu theo ba con số là số nhập kho, số đã dùng và số còn tồn khi kiểm thực tế.

So kết quả giữa các điểm bán kèm giờ chạy và điều kiện hiện trường

Hai điểm bán cùng phát ít mẫu có thể vì hai lý do khác nhau, khi một nơi vắng người qua lại còn nơi kia đông người nhưng đội pha mẫu chậm hoặc hết hàng giữa ca.

• Cạnh số mẫu của từng điểm, người lập báo cáo ghi giờ chạy thực tế, những lúc tạm dừng, tình trạng đủ hàng, đủ người và trở ngại khi phục vụ người tiêu dùng tại điểm.

• Bạn giữ chỉ tiêu ban đầu khi tính phần trăm đạt rồi giải thích phần bị ảnh hưởng, vì chỉ tiêu bị hạ sau chương trình làm người đọc mất mốc để so.

Ở chương trình Kanli, ngày đầu tại một số siêu thị, sampling bắt đầu trễ vì việc đăng ký và dán tem hàng mẫu mất nhiều thời gian, và chúng tôi cho nhân sự tăng ca cuối ngày để bù thời lượng. Ở vài điểm, chỗ nấu nước cách booth khoảng 10 m nên pha canh chậm lại, và đội ghi chú để các đợt sau chọn vị trí booth gần nguồn nước hơn. Chúng tôi cũng viết nhận xét riêng cho từng hệ thống bán lẻ về lượng khách theo khung giờ, vị trí booth và kênh nên tiếp tục hay cân nhắc cho các đợt sau.

Chi phí trong báo cáo: dự toán, thực chi, chênh lệch

Bảng chi phí trong báo cáo cần ba cột dự toán, thực chi, chênh lệch, cùng một cột lý do cho khoản lệch nhiều, để người duyệt biết khoản nào vượt, khoản nào dư và vì sao.

Ví dụ dưới đây lấy từ file mẫu: chương trình dùng thử giả định của sữa chua uống Mây Trắng tại 3 trung tâm thương mại, có game vòng quay, 12 ngày-điểm. Dòng nhân sự gồm 48 ca PG (nhân viên giới thiệu sản phẩm), mỗi ca 500 nghìn đồng, và 12 ca giám sát, mỗi ca 800 nghìn đồng. Những ngày đông khách cần thêm 4 ca PG, nên thực chi nhân sự cao hơn dự toán 2 triệu đồng.

Nhóm chi phí	Dự toán (*)	Thực chi (*)	Chênh lệch
Nhân sự (PG, giám sát)	33,6 triệu	35,6 triệu	+2 triệu (khoảng 6%)
Quầy, booth và POSM	36 triệu	36 triệu	0
Vật tư phát mẫu	15 triệu	15 triệu	0
Vận chuyển và kho	17 triệu	20 triệu	+3 triệu (khoảng 18%)
Quản lý và khác	25 triệu	25 triệu	0
Tổng	126,6 triệu	131,6 triệu	+5 triệu (khoảng 4%)

(*) Số giả định để minh họa cách điền. Khung tham khảo của A.M Agency tại TP.HCM năm 2026, thay đổi theo kích thước, vật liệu, ngày tổ chức, mùa cao điểm, khu vực và tình hình thị trường.

Nhóm vận chuyển và kho lệch khoảng 18% (riêng dòng vận chuyển lệch 25%), vượt ngưỡng 10% đặt ở sheet Bắt đầu, nên cột lý do ghi việc thêm hai chuyến xe bổ sung hàng mẫu cho điểm hết hàng sớm.

POSM trong bảng là vật phẩm trưng bày tại điểm bán. Ở sheet "4. Chi phí", ô phần trăm chênh tô cam khi mức tăng hoặc giảm vượt ngưỡng, và tô đỏ nếu bạn chưa ghi lý do.

Chi phí chương trình sampling giả định theo hạng mục: ca PG, giám sát tại điểm, booth, vật tư phát mẫu, vận chuyển, với dự toán, thực chi, chênh lệch và lý do như thêm ca PG ngày đông khách, trong bản Excel đầy đủ

Nếu chưa có dự toán ngân sách, bạn có thể lập từ file dự toán ở bài chi phí tổ chức sự kiện rồi chép số sang sheet này.

Chi phí thấp hơn dự toán có phải đã tiết kiệm

Một khoản thực chi thấp hơn dự toán có thể đến từ đơn giá tốt hơn, nhưng cũng có thể vì đội chạy thiếu ca hoặc bớt một hạng mục. Trong bảng chi phí, bạn đối chiếu số lượng và đơn giá thực tế với dự toán để biết khoản giảm thuộc trường hợp nào.

Khoản giảm do	Cách nhận ra và ghi trong báo cáo
Đơn giá	Số lượng thực bằng dự toán, đơn giá thực thấp hơn; báo cáo ghi đây là khoản tiết kiệm
Khối lượng	Số lượng thực thấp hơn, như ít ca nhân sự, bớt bài đăng truyền thông hay hủy một hạng mục; báo cáo ghi rõ phần việc đã bớt

Nếu còn khoản chưa chốt, bạn ghi tổng chi phí là tạm tính, còn khoản đã chốt nhưng chưa thanh toán được ghi riêng.

Ảnh, video và phản hồi đính kèm báo cáo

Một bản báo cáo sự kiện đáng tin khi mỗi hạng mục có ảnh, có link thư mục ảnh và file theo dõi số, và có phản hồi của khách ghi theo từng điểm.

Sau hai đêm Mastercard Sales Rally ở TP.HCM và Hà Nội tháng 4/2026, báo cáo nghiệm thu chúng tôi gửi có ảnh của từng hạng mục ở mỗi thành phố, gồm địa điểm, F&B (đồ ăn và thức uống), nhân sự và từng món sản xuất.

Ảnh trong báo cáo nên xếp theo hạng mục để người nhận so được với bảng chi phí. Trang cuối của báo cáo nên để link thư mục ảnh gốc và link file theo dõi số.

Ở chương trình Nam Ngư Pha Sẵn Tinh Tế tại ba nhà hàng Haidilao tháng 9/2026, báo cáo nghiệm thu còn kèm bảng đối chiếu quà đã dùng và quà còn trong kho.

Phản hồi của khách nên được ghi theo điểm để nhãn hàng so được giữa các nơi. Ở chương trình Kanli, ý kiến của khách về vị canh, độ tiện và ý định mua được ghi riêng cho từng điểm, từng vị, rồi gửi nhãn hàng trong báo cáo cuối chương trình.

Sheet "5. Đánh giá và đề xuất" có bảng phản hồi khách theo điểm và ngày, cùng danh sách hồ sơ đính kèm (ảnh, phiếu giao nhận, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, video), mỗi mục chọn "Có" hoặc "Chưa". Bạn có thể đính kèm video recap (video kể lại chương trình theo trình tự), còn bài after movie sự kiện giải thích các loại video sự kiện khác nhau thế nào.

Rà ảnh nghiệm thu theo hạng mục trước khi tháo dỡ

Ảnh thiếu thường chỉ lộ ra lúc người lập báo cáo ghép ảnh vào từng hạng mục, khi booth đã tháo và vật phẩm đã chuyển đi. Đội nên rà ảnh cuối mỗi ngày tại từng điểm, kiểm điểm chụp, ngày và hoạt động như phát mẫu hay tương tác với khách, rồi kiểm lại một lần trước khi tháo dỡ. Nếu chương trình kết thúc mà vẫn thiếu ảnh, báo cáo ghi rõ hạng mục chưa có bằng chứng thay vì mượn ảnh của điểm khác.

Ngoài cách xếp theo hạng mục, ảnh còn có thể được chia theo hoạt động. Ở chương trình Nam Ngư tại Haidilao, cuối ngày đội gửi ảnh theo nhóm hoạt động, gồm tư vấn, quay clip và trao quà.

Báo cáo nhanh, báo cáo tổng kết và biên bản nghiệm thu khác nhau thế nào

Báo cáo nhanh được gửi trong ngày để chỉnh kịp, báo cáo tổng kết được gửi sau chương trình để đánh giá, còn biên bản nghiệm thu xác nhận các hạng mục đã bàn giao để làm thủ tục thanh toán.

Loại	Gửi khi nào	Dùng để làm gì
Báo cáo nhanh	Cuối mỗi ngày chạy	Biết điểm nào thiếu hàng, thiếu người, có sự cố để xử lý ngay
Báo cáo tuần	Cuối mỗi tuần, khi chương trình kéo dài nhiều tuần	So các điểm, đổi giờ hoặc cách mời cho tuần sau
Báo cáo tổng kết	Sau khi chương trình kết thúc	Đánh giá kết quả, chi phí, đề xuất cho lần sau
Biên bản nghiệm thu	Khi đã bàn giao xong hạng mục	Hai bên xác nhận việc đã làm, làm căn cứ thanh toán

Bốn loại giấy tờ của một chương trình nhiều điểm theo thứ tự: báo cáo nhanh cuối mỗi ngày, báo cáo tuần, báo cáo tổng kết sau chương trình và biên bản nghiệm thu khi bàn giao

Nghiệm thu là bước cuối của quy trình tổ chức sự kiện, và báo cáo tổng kết thường đi kèm bước đó.

Viết phần đánh giá và đề xuất trong báo cáo sau sự kiện

Phần đánh giá trong báo cáo sau sự kiện nên viết mỗi vấn đề đủ bốn ý: chuyện gì đã xảy ra, vì sao, đã xử lý thế nào và lần sau làm gì, để người đọc biết phải làm gì tiếp.

Nhiều mẫu báo cáo sau sự kiện chỉ để hai dòng ưu điểm, hạn chế chung chung cho phần này. Bảng dưới đây xếp một chuyện đã kể trong bài dự án Lay's ở trên vào bốn ý đó.

Ý	Nội dung
Chuyện gì xảy ra	Ở Quảng Bình, ngày hội rút từ nhiều ngày như kế hoạch xuống còn một ngày
Vì sao	Ban tổ chức ngày hội quyết định lịch và chỉ báo rút lịch khi đội đã ra tới điểm, nên đội không chủ động được lịch
Đã xử lý thế nào	Chúng tôi tuyển bổ sung nhân sự tại chỗ để đủ người phát mẫu trong một ngày duy nhất ấy
Lần sau làm gì	Với ngày hội do bên khác tổ chức, lịch có thể đổi sát giờ chạy, nên đội cần sẵn nguồn nhân sự dự phòng ở địa phương

Ý "lần sau làm gì" càng cụ thể thì người đọc càng dùng được. Ở chiến dịch activation cho ngân hàng số DIGIMI, phần Coffee Tour tại sảnh tòa nhà văn phòng tháng 11/2022 có key learning (bài học rút ra) ghi rằng lần sau cần tối thiểu 2 ngày ở mỗi tòa nhà và nên chọn tòa nhà đông người qua lại hơn.

Trong file, bảng vấn đề ở sheet 5 có cột cho bốn ý trên, thêm người phụ trách và hạn. Ba dòng mẫu là tình huống giả định: một điểm hết hàng sớm vì khách đông giờ trưa, game vòng quay xếp hàng dài và một ngày mưa ít khách.

Minh họa góc tổng kết sau chương trình: thùng hàng còn lại, standee đã cuộn, áo đồng phục đã gấp và laptop mở bảng số liệu

Mẫu báo cáo sự kiện cho bài môn tổ chức sự kiện

Sinh viên làm mẫu báo cáo tổ chức sự kiện cho môn học nên dùng bản Excel gọn, rồi thêm phần phân công nhân sự và timeline, vì bài nhóm thường phải cho thấy ai làm việc gì.

Sheet "3. Đánh giá" của bản gọn đã có bảng "Phân công nhân sự" với ba cột tên, việc và kết quả, còn timeline thì nhóm thêm vào bản Word, ngay sau phần thông tin.

Khi cần đội chạy chương trình và gửi báo cáo theo điểm

Nếu bạn cần một đội chạy sampling hay activation ở nhiều điểm và gửi báo cáo theo điểm, theo ngày như trong bài, bạn có thể gọi 0922 891 212 hoặc nhắn Zalo cùng số, hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ, và A.M Agency phản hồi trong 48 giờ.

Các dạng chương trình chúng tôi nhận có ở trang giải pháp kích hoạt thương hiệu.

---

Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.

Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.