A.M Agency nhận tổ chức hội nghị khách hàng, hội nghị đại lý, hội thảo và họp báo cho doanh nghiệp, lo từ chọn sảnh, kịch bản, sân khấu, màn LED, MC tới đón khách và tiệc, như tại buổi gặp gỡ báo chí của Cathay ở Mai House Saigon.
Chúng tôi hỏi bạn muốn khách mời nghe gì, rồi mới lên chương trình hội nghị, xếp giờ từng phần và chọn chỗ cho teabreak, trò chơi, khu trưng bày để không lấn phần trình bày.
Cách xếp phòng (layout), giờ bàn giao bàn ghế, teabreak và tiệc được thống nhất với khách sạn trước ngày hội nghị, để sáng hôm đó đội của chúng tôi chỉ còn tổng duyệt.
Không ai lên sân khấu lần đầu trước mặt khách: diễn giả, MC và kỹ thuật chạy thử một lượt trước giờ đón khách. Chúng tôi chỉ coi việc là xong khi đã gửi ảnh, clip tổng hợp (recap) và báo cáo nghiệm thu.
Chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo dao động khoảng 30 triệu tới 800 triệu đồng, tùy số khách, địa điểm và hạng mục bạn chọn. Khoản tốn nhất thường là sảnh và tiệc, tính theo số khách; sân khấu, màn LED, photo booth và MC song ngữ đẩy giá lên nhanh dù khách ít.
| Hội thảo, hội nghị dưới 100 khách | Hội nghị 100 đến 300 khách | Hội nghị trên 300 khách | |
|---|---|---|---|
| 30 – 320 triệu(*) | 90 – 450 triệu(*) | 280 – 800 triệu(*) | |
| Ý tưởng và kịch bảnChúng tôi đề xuất concept, viết kịch bản theo mốc giờ và rundown cho từng bộ phận, tức là bảng giờ ghi ai làm gì ở sân khấu, màn hình, âm thanh, foyer (sảnh chờ trước phòng) và tiệc. | |||
| Địa điểm và sơ đồ chỗ ngồiChúng tôi so sánh sức chứa, foyer, thang máy và điều kiện đặt cọc của từng nơi, rồi chốt layout kiểu lớp học, bàn tròn hoặc rạp hát và sơ đồ chỗ ngồi. | |||
| Sân khấu, màn LED, âm thanh hội thảoBuổi nhỏ chỉ cần loa, micro cho diễn giả và màn chiếu. Buổi lớn có sân khấu dựng riêng, màn LED chính và màn phụ, kỹ thuật viên trực chuyển slide, âm thanh, ánh sáng. | Loa, micro, màn chiếu | Sân khấu, LED | Sân khấu, LED lớn |
| MC theo quy môMC cấp 1 bán chuyên 1,5 đến 5 triệu một buổi cho hội nghị nội bộ nhỏ; cấp 2 chuyên nghiệp 5 đến 15 triệu cho hội nghị khách hàng; cấp 3 tên tuổi 15 đến 40 triệu cho hội nghị lớn có truyền thông. MC dẫn song ngữ thường tính cao hơn MC một ngôn ngữ cùng cấp. | Cấp 1 hoặc 2 | Cấp 2 | Cấp 2 hoặc 3 |
| Check-in và đón kháchBuổi nào cũng có bàn check-in ở foyer, PG đối chiếu danh sách khách, bảng tên và backdrop chụp ảnh. Buổi lớn thêm photo booth chụp lấy liền và người đón ở sảnh, thang máy, cửa phòng. | |||
| Teabreak hoặc tiệcChúng tôi chọn menu cùng khách sạn, gửi bạn duyệt, rồi theo dõi giờ khách sạn bàn giao teabreak và tiệc. Tiệc trưa hoặc tối có sơ đồ chỗ ngồi và bảng tên tại bàn. | Teabreak | Teabreak, tiệc | |
| Khu trưng bày hoặc trải nghiệmHạng mục này có thể là kệ sản phẩm mới ở lối vào, khu dùng thử hoặc một trò chơi nhỏ cho khách trong lúc chờ. Với buổi nhỏ, chúng tôi chỉ làm khi có sản phẩm cần cho khách xem tận tay. | Khi cần | ||
| Quay chụp và báo cáoNgười chụp ảnh đi theo rundown để có đủ cảnh check-in, phát biểu, ảnh tập thể và tiệc. Buổi lớn có quay phim và clip recap. | Chụp ảnh | Chụp, quay recap |
Chúng tôi đề xuất concept, viết kịch bản theo mốc giờ và rundown cho từng bộ phận, tức là bảng giờ ghi ai làm gì ở sân khấu, màn hình, âm thanh, foyer (sảnh chờ trước phòng) và tiệc.
Chúng tôi so sánh sức chứa, foyer, thang máy và điều kiện đặt cọc của từng nơi, rồi chốt layout kiểu lớp học, bàn tròn hoặc rạp hát và sơ đồ chỗ ngồi.
Buổi nhỏ chỉ cần loa, micro cho diễn giả và màn chiếu. Buổi lớn có sân khấu dựng riêng, màn LED chính và màn phụ, kỹ thuật viên trực chuyển slide, âm thanh, ánh sáng.
MC cấp 1 bán chuyên 1,5 đến 5 triệu một buổi cho hội nghị nội bộ nhỏ; cấp 2 chuyên nghiệp 5 đến 15 triệu cho hội nghị khách hàng; cấp 3 tên tuổi 15 đến 40 triệu cho hội nghị lớn có truyền thông. MC dẫn song ngữ thường tính cao hơn MC một ngôn ngữ cùng cấp.
Buổi nào cũng có bàn check-in ở foyer, PG đối chiếu danh sách khách, bảng tên và backdrop chụp ảnh. Buổi lớn thêm photo booth chụp lấy liền và người đón ở sảnh, thang máy, cửa phòng.
Chúng tôi chọn menu cùng khách sạn, gửi bạn duyệt, rồi theo dõi giờ khách sạn bàn giao teabreak và tiệc. Tiệc trưa hoặc tối có sơ đồ chỗ ngồi và bảng tên tại bàn.
Hạng mục này có thể là kệ sản phẩm mới ở lối vào, khu dùng thử hoặc một trò chơi nhỏ cho khách trong lúc chờ. Với buổi nhỏ, chúng tôi chỉ làm khi có sản phẩm cần cho khách xem tận tay.
Người chụp ảnh đi theo rundown để có đủ cảnh check-in, phát biểu, ảnh tập thể và tiệc. Buổi lớn có quay phim và clip recap.
(*) Khung tham khảo, dao động theo thời điểm, khu vực và nhà cung cấp. Khoảng giá tại TP.HCM năm 2026, chưa gồm VAT, phí phục vụ của địa điểm, nghệ sĩ nổi tiếng và quà.
Doanh nghiệp thường tổ chức bốn loại: hội nghị khách hàng và đại lý, hội thảo chuyên ngành, họp báo ra mắt sản phẩm, và hội nghị nội bộ. Mỗi loại cần cách xếp phòng và nhịp chương trình khác.
Khách là người đang bán hàng cho bạn. Chương trình có phần trình bày chính sách, sản phẩm mới, hỏi đáp, rồi tiệc để đại lý trao đổi trực tiếp với đội ngũ của bạn.
Khi tổ chức hội thảo, nội dung là phần chính, nên phòng xếp kiểu lớp học, mỗi khách có giấy bút, âm thanh rõ cho từng diễn giả, màn chiếu đọc được từ hàng cuối. Teabreak đặt giữa hai phiên.
Khách là phóng viên và đối tác, buổi họp báo gói gọn trong một buổi sáng hoặc chiều. Phần chụp ảnh tập thể và hỏi đáp được tính kỹ, vì báo chí dùng ảnh và thông tin ngay sau buổi.
Khách là nhân viên của bạn, phòng cần riêng tư cho phần chia sẻ và có foyer để check-in, chụp ảnh, teabreak. Trò chơi hỏi đáp và bốc thăm giúp khách tập trung tới cuối buổi.
A.M Agency đã thực hiện hội nghị đại lý, họp báo và sales rally ở TP.HCM và Hà Nội, mỗi dự án ghi đúng phần việc chúng tôi phụ trách.
Vuốt để xem 3 dự án →
Quản lý dự án, phần tiệc và hỗ trợ tại chỗ cho hội nghị buổi tối kết hợp tiệc chiêu đãi, khoảng 40 khách mời.
Địa điểm, sân khấu và màn LED, âm thanh, photo booth, MC song ngữ Hoa Việt, in ấn và tiệc trưa cho khoảng 50 khách gồm báo chí và đội ngũ nhãn hàng.
Địa điểm, sản xuất, nhân sự, teabreak và vận hành tại chỗ ở hai thành phố.
Đây là sảnh Saigon 2 trong buổi gặp gỡ báo chí của Cathay tại Mai House Saigon, tháng 9/2026, chụp lúc đang diễn ra phần talkshow.
Tổ chức một hội nghị đi qua 8 bước: nhận yêu cầu (brief), chọn địa điểm, kịch bản, báo giá, thiết kế và in ấn, setup, tổng duyệt, rồi ngày hội nghị và nghiệm thu. Mỗi bước ghi rõ chúng tôi làm gì và bạn cần duyệt gì.
Bạn gửi số khách, ngày dự kiến, khách là ai và buổi này để nói chuyện gì. Chúng tôi hỏi thêm về diễn giả, ngôn ngữ của khách và có tiệc hay không.
A.M Agency đề xuất vài khách sạn hoặc sảnh sự kiện rồi đi sitecheck, tức là khảo sát tại chỗ, chụp ảnh từng khu. Bạn chọn một nơi.
Chúng tôi viết kịch bản theo mốc giờ, rundown cho từng bộ phận và kịch bản MC. Nếu khách nhiều ngôn ngữ, kịch bản có bản song ngữ để bạn duyệt cả hai.
Báo giá tách địa điểm, sản xuất, nhân sự, tiệc hoặc teabreak và quay chụp. Bạn duyệt báo giá và ký hợp đồng, rồi chúng tôi ký và đặt cọc với địa điểm.
Hình nền LED, backdrop hội nghị, bảng tên đại biểu và bàn tiệc, bìa kịch bản, standee chỉ dẫn, thẻ khách được thiết kế từ bộ nhận diện của bạn rồi in.
Bàn ghế, sân khấu, màn LED và âm thanh dựng theo khung giờ khách sạn cho phép, thường là đêm trước hoặc sáng sớm.
MC, kỹ thuật và người trình bày chạy thử slide, micro, thứ tự lên sân khấu và các đoạn chuyển. Nhân sự đón khách được training tại chỗ.
Chương trình chạy theo rundown, supervisor (người giám sát) điều phối đội, kỹ thuật viên trực suốt buổi. Sau buổi chúng tôi gửi bộ ảnh, clip recap, biên bản bàn giao vật phẩm và báo cáo nghiệm thu.
Một buổi gặp gỡ báo chí của Cathay tại Mai House Saigon, 10/09/2026
A.M Agency lo địa điểm, sân khấu, nhân sự và mốc giờ của buổi. Doanh nghiệp chuẩn bị nội dung trình bày, danh sách khách mời và người lên sân khấu.
Năm việc dễ khiến hội nghị trục trặc là khách nhiều ngôn ngữ, quy định dựng của khách sạn, hai thương hiệu chung một chương trình, hai thành phố cách nhau hai ngày và diễn giả lệch giờ.
Khách mời gồm người Việt, người nước ngoài và lãnh đạo từ trụ sở, ai cũng cần hiểu từng phần.
Ở buổi gặp gỡ báo chí của Cathay, chúng tôi dùng MC dẫn song ngữ Hoa Việt, kịch bản qua nhiều bản song ngữ trước khi chốt, và xếp chỗ ngồi tiệc trưa theo ngôn ngữ từng khách.
Xem dự án: Cathay, gặp gỡ báo chí và công chiếu phim thương hiệu →Sảnh có khách thuê buổi trước hoặc buổi sau, nên sân khấu, màn LED và âm thanh phải vào và xong trong vài tiếng.
Với Cathay tại Mai House Saigon, chúng tôi chốt giờ bàn giao với khách sạn từ trước, setup bàn ghế sau 22h đêm trước, và gói phần sân khấu trong buổi sáng để kịp tổng duyệt rồi đón khách lúc 10h.
Xem dự án: Cathay, gặp gỡ báo chí và công chiếu phim thương hiệu →Mỗi nhóm sản phẩm có kỹ thuật riêng và khách mục tiêu riêng, nếu nói liền một mạch thì khách quá tải.
Khi nhận cả phần chương trình, chúng tôi chia theo từng nhóm sản phẩm, xen hỏi đáp giữa các phần, và đặt khu trưng bày ở foyer để khách xem tận tay trong giờ teabreak hoặc tiệc.
Đêm thứ hai phải cho khách đúng trải nghiệm như đêm đầu, mà không có thời gian làm lại từ đầu.
Ở hai đêm Mastercard Sales Rally, chúng tôi làm hai bộ sản xuất giống nhau và mỗi thành phố một đội nhân sự riêng, training theo cùng một chuẩn, nên đêm Hà Nội lặp lại đầy đủ đêm TP.HCM dù chỉ cách 48 giờ.
Xem dự án: Mastercard Sales Rally, hai đêm tại TP.HCM và Hà Nội →Một người trình bày lệch mười phút là teabreak, tiệc và giờ trả phòng đều lệch theo.
Chúng tôi thu slide và video trước ngày tổng duyệt, chạy thử từng file trên máy chiếu thật và giữ bản dự phòng. Rundown ghi khung phút cho từng diễn giả, MC có lời chuyển sẵn khi một phần kéo dài.
Bạn nhắn Zalo hoặc gọi cho A.M Agency, chúng tôi hỏi thêm vài câu rồi gửi báo giá. Bạn chỉ cần ba thứ dưới đây.
