Tháng 4/2026, A.M Agency tổ chức hai đêm Mastercard Sales Rally, sự kiện nội bộ HSBC phối hợp cùng Mastercard dành cho đội ngũ tư vấn khách hàng của ngân hàng. Đêm đầu diễn ra ở TP.HCM ngày 21/04, đêm sau ở Hà Nội ngày 23/04. Chúng tôi lo phần địa điểm, sản xuất, nhân sự, tea break và vận hành tại chỗ cho cả hai thành phố.
Bối cảnh dự án
Sales Rally là buổi gặp mặt dành cho những người trực tiếp làm việc với khách hàng mỗi ngày. Trong một buổi tối, lãnh đạo ngân hàng và đại diện Mastercard chia sẻ về các quyền lợi mới của dòng thẻ Premier, sau đó là phần hỏi đáp, trò chơi và giao lưu.
Vì là sự kiện nội bộ, yêu cầu về địa điểm khá khác so với một sự kiện ra mắt thông thường. Không gian cần đủ riêng tư cho phần chia sẻ, nhưng cũng phải có khu vực thoáng cho check-in, chụp ảnh và tea break. Thêm vào đó, cùng một chương trình phải chạy lại ở thành phố thứ hai chỉ sau hai ngày, nên mọi thứ cần được chuẩn hóa từ đầu.
Chọn địa điểm ở hai thành phố
Chúng tôi đề xuất và đi sitecheck nhiều địa điểm ở mỗi thành phố, từ sảnh khách sạn, nhà hàng đến không gian sự kiện trong các tòa nhà văn phòng. Với từng nơi, đội ghi lại diện tích, sức chứa, điều kiện đặt cọc và chụp ảnh thực tế từng khu vực, rồi đánh giá theo đúng nhu cầu của một sự kiện nội bộ:
- Độ riêng tư: sảnh mở chung với khu làm việc thì đẹp và hợp giao lưu, nhưng không phù hợp cho phần chia sẻ cần tách biệt. Phòng riêng có foyer phía ngoài được ưu tiên, vì foyer vừa đủ chỗ đặt quầy check-in và backdrop.
- Luồng check-in: ở những tòa nhà văn phòng, giờ khách đến trùng giờ tan tầm của nhân viên tòa nhà, dễ ùn ở sảnh. Chúng tôi tính sẵn nhân sự đón ở sảnh, ở thang máy và ở cửa phòng.
- Di chuyển: địa điểm chỉ có một thang máy nhỏ thì thời gian đưa khách lên sẽ kéo dài vào giờ cao điểm, nên cũng được ghi chú rõ khi so sánh.
Sau khi chốt địa điểm, A.M làm hợp đồng, đặt cọc và gửi menu tea break, finger food để duyệt cho từng thành phố.
Sản xuất cho hai đêm
Phần sản xuất được làm thành hai bộ giống nhau cho TP.HCM và Hà Nội, triển khai file in từ key visual đã được duyệt:
- Backdrop check-in khổ lớn đặt trên bục trải thảm đỏ, cùng đèn LED đứng chiếu sáng khu chụp ảnh.
- Khu golf mini có thảm cỏ và lỗ golf, là hoạt động trải nghiệm cho khách trong lúc chờ chương trình bắt đầu.
- Bàn cocktail phủ khăn đen thắt nơ đỏ cho khu tea break và giao lưu, màn hình LCD đứng trình chiếu nội dung.
- Standee chữ X chỉ dẫn tại lối vào và cầu thang.
- Thẻ cứng và sổ tay in theo nhận diện của chương trình, dùng làm thẻ khách và quà tặng.
Trong quá trình chuẩn bị, phương án booth tương tác ban đầu được thay bằng khu golf mini. Nhờ vậy khu foyer gọn hơn, còn khách thì có ngay một hoạt động dễ tham gia khi vừa check-in xong.
Khách thử khu golf mini có thảm cỏ và màn hình LCD đứng trong lúc chờ chương trình bắt đầu
Nhân sự và kịch bản chương trình
Mỗi thành phố có một đội riêng gồm supervisor quản lý nhân sự và hàng hóa, PG và PB phụ trách check-in và đón khách ở sảnh, cửa phòng và khu chụp ảnh, helper lo hậu cần, kỹ thuật viên màn hình LED và nhiếp ảnh gia. Đồng phục, hồ sơ nhân sự và buổi training trước giờ đón khách đều được chuẩn bị và duyệt trước.
Chương trình mỗi đêm chạy từ chiều đến tối. Từ 16h, đội tổng duyệt cùng các diễn giả. Khách đến từ 18h để check-in, chụp ảnh, chơi golf mini và dùng tea break. Phần chính bắt đầu lúc 18h30 với phát biểu khai mạc, phần chia sẻ của ngân hàng và Mastercard, hỏi đáp, trò chơi Kahoot và bốc thăm, rồi kết thúc bằng phần giao lưu. Rundown được viết chi tiết đến từng mốc phút, kèm ánh sáng, nhạc nền và màn hình cho từng phân đoạn.
Khách giao lưu quanh bàn cocktail phủ khăn đen thắt nơ đỏ ở khu tea break tại Hà Nội
Khán phòng kín chỗ trong phần mini game hỏi đáp trên màn hình chiếu
Quy mô triển khai
- Thời gian: 21/04/2026 tại TP.HCM, 23/04/2026 tại Hà Nội
- Địa điểm: sitecheck và đánh giá nhiều phương án ở mỗi thành phố, chốt một sảnh sự kiện riêng cho mỗi đêm
- Sản xuất: backdrop check-in, bục thảm đỏ, đèn LED khu chụp ảnh, khu golf mini, bàn cocktail, LCD đứng, standee, thẻ cứng, sổ tay
- Nhân sự mỗi thành phố: supervisor, PG/PB, helper, kỹ thuật LED, nhiếp ảnh
- F&B: tea break và finger food cho khách tham dự
- Vận hành: rundown chi tiết, tổng duyệt, training nhân sự, bàn giao vật phẩm có biên bản
Kết quả
Hai đêm Sales Rally diễn ra đúng lịch ở cả hai thành phố. Bộ sản xuất và đội nhân sự chạy theo cùng một chuẩn, nên đêm ở Hà Nội lặp lại đầy đủ trải nghiệm của đêm ở TP.HCM dù hai sự kiện chỉ cách nhau hai ngày. Sau chương trình, chúng tôi gửi báo cáo nghiệm thu với hình ảnh từng hạng mục, từ địa điểm, F&B, nhân sự đến từng món sản xuất ở mỗi thành phố.
Với sự kiện nội bộ của doanh nghiệp, chúng tôi thấy việc chọn đúng địa điểm quyết định một nửa thành công. Một sảnh đẹp mà thiếu riêng tư, hay khách phải xếp hàng chờ thang máy giờ tan tầm, đều ảnh hưởng ngay đến cảm nhận của người tham dự. Bạn có thể xem thêm cách chúng tôi tổ chức sự kiện và hội nghị.
Sổ tay in nhận diện chương trình, dùng làm quà tặng cho khách tham dự
Bạn cần tổ chức sự kiện nội bộ ở nhiều thành phố? A.M Agency có thể lo từ tìm và sitecheck địa điểm, sản xuất, nhân sự, F&B đến rundown và báo cáo nghiệm thu.
