Phiếu bốc thăm trúng thưởng: làm phiếu 2 liên và quay số theo phiếu

Phiếu bốc thăm trúng thưởng là tấm phiếu có in một số thứ tự, phát cho khách lúc vào cửa để cuối chương trình bốc thăm tìm người nhận quà. Kiểu quen thuộc nhất là phiếu 2 liên: khách giữ một liên, liên còn lại bỏ vào thùng để MC rút. Nếu chương trình có màn LED, bạn có thể bỏ luôn chiếc thùng. Khách vẫn cầm phiếu như cũ, còn số trúng do công cụ quay số may mắn chọn và hiện thẳng lên màn hình cho cả hội trường cùng xem.

Bài này đi theo đúng trình tự chuẩn bị: thiết kế và đánh số phiếu, chọn bốc thăm bằng thùng hay quay trên màn, cài đặt quay theo số phiếu, cho khách tự dò số bằng điện thoại, trao quà không bị phát trùng, và niêm phong kết quả để không ai phải nghi ngờ.

---

Phiếu bốc thăm 2 liên gồm những gì?

Một phiếu 2 liên là hai nửa in cùng một số, ngăn giữa bằng đường răng cưa hoặc đường đục lỗ để xé cho gọn. Mẫu phiếu tự làm cho tiệc công ty thường có các phần sau:

• Số phiếu in to và giống nhau ở cả hai liên. Nên dùng đủ 4 chữ số (0001, 0002...) dù chỉ có vài trăm khách, vì số có độ dài đều nhau dễ đọc trên LED và khó bị sửa tay, kiểu thêm một nét biến 1 thành 7.
• Tên chương trình và ngày tổ chức, để phiếu của buổi này không lẫn với phiếu của chương trình khác cùng tháng.
• Liên khách giữ ghi một dòng nhắc như "Giữ phiếu đến hết chương trình, xuất trình khi nhận quà". Dòng này giúp quầy trao quà đỡ phải giải thích cả buổi.
• Liên bỏ thùng có thể thêm ô họ tên, số điện thoại nếu bạn bốc bằng thùng và cần gọi người trúng. Nếu quay trên màn hình thì liên này không cần, phiếu có thể chỉ còn một liên.

Về khổ in, một tờ A4 chia được 8 đến 10 phiếu cỡ danh thiếp. Giấy couche định lượng cao cầm chắc tay và không nhũn khi khách để trong túi áo cả buổi. Nếu đặt nhà in, bạn có thể yêu cầu dập số nhảy (máy tự in số tăng dần) và bế răng cưa. Nếu tự in ở văn phòng, phần đánh số làm bằng Word như mục dưới.

Đánh số phiếu bốc thăm bằng Word, không phải gõ tay

Gõ tay 300 số vào 300 phiếu vừa lâu vừa dễ sót. Word có sẵn tính năng trộn thư (Mail Merge) để in số tự động:

1. Mở Excel, ô A1 gõ tiêu đề So. Từ ô A2 gõ 1, kéo xuống tới số phiếu bạn cần. Bôi đen cột, chọn Format Cells, mục Custom, gõ 0000 để số hiện thành 0001. Lưu file.
2. Mở Word, vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi Labels, chọn khổ nhãn vừa với phiếu (ví dụ 10 nhãn trên một trang A4).
3. Bấm Select Recipients, chọn Use an Existing List và mở file Excel vừa lưu.
4. Thiết kế phiếu đầu tiên: tên chương trình, ngày, dòng nhắc, rồi bấm Insert Merge Field chọn cột So ở hai chỗ, một cho mỗi liên.
5. Bấm Update Labels để chép thiết kế sang mọi ô, rồi Finish & Merge để ra file in.

Nếu số hiện thành 1 thay vì 0001, bạn bấm chuột phải vào trường số trong Word, chọn Edit Field và thêm định dạng \# "0000". In thử một trang ra giấy thường để kiểm tra đường cắt trước khi in cả xấp.

Một mẹo nhỏ là in dư khoảng 10% so với số khách dự kiến. Phiếu dư không phát thì giữ lại, lúc cài đặt quay số chỉ cần bỏ các số đó ra, cách làm nói ở phần dưới.

Bốc thăm bằng thùng hay quay số trên màn hình?

Cả hai cách đều dùng được, khác nhau ở thời gian, độ minh bạch và việc chuẩn bị. Bảng dưới so sánh cho một buổi khoảng 300 khách:

	Rút từ thùng	Quay số theo phiếu trên màn
Phiếu cần in	2 liên, phải thu liên bỏ thùng ở cửa	1 liên là đủ, khách giữ phiếu
Rút 20 giải khuyến khích	Rút 20 lần, đọc 20 số, mất vài phút	Một lần bấm ra cả 20 số trên LED
Khách ngồi cuối hội trường	Chỉ nghe MC đọc số	Thấy số trúng sáng lên trên bảng số
Phiếu phát dư, phiếu hỏng	Phải nhặt ra khỏi thùng	Gõ các số đó vào ô Bỏ các số
Sau buổi	Ghi tay danh sách số trúng	Có sẵn kết quả, khách tự dò bằng điện thoại

Thùng phiếu vẫn có cái hay riêng: khách được lên sân khấu tự tay rút, không khí hồi hộp và gần gũi. Vì vậy nhiều chương trình kết hợp cả hai: giải đặc biệt mời khách mời lên rút thăm, còn hàng chục giải khuyến khích thì quay trên màn cho nhanh.

Tổ chức tất niên, hội nghị khách hàng hay khai trương? Phần bốc thăm chỉ chiếm vài phút trong cả chương trình. Nếu bạn cần một đơn vị lo trọn kịch bản, sân khấu và vận hành, xem cách A.M Agency làm giải pháp tổ chức sự kiện và hội nghị.

Cách quay số theo số phiếu với công cụ của A.M Agency

Bước Người tham gia với lựa chọn Theo số vé, ô số vé từ 1 đến 300 và ô Bỏ các số

Công cụ quay số may mắn của A.M Agency chạy trên trình duyệt, miễn phí, không cần tài khoản. Mặc định công cụ quay theo tên, muốn quay theo số phiếu bạn làm như sau:

1. Mở trang quay số may mắn trên máy tính. Bảng Thiết lập game mở sẵn bên trái.
2. Vào bước Người tham gia. Ở dòng Khách dự thưởng theo, chọn Theo số vé. Ô nhập tên ẩn đi, thay bằng phần nhập số.
3. Chọn Số liền nhau rồi gõ khoảng số, ví dụ từ 1 đến 300. Công cụ nhận số từ 1 tới 9.999.
4. Phiếu in dư hay phiếu hỏng thì gõ vào ô Bỏ các số, cách nhau bằng dấu phẩy, ví dụ 13, 49. Dòng bên dưới báo luôn còn bao nhiêu vé dự thưởng.
5. Nếu phiếu không đánh số liền nhau, chẳng hạn mỗi phòng ban một dải số riêng, chọn Danh sách số của bạn rồi dán cột số từ Excel vào, tối đa 2.000 số. Số trùng sẽ tự bị loại và công cụ báo bỏ mấy số.
6. Sang bước Giải thưởng để đặt tên giải, số suất và ở ô Cách quay chọn mỗi lần bấm ra bao nhiêu số.

Màn quay theo số vé: bảng 300 số dự thưởng, ba số trúng nổi lên và mã QR dò số ở góc

Màn quay lúc này là một bảng đủ các số dự thưởng. Bấm QUAY, đèn chạy qua bảng số rồi dừng lại, số trúng nổi lên to và sáng hẳn so với các số còn lại. Nút trên màn ghi rõ số lượng, ví dụ QUAY 3 SỐ, nên MC không cần nhớ mỗi lượt ra mấy số. Khách ngồi xa sân khấu nhìn bảng là biết số của mình có sáng hay không, không phải căng tai nghe MC đọc.

Nếu người cầm số trúng không có mặt, bạn click vào số đó trên màn để đánh dấu vắng, click lại để bỏ, rồi quay bù cho đủ suất. Muốn tập trước cho quen tay, bạn cứ quay thử với khoảng số mẫu, xong thì chọn Làm lại trong menu ⋯ để xoá kết quả thử.

Khách tự dò số trúng thưởng bằng điện thoại

Trang dò số trên điện thoại: khách gõ số trên phiếu và nhận kết quả trúng giải nào

Với giải khuyến khích vài chục suất, số trúng hiện trên màn chỉ trong vài phút trước khi sang giải tiếp theo. Nhiều khách lỡ mất vì đang ăn, đang nói chuyện hay ra ngoài nghe điện thoại. Để không ai phải chạy lên hỏi MC, quay xong mỗi giải, góc màn hiện một mã QR kèm dòng Quét để dò số.

Khách mở camera điện thoại quét mã, trang dò số hiện ra. Gõ số trên phiếu rồi bấm Dò: nếu trúng, trang báo trúng giải nào và nhắc mang phiếu tới quầy trao quà. Nếu chưa trúng, trang báo số đó chưa có trong kết quả và nhắc rằng giải công bố sau sẽ có mã QR mới. Trang chỉ chứa các con số, không có tên người, và không gửi thông tin gì đi.

Ban tổ chức nên báo trước cho khách một câu ngắn, ví dụ MC nói "Quay xong mỗi giải, anh chị quét mã QR trên màn để dò số của mình". Một câu như vậy giúp phần dò số chạy êm mà MC không phải đọc lại danh sách.

Quầy trao quà: không phát trùng, không sót phiếu

Chế độ Quầy trao quà: đã trao 1 trên 6 phần quà, số 053 vừa được đánh dấu Đã trao kèm giờ trao và nút Xuất Excel

Khi có vài chục giải, quầy trao quà dễ gặp hai lỗi: một phiếu nhận quà hai lần, hoặc khách mang số không trúng tới nhận nhầm. Cuối trang dò số có dòng Bạn trực quầy trao quà? Mở chế độ quầy. Người trực quầy quét cùng mã QR, mở chế độ quầy, rồi với mỗi khách tới nhận:

1. Gõ số trên phiếu khách đưa. Trang hiện số đó trúng giải gì và quà gì.
2. Trao quà xong thì bấm Đã trao. Đầu trang cập nhật dòng Đã trao x / y.
3. Nếu số đó quay lại lần hai, trang báo ngay Số này đã trao lúc kèm giờ phút, người trực quầy biết để từ chối.

Trao nhầm thì bấm Bỏ đánh dấu. Hết buổi, nút Xuất Excel cho ra file gồm các cột Số, Giải, Quà và Đã trao lúc, đủ để kế toán đối chiếu quà đã xuất kho. Dấu đã trao lưu trên chính điện thoại của người trực quầy, nên cả buổi bạn nên dùng một máy cố định cho quầy. Quay thêm giải thì quét mã QR mới, dấu cũ vẫn còn nguyên.

Niêm phong kết quả để ai cũng tin

Bốc thăm bằng thùng thì khách thấy tận mắt tay người rút. Quay trên máy tính thì sẽ có người thắc mắc "có cài sẵn số không". Công cụ có tuỳ chọn Niêm phong kết quả để trả lời câu hỏi đó bằng cách cho ai cũng tự kiểm được:

1. Trước giờ quay, màn hình hiện một con dấu niêm phong kèm mã. Ban tổ chức chụp lại, có thể chiếu lên LED hoặc gửi vào nhóm chung.
2. Đến giờ quay, MC mời một vị khách bất kỳ đọc to 4 chữ số. Kết quả được tính từ 4 số này cùng phong bì đã niêm phong, nên không ai biết trước được người trúng.
3. Quay xong, ban tổ chức đăng mã khoá và tệp kiểm tra. Ai muốn kiểm thì mở trang kiểm tra và tự tính lại từng lượt.

Chương trình kết thúc sớm hơn dự kiến, chẳng hạn còn hai giải chưa quay mà đã hết giờ, thì bạn vẫn lấy được khoá và tệp kiểm tra bằng mục Mở niêm phong ngay trong menu ⋯. Công cụ hỏi lại một lần, vì mở niêm phong thì buổi quay kết thúc tại đó. Muốn quay buổi mới thì chọn Làm lại.

Checklist cho ngày bốc thăm bằng phiếu

• In phiếu dư khoảng 10%, ghi lại các số không phát để gõ vào ô Bỏ các số.
• Phân công người phát phiếu ở cửa, nhắc khách giữ phiếu tới cuối chương trình.
• Cài đặt khoảng số, giải thưởng và Cách quay từ hôm trước, quay thử vài lượt rồi chọn Làm lại.
• Bấm nút tải về để có file chạy offline phòng khi wifi hội trường chập chờn.
• Thử quét mã QR dò số bằng hai loại điện thoại khác nhau trước giờ khai mạc.
• Chuẩn bị một điện thoại riêng cho quầy trao quà và sạc đầy pin.
• Nếu bật niêm phong, chụp con dấu trước giờ quay và đăng khoá sau khi quay xong.
• Cuối buổi xuất Excel ở quầy trao quà để đối chiếu quà còn lại.

Câu hỏi thường gặp

Phiếu bốc thăm 2 liên và 1 liên khác nhau thế nào?

Phiếu 2 liên có hai nửa cùng số: khách giữ một nửa, nửa kia bỏ thùng để rút. Phiếu 1 liên chỉ có phần khách giữ, dùng khi số trúng được quay trên màn hình. Quay trên màn thì in 1 liên là đủ, tiết kiệm giấy và bỏ được khâu thu phiếu ở cửa.

Có file mẫu phiếu bốc thăm trúng thưởng để tải không?

Hiện A.M Agency chưa có file mẫu để tải. Bạn tự làm trong Word theo các bước trộn thư ở trên, mất khoảng 15 phút cho một mẫu có số tự động. Thiết kế càng đơn giản càng tốt: số to, tên chương trình, ngày và dòng nhắc giữ phiếu.

Phát không hết phiếu thì có phải sửa lại khoảng số không?

Không cần. Bạn gõ các số chưa phát vào ô Bỏ các số, tối đa 200 ký tự. Nếu số chưa phát là cả một dải dài, cách gọn hơn là chọn Danh sách số của bạn và dán đúng các số đã phát.

Quay số theo phiếu có cần mạng internet không?

Phần quay không cần. Bạn tải về một file .html, mở bằng Chrome trên laptop là chạy được khi không có mạng. Riêng trang dò số mở trên điện thoại của khách, nên điện thoại cần có 4G hoặc wifi lúc quét mã QR.

Có quay số may mắn từ 1 đến 100 được không?

Được. Chọn Theo số vé, Số liền nhau, gõ từ 1 đến 100. Bảng số hiện đủ 100 ô, mỗi lần bấm ra một hay nhiều số tuỳ ô Cách quay của từng giải.

Kết luận

Phiếu bốc thăm trúng thưởng vẫn là cách đơn giản nhất cho những chương trình không có danh sách khách từ trước, như tiệc tất niên mở rộng, hội nghị khách hàng hay lễ khai trương. Phần tốn công là in và đánh số phiếu thì Word đã làm thay được, còn phần quay, dò số và trao quà có thể chuyển hết lên màn hình và điện thoại. Bạn có thể mở công cụ quay số may mắn để thử ngay với khoảng số của mình, và đọc thêm hướng dẫn đầy đủ về phần mềm quay số may mắn nếu chương trình quay theo tên. Còn khi cần một đơn vị lo cả chương trình từ kịch bản tới sân khấu, đội A.M Agency sẵn sàng trao đổi qua trang giải pháp tổ chức sự kiện và hội nghị.