Cuối tháng Ba, chúng tôi dựng một buổi tối cho MerapLion trong khu vườn của Victoria Cần Thơ, dành cho ba mươi đại lý VIP. A.M Agency nhận trọn phần ý tưởng, thiết kế, sản xuất và vận hành hiện trường ngày 27/03/2026.
Đề bài không phải một buổi tiệc
MerapLion là kết quả hợp tác giữa Merap của Việt Nam và Lion Corporation của Nhật Bản. Hai bên bắt tay từ tháng 1/2023, tới quý II năm 2025 thì MerapLion chính thức trở thành thành viên của Lion Nhật Bản tại Việt Nam, chuyên mảng chăm sóc sức khoẻ cá nhân.
Ba mươi khách mời hôm ấy là những đại lý phân phối tuyến đầu. Họ đã làm ăn với công ty nhiều năm, không tới để nghe giới thiệu sản phẩm. Điều họ để ý là mình được đối đãi ra sao.
Nhóm ba mươi người cũng khó hơn nhóm ba trăm. Ở sự kiện lớn, đám đông che bớt những sơ suất nhỏ. Còn ở đây, khách ngồi đủ gần để thấy mọi thứ, từ cách xếp bàn, chất lượng âm thanh cho tới nhịp của người dẫn.
Khó nhất vẫn là điều MerapLion muốn buổi tối làm được. Họ cần một buổi tối để khách chậm lại, lắng nghe chính mình rồi bước tiếp nhẹ nhõm hơn, thay vì một chương trình để ngồi xem. Trong khi đó, địa điểm là khu vườn mở của resort ven sông, không có bức tường nào chắn tiếng ồn hay chắn gió.
Lối dẫn vào khu vườn với chuông gió và bảng chữ Feel Your Soul
Một tiếng chuông làm trục
Trục của chương trình là chuông gió Furin của Nhật Bản. Furin không cần tác động mạnh mới kêu, chỉ một làn gió nhẹ cũng đủ làm nó khẽ rung. Muốn nghe được thì xung quanh phải yên, và người nghe cũng phải dừng lại. Tên chung của buổi tối là "Feel Your Soul".
Chọn chuông gió làm trục nghĩa là nó phải xuất hiện ở mọi phần của chương trình, chứ không chỉ treo một chiếc chuông lên cho có. Chúng tôi đưa nó vào sân khấu, vào âm nhạc, vào khoảnh khắc chính của buổi tối và cả món quà khách mang về.
Dàn dựng giữa khu vườn
Sân khấu là một sàn tròn thấp, rộng khoảng 5m, khung sắt phủ mặt vân gỗ, đặt thẳng trên bãi cỏ. Quanh chân sân khấu là hai mươi bóng đèn tròn nhỏ, để khi trời tối, sân khấu vẫn có một đường viền sáng dịu thay vì bị đèn pha chiếu gắt.
Phía sau sân khấu là khung gỗ tràm cao 2,5m treo chuông gió Furin, cạnh đó là trụ logo hộp đèn và bộ chữ hộp đèn "Feel Your Soul" dài 1,5m. Các bục decor lớn nhỏ được xếp so le, đặt cây và hoa để sân khấu hòa vào khu vườn xung quanh. Hệ âm thanh và ánh sáng gồm đèn pha LED, đèn follow, loa sub và loa kiểm âm cho người biểu diễn.
Toàn bộ hạng mục được sản xuất xong rồi vận chuyển xuống Cần Thơ. Trước đó, đội của chúng tôi đã xuống khảo sát khu vườn và lo phần giấy phép tổ chức. Đội dự án có mặt tại Cần Thơ từ ngày hôm trước để dựng sân khấu, tổng duyệt vào ngày diễn ra sự kiện, rồi tháo dỡ và mang hạng mục về sau đó.
Đi cùng là các ấn phẩm của chương trình: thiệp mời in trên giấy mỹ thuật, standee và phối cảnh 3D để MerapLion duyệt trước khi sản xuất. Màu in đều được gửi bản test để duyệt trước khi in thật.
Bàn tiệc ngoài trời dựng trên bãi cỏ trong khuôn viên resort
Âm nhạc phối lại theo tiếng chuông
Phần âm nhạc được chúng tôi làm lại từ đầu. Nhạc cho tiết mục mở màn và nhạc cho khoảnh khắc chính đều được hòa âm phối khí lại, dựng beat theo chính âm thanh của chuông gió, để tiếng chuông trở thành một phần của bản nhạc.
Tiết mục mở màn do năm vũ công biểu diễn. Trước ngày chạy, nhóm múa gửi video bài tập qua hai vòng để MerapLion góp ý, rồi mới chốt bản cuối. Ca sĩ, ban nhạc và tiết mục vẽ tranh cũng đi qua các bước gửi hồ sơ, chọn bài, gửi demo và duyệt tương tự.
Đêm gala diễn ra thế nào
Khách đến vào cuối buổi chiều, được đón bằng tiếng sáo trên sân khấu giữa vườn, trong lúc trời còn sáng. Khi trời bắt đầu tối, chương trình mở màn bằng tiết mục múa trên nền nhạc chuông gió. Phần sân khấu sau đó gồm lời chào của ban lãnh đạo và khoảnh khắc chính của buổi tối.
Nghệ sĩ thổi sáo trên sân khấu giữa vườn trong giờ đón khách
Khoảnh khắc ấy là màn vẽ bằng bột vàng. Ca sĩ hát trên bản nhạc phối theo tiếng chuông, trên nền khói, bột kim tuyến vàng được rắc chậm lên một tấm bảng tối đặt nghiêng. Lớp bột rơi xuống đến đâu, hình chiếc chuông gió Furin bên dưới logo MerapLion hiện ra đến đó. Chúng tôi chọn cách này thay cho một video vì nó diễn ra thật, ngay trước mặt khách.
Màn vẽ bột vàng hiện dần hình chuông gió Furin bên dưới logo MerapLion trên sân khấu
Sau nghi thức khai tiệc, ban nhạc acoustic chơi trong khoảng một tiếng, rồi chương trình chuyển sang karaoke cho tới cuối buổi. Buổi tối khép lại bằng tấm hình tập thể.
Món quà khách mang về cũng là một chiếc chuông gió Furin, đặt trong hộp lót rơm, kèm tag xỏ dây và thiệp cảm ơn. Đội của chúng tôi chuẩn bị năm mươi phần quà như vậy.
Ban nhạc acoustic chơi trên sân khấu khi trời đã tối
Quy mô triển khai
- Thời gian: chiều tối 27/03/2026, dựng sân khấu từ ngày hôm trước
- Địa điểm: khuôn viên ngoài trời, Victoria Cần Thơ
- Khách mời: 30 đại lý VIP
- Concept: "Feel Your Soul", lấy hình tượng chuông gió Furin làm trục
- Sản xuất: sân khấu tròn mặt vân gỗ, đèn viền chân sân khấu, khung gỗ treo chuông gió, trụ logo và chữ hộp đèn, bục decor, cây và hoa trang trí, thiệp mời, standee
- Âm thanh, ánh sáng: đèn pha LED, đèn follow, loa sub và loa kiểm âm
- Biểu diễn: sáo đón khách, năm vũ công mở màn, ca sĩ và màn vẽ bột vàng, ban nhạc acoustic, nhạc phối lại theo tiếng chuông gió
- Nhân sự: MC truyền hình, supervisor, PG, helper, quay phim hai máy kèm video recap, chụp ảnh
- Hậu cần: khảo sát, giấy phép, vận chuyển hai chiều, lắp đặt và tháo dỡ, năm mươi phần quà chuông gió
Kết quả
Sau chương trình, hai bên nghiệm thu đủ toàn bộ hạng mục theo hợp đồng, không có hạng mục nào phải cắt bớt, và phía MerapLion đánh giá tốt phần việc của đội A.M. Chúng tôi bàn giao bộ ảnh sự kiện và video recap ngắn quay bằng hai máy.
Với một buổi tối ngoài trời cho nhóm khách nhỏ, chúng tôi thấy cái khó nằm ở việc giữ cho mọi chi tiết cùng kể một câu chuyện. Tiếng chuông trên sân khấu, trong bản nhạc và trong hộp quà mang về là cách chúng tôi làm cho ý tưởng ấy đi trọn buổi tối. Bạn có thể xem thêm cách chúng tôi tổ chức sự kiện và hội nghị.
Bạn đang chuẩn bị một buổi gala tri ân hoặc hội nghị khách hàng ngoài trời? Nếu chương trình của bạn cần concept riêng, dàn dựng ngoài trời và đội vận hành đi tỉnh, A.M Agency có thể trao đổi cụ thể hơn về cách tổ chức và vận hành.
