Sampling siêu thị: Chuẩn bị và vận hành một đợt dùng thử

Sampling siêu thị là hoạt động cho khách dùng thử sản phẩm ngay trong siêu thị, thường tại một quầy có nhân viên giới thiệu, để người đã thử tìm được sản phẩm trên kệ.

Một đợt sampling siêu thị chạy nhiều điểm thường khó ở khâu phối hợp, vì nhãn hàng, từng siêu thị, agency và các ca đứng quầy phải cùng làm theo một lịch. Khi A.M Agency triển khai chương trình dùng thử viên canh Kanli của Acecook tại 18 siêu thị và 10 cửa hàng GS25, ngày đầu ở một số siêu thị, việc đăng ký và dán tem hàng mẫu mất nhiều thời gian nên sampling bắt đầu trễ. Chúng tôi cho nhân sự tăng ca cuối ngày để bù lại thời lượng. Vì vậy, việc đăng ký hàng mẫu nên được tính vào lịch của ngày đầu.

Nếu cần hiểu khái niệm và KPI, bạn có thể đọc bài sampling campaign là gì. Nếu cần tổng quan hoạt động tại điểm bán, hãy đọc bài in-store activation là gì.

Ai làm gì trong một đợt sampling siêu thị

Khi tổ chức sampling ở nhiều điểm, hãy chốt bảng phân việc trước khi hẹn lịch với siêu thị đầu tiên. Những việc nằm giữa hai bên, như đăng ký hàng mẫu hay xin vị trí có nguồn điện, rất dễ bị bỏ sót. Bảng dưới là cách chia thường gặp, có thể đổi theo từng đợt. Với mỗi việc, hãy điền thêm tên người phụ trách chính và người duyệt.

Việc	Nhãn hàng	Siêu thị hoặc điểm bán	Agency
Điểm và lịch	Chốt sản phẩm, khu vực, mục tiêu	Cho biết ngày còn trống	Đề xuất lịch và số đội
Đăng ký chương trình	Làm việc với hệ thống siêu thị, cấp hồ sơ sản phẩm	Nêu quy định, duyệt chương trình	Chuẩn bị danh sách nhân sự, hình quầy theo mẫu từng nơi
Vị trí quầy	Duyệt khi có nhiều phương án	Cấp vị trí, cho biết nguồn điện và nước	Khảo sát tại điểm, đề xuất cách đặt
Hàng mẫu	Cấp hàng, hướng dẫn bảo quản	Quy định cách nhận hàng, đăng ký hoặc dán tem nếu có	Giao về điểm, giữ hàng, ghi nhận theo ca
Quầy và vật phẩm	Duyệt thiết kế, nội dung	Duyệt hình và kích thước nếu yêu cầu	Thiết kế, làm cùng đơn vị sản xuất, vận chuyển, lắp và tháo
Nhân sự	Duyệt câu mời, thông tin sản phẩm	Quy định giờ vào, trang phục	Tuyển, đào tạo, chia ca, giám sát
Báo cáo	Nhận báo cáo, quyết định cho đợt sau	Xác nhận tại điểm khi cần	Gom số liệu, ảnh, việc phát sinh

Phần việc của agency tại điểm lại chia cho vài vai. Trong chương trình Kanli, supervisor (người giám sát đội tại điểm) làm việc với siêu thị và đội bán hàng của nhãn hàng. Trong chương trình táo Rockit mà A.M Agency triển khai mùa Tết 2025, supervisor quản lý ca và hàng hóa, còn helper (người phụ quầy) lo vận chuyển và hỗ trợ tại quầy.

Trước đợt chạy: chọn điểm, xếp lịch, làm việc với siêu thị

Danh sách điểm nên lấy từ những siêu thị đang có sản phẩm trên kệ, vì khách dùng thử xong cần tìm được sản phẩm để mua. Nếu đã chạy đợt trước, dùng luôn ba nhóm điểm ở mục cuối bài để chọn.

Hai chương trình chúng tôi từng triển khai xếp lịch khác nhau. Chương trình Kanli có hai đội chạy cuốn chiếu theo từng cuối tuần, mỗi điểm chạy hai ngày. Chương trình Rockit chạy sáu đợt qua 10 siêu thị ở TP.HCM và Hà Nội, mỗi đợt đội thường có mặt ở một siêu thị tại mỗi thành phố, và bốn đợt đầu có các buổi mời khách ăn thử táo.

Ở chương trình Kanli, mỗi hệ thống bán lẻ có quy định riêng về đăng ký hàng mẫu, giờ vào và vị trí đặt booth. Trước khi chạy, chúng tôi đi khảo sát từng điểm để chốt vị trí đặt booth và chỗ nấu nước.

Những câu siêu thị thường hỏi trước khi nhận chương trình:

• Sản phẩm là gì, hồ sơ và hạn dùng ra sao, hàng mẫu đăng ký theo cách nào.
• Quầy rộng bao nhiêu, đặt ở đâu, có chắn lối đi hay kệ bên cạnh không.
• Quầy có dùng điện, nước nóng hoặc bếp không, ai dọn vệ sinh.
• Chạy ngày giờ nào, ai là người liên hệ tại điểm.

Thủ tục khác nhau giữa các nơi, nên cần xin mẫu giấy tờ của từng nơi và tính thời gian chờ duyệt vào lịch. Nếu chưa rõ chương trình có cần thêm giấy phép không, hãy hỏi đơn vị quản lý mặt bằng hoặc chính quyền địa phương.

Bạn cũng nên hỏi từng nơi xem chương trình có được lấy thông tin khách không. Con Cưng là chuỗi mẹ và bé, không phải siêu thị, nhưng trong đợt sampling Fruit Me Up tại Con Cưng mà chúng tôi vận hành, cửa hàng ở Tân Mỹ không cho lấy thông tin khách, nên PG (nhân viên tiếp thị tại quầy) chỉ tập trung tư vấn và phát mẫu.

Chọn booth sampling siêu thị theo sản phẩm và vị trí được cấp

Booth sampling là quầy dùng thử đặt tại điểm bán. Chỉ nên chọn quầy sau khi trả lời được bốn câu sau:

• Sản phẩm có cần pha, hâm nóng hoặc giữ lạnh không. Nếu có, quầy lấy điện và nước từ đâu.
• Quầy có cần bếp hoặc thiết bị đun không. Một số nơi có thể không cho dùng.
• Vị trí được cấp rộng bao nhiêu. Nếu một mẫu quầy đi nhiều điểm, hãy lấy điểm chật nhất làm chuẩn.
• Hàng mẫu và vật dụng của cả ca để ở đâu.

Chương trình Kanli là ví dụ về sản phẩm cần pha nóng. Cách nhanh nhất để khách hiểu viên canh là cho ăn thử một ly canh còn nóng, nên chương trình chọn wet sampling, tức là pha tại chỗ và mời khách dùng ngay, không phát gói mẫu mang về. Booth tại siêu thị là loại nhỏ 0,6 m x 0,6 m, đủ đặt bình nước và khay ly mà không chắn lối đi. Mỗi booth có bình đun siêu tốc, còn nước uống đóng bình 19 lít được đặt theo từng ca. Ở vài điểm, chỗ nấu nước cách booth khoảng 10 m khiến tốc độ pha canh chậm lại, và chúng tôi ghi chú để các đợt sau chọn vị trí gần nguồn nước hơn.

Quầy pha canh nóng tại một cửa hàng GS25, chương trình Kanli.

Nếu bạn chỉ cần mua hoặc thuê quầy, bốn câu trên cũng nên gửi cho nhà cung cấp trước khi họ báo giá.

Tính hàng mẫu, giao về điểm và ghi nhận theo ca

Khi sampling sản phẩm tại nhiều điểm, hàng mẫu nên tính riêng cho từng điểm: lấy số ca nhân với số mẫu dự kiến mỗi ca, rồi cộng phần dự phòng do nhãn hàng duyệt. Vật dụng đi kèm cũng tính cùng lúc; ở chương trình Kanli, phần này là hơn 30.000 bộ ly giấy với muỗng nhựa.

Ở Kanli, số mẫu mỗi ca tăng lên rõ sau tuần đầu, khi đội đã quen với nhịp làm việc. Vì số mẫu có thể thay đổi như vậy, bạn nên giữ lại một phần hàng chưa chia để cấp thêm cho các điểm phía sau.

Mỗi điểm cần một phiếu giao hàng ghi số lượng, ngày giao và người nhận. Giờ siêu thị cho nhận hàng phải hỏi trước. Hàng mẫu bảo quản theo hướng dẫn của nhãn hàng và được đánh dấu để không lẫn với hàng bán trên kệ. Nếu sản phẩm cần giữ mát, hãy hỏi siêu thị có chỗ không. Trước khi đào tạo đội quầy, nhãn hàng cần duyệt cách pha hoặc chia phần, lượng mỗi phần và cách xử lý phần còn thừa.

Đầu ca và cuối ca cần một người được giao đếm hàng. Ở Kanli, helper quản lý hàng mẫu tại quầy. Ở Rockit, supervisor kiểm hàng trước giờ làm và gửi số liệu sau mỗi ca.

Phân vai đội ở quầy, chia ca và chuẩn bị câu mời

Người lo hậu cần nên tách riêng khỏi người đứng mời, nhất là khi sản phẩm phải pha tại chỗ. Trong chương trình Kanli, PG bưng khay canh đi mời khách trong lối đi, helper nấu nước sôi, pha canh và vệ sinh khu vực, còn supervisor ghi nhận giờ vào ra của đội và gửi báo cáo nhanh kèm hình ảnh cuối mỗi ngày.

PG mời khách dùng thử ngay trong lối đi siêu thị, chương trình Kanli.

Ca dài cần ghi giờ nghỉ và người thay vào lịch. Khi đổi ca, hai nhóm cần bàn giao hàng còn, vật dụng, số đã ghi và việc chưa xong. Ở siêu thị trong chương trình Kanli, nhân sự ca sáng và ca chiều là hai nhóm khác nhau để giữ sức cho cả ngày đứng mời. Trong khung 9h đến 11h sáng, nhiều khách còn ngại ăn canh vì chưa ăn sáng, còn ở nhiều điểm, khách đông và sẵn lòng dùng thử hơn vào buổi chiều và tối. Với sản phẩm khác, hãy xem lại số liệu theo giờ sau những ngày đầu.

Câu mời nên ngắn, nói rõ tên sản phẩm, mời khách dùng thử, và phải được nhãn hàng duyệt trước. Trong chương trình Kanli, PG hỏi khách vài câu ngắn về hương vị, về sự tiện lợi khi mang theo cho bữa trưa và về ý định mua.

Đối soát cuối ca: những dòng cần khớp trước khi rời quầy

Đối soát cuối ca là lúc so số ghi trên giấy với số hàng đếm được. Nếu để đến cuối tuần mới làm thì khi số lệch, đội sẽ khó nhớ lại chuyện gì đã xảy ra ở ca nào.

Dòng	Cần ghi	Đối chiếu với
Hàng nhận	Số đầu ca, gồm hàng còn từ ca trước và hàng mới giao, cộng số nhận thêm trong ca	Số cuối ca trước, phiếu giao hàng
Hàng dùng	Số đã phát, hoặc số đã mở để pha và chia phần, tính theo đơn vị thống nhất từ đầu đợt	Số lượt dùng thử
Hàng hỏng hoặc chuyển đi	Số lượng và lý do	Ảnh hàng hỏng, phiếu chuyển hàng
Hàng còn	Số đếm thực tế lúc đóng ca	Hàng nhận trừ hàng dùng, hàng hỏng và hàng chuyển đi
Số lượt dùng thử	Số lượt theo ca, nếu được thì theo khung giờ	Số hàng đã dùng quy ra số phần, trừ phần không phát được
Ảnh quầy	Lúc mở quầy, lúc đông khách, lúc đóng quầy	Vị trí và cách trưng bày đã duyệt
Việc phát sinh	Việc gì, mấy giờ, ai xử lý, ảnh hưởng ra sao	Giờ chạy theo kế hoạch

Người giữ hàng ký xác nhận số đếm, supervisor ký xác nhận đã kiểm tra. Nếu siêu thị cần xác nhận hàng ra vào, hãy thêm chữ ký của người phụ trách tại điểm. Supervisor gửi bảng cho người quản lý bên agency và người phụ trách bên nhãn hàng. Hãy chốt giờ gửi từ đầu đợt, sao cho đội đếm kịp sau khi đóng ca và bên nhận còn thời gian xử lý trước ca hôm sau.

Khi số không khớp, bạn nên ghi phần lệch và nguyên nhân thay vì sửa cho khớp. Cuối chương trình Rockit, đội đối chiếu ba con số cho từng loại quà tặng: số nhập kho, số đã dùng và số tồn thực tế, rồi ghi rõ phần chênh lệch và nguyên nhân trong báo cáo.

Đọc báo cáo sau đợt để chọn điểm cho đợt sau

Báo cáo sau đợt nên xếp các điểm cạnh nhau theo cùng một bộ cột, có cả giờ chạy thực tế. Chỉ so những điểm có cùng số ngày và cùng kiểu ca. Nếu giờ chạy khác nhau, hãy xem số lượt dùng thử trên mỗi giờ.

Ở chương trình Kanli, phản hồi của khách được ghi theo từng điểm và từng vị canh. Chúng tôi cũng viết nhận xét riêng cho từng hệ thống bán lẻ về lượng khách theo khung giờ, mức hỗ trợ của siêu thị và vị trí booth, kèm đề xuất cho các đợt sau.

Khi đọc số lượt dùng thử của một điểm, hãy xem luôn dòng việc phát sinh và giờ chạy thực tế, vì điểm mở quầy trễ có thể có số thấp hơn dù không ít khách. Sau đó hãy chia các điểm thành ba nhóm:

• Nên giữ: khách dùng thử đều qua các ca, siêu thị hỗ trợ tốt.
• Giữ nhưng đổi điều kiện: khách đông nhưng vị trí quầy chưa thuận lợi.
• Cân nhắc thay điểm khác: ít khách ở mọi khung giờ dù quầy đúng vị trí và đội đủ người.

Câu hỏi thường gặp về sampling siêu thị

Chi phí sampling siêu thị phụ thuộc vào gì?

Chi phí sampling siêu thị thay đổi theo số điểm, số ca, số người mỗi ca, loại quầy và các khoản phí từng hệ thống siêu thị yêu cầu. Cách tách các khoản có ở bài chi phí activation event.

Nhãn hàng có cần tự chuẩn bị quầy không?

Nhãn hàng không nhất thiết phải tự chuẩn bị quầy. Nếu đã có sẵn, hãy kiểm tra kích thước có vừa vị trí được cấp không. Nếu chưa có, agency có thể đề xuất quầy theo vị trí đó và làm cùng đơn vị sản xuất.

Ai quyết định khi phải đổi lịch hoặc vị trí sampling siêu thị?

Trước đợt chạy, hãy chốt người bên nhãn hàng duyệt thay đổi, đầu mối bên agency điều phối và người phụ trách tại siêu thị xác nhận. Supervisor báo tình hình tại điểm để các bên quyết định.

Nếu bạn sắp chạy chương trình sampling ở nhiều siêu thị, hãy gửi sản phẩm, danh sách điểm dự kiến và thời gian qua trang liên hệ. Cách A.M Agency triển khai tại điểm có ở giải pháp kích hoạt thương hiệu. Nếu cần một bản khung trước, bạn có thể dùng công cụ lập kế hoạch sơ bộ.

---

Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.

Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.