Cách chọn công ty tổ chức activation: Phạm vi việc, câu hỏi và báo giá

Công ty tổ chức activation là đơn vị nhận triển khai các hoạt động để người tiêu dùng tiếp xúc trực tiếp với thương hiệu, như sampling (phát mẫu dùng thử) ở điểm bán, booth (gian hàng) trong sự kiện hay roadshow. Nội dung dưới đây dành cho người đã quyết định thuê và đang cần chọn đơn vị, gồm cách kiểm tra từng phần việc, các câu nên hỏi và thông tin cần gửi khi xin báo giá. Nếu còn phân vân giữa thuê ngoài và tự làm, bạn hãy đọc trước bài so sánh thuê agency và tự làm activation.

Một công ty tổ chức activation nhận những phần việc gì

Hai đơn vị cùng gọi là công ty tổ chức activation có thể nhận phạm vi rất khác nhau. Có đơn vị tự làm phần lớn các việc, có đơn vị giữ phần ý tưởng và điều phối rồi phối hợp với đối tác ở khâu sản xuất hoặc nhân sự. Cách nào cũng có thể chạy tốt, miễn là bạn biết rõ phần nào do ai làm và ai chịu trách nhiệm với bạn khi phần đó gặp sự cố. Bảng dưới đây giúp bạn hỏi theo từng phần việc.

Phần việc	Câu hỏi kiểm tra	Dấu hiệu cần làm rõ
Ý tưởng	Ý tưởng xuất phát từ mục tiêu nào trong yêu cầu của bạn? Có tính đến địa điểm và thời gian khách dừng lại không?	Cùng một ý tưởng dùng cho mọi địa điểm, hoặc đề xuất chưa nói người tiêu dùng sẽ làm gì tại điểm.
Làm việc với mặt bằng	Ai liên hệ đơn vị quản lý mặt bằng? Ai lo thủ tục nếu nơi đó yêu cầu? Điểm nào đã được đồng ý, điểm nào mới là dự kiến?	Đề xuất ghi tên điểm nhưng không nói đã hỏi đơn vị quản lý hay chưa.
Thiết kế và sản xuất	Phần nào tự làm, phần nào đặt đơn vị sản xuất? Có in thử không? Ai kiểm hàng trước khi đưa ra điểm?	Lịch không có mốc duyệt thiết kế và mốc kiểm hàng.
Tuyển và đào tạo nhân sự	PG (nhân viên tiếp thị tại điểm) được tuyển theo đợt hay đã làm cùng đơn vị từ trước? Ai đào tạo, vào lúc nào, bằng tài liệu gì?	Đề xuất có số người nhưng lịch không có buổi đào tạo.
Vận hành hiện trường	Mỗi điểm do ai phụ trách? Hàng mẫu và vật phẩm đến điểm bằng cách nào, ai nhận?	Đề xuất chỉ liệt kê PG, chưa nói supervisor (người giám sát tại điểm) là ai và phụ trách những điểm nào.
Báo cáo	Báo cáo có những số liệu nào, từng số tính ra sao, kèm ảnh thế nào, gửi theo ngày hay theo đợt?	Đề xuất chỉ ghi "có báo cáo" mà không có mẫu hoặc thời hạn gửi.

Chọn agency activation theo loại chương trình

Một agency activation làm tốt loại chương trình này chưa chắc đã quen loại khác, vì mỗi loại cần năng lực khác nhau. Khi xem hồ sơ, bạn nên tìm những chương trình cùng loại với việc mình sắp làm.

Sampling nhiều điểm bán

Chỗ khó của loại này là giữ cách làm giống nhau khi nhiều điểm chạy cùng lúc. Đơn vị cần có cách biết PG đã có mặt ở từng điểm chưa, điểm nào còn bao nhiêu hàng mẫu và điểm nào đang thiếu người. Nếu chương trình chạy trong chuỗi bán lẻ hoặc siêu thị, họ cũng cần nắm quy định của từng chuỗi về vị trí đứng và giờ làm.

Booth trong sự kiện

Booth đi cùng một sự kiện phụ thuộc vào lịch và quy định của ban tổ chức, nên đơn vị cần quen với khung giờ dựng ngắn và việc chốt thiết kế sớm. Khách thường dồn về booth vào giờ của chương trình chính, vì vậy bạn hãy hỏi họ sắp xếp người thế nào vào lúc đó. Phần thiết kế và thi công được viết kỹ hơn trong bài booth sự kiện.

Booth Fruit Me Up tại một lễ hội ẩm thực.

Roadshow

Với roadshow, chương trình di chuyển qua nhiều điểm, nên bạn cần hỏi về tuyến đường, nơi đỗ và phương án khi một điểm dừng bị đổi vào phút cuối. Nếu có thiết bị dùng điện hoặc đội phải lưu trú khi chạy xa, hãy làm rõ cả những phần này. Thủ tục khác nhau ở từng nơi, nên bạn cần hỏi rõ ai sẽ làm việc với đơn vị quản lý mặt bằng hoặc chính quyền địa phương. Bạn có thể đọc thêm bài dịch vụ roadshow activation.

Chương trình tại văn phòng

Ở tòa nhà văn phòng, việc cần làm trước tiên là thống nhất với ban quản lý về vị trí đặt, giờ được dựng và đường đưa đồ vào. Kích thước booth cần vừa với diện tích ban quản lý đồng ý. Lượng người thường tập trung vào vài khung giờ trong ngày, nên lịch đứng booth cần xếp theo các khung giờ đó. Bạn cũng nên hỏi đơn vị đã từng làm trong tòa nhà văn phòng chưa, và nhân sự được đào tạo thế nào để trao đổi ngắn gọn với nhân viên văn phòng.

Booth DIGIMI ở sảnh tòa nhà văn phòng.

Những câu nên hỏi trước khi chọn đơn vị

Các câu dưới đây dùng được với bất kỳ đơn vị nào. Bạn nên hỏi trực tiếp người sẽ phụ trách chương trình để làm rõ cách triển khai tại điểm.

1. Hôm chạy, đơn vị có những ai tại điểm và mỗi người giữ việc gì? Khi nào bạn nhận được danh sách ghi tên và việc của từng người?
2. Người phụ trách chương trình có ở hiện trường không, hay chỉ có người giám sát từng điểm?
3. Khi có việc phát sinh, ai được quyền quyết định tại hiện trường? Trường hợp nào phải gọi về nhãn hàng trước khi làm?
4. Nếu một nhân sự nghỉ đột xuất, người thay đến từ đâu, cần bao lâu để có mặt và đã được đào tạo chưa?
5. Báo cáo gồm những gì: số liệu theo mục tiêu hai bên đã chốt, ảnh từng điểm, việc phát sinh? Trong lúc chương trình chạy bạn nhận được gì, và báo cáo cuối cùng có sau bao lâu?
6. Bạn có thể xem ảnh và báo cáo của một chương trình tương tự không, với những số liệu cần bảo mật được che đi? Những người đã làm chương trình đó có tham gia chương trình của bạn không?
7. Phần nào đơn vị làm cùng đối tác? Nếu đối tác làm sai, ai là người xử lý với bạn?

Câu trả lời cần làm rõ ai phụ trách và làm vào lúc nào. Nếu câu trả lời còn chung chung, bạn có thể đề nghị đơn vị viết phần đó vào đề xuất để hai bên cùng làm theo.

Xin báo giá: gửi gì để các đơn vị so sánh được

Báo giá activation chỉ so được với nhau khi các đơn vị tính trên cùng một thông tin và cùng phạm vi việc. Bản yêu cầu gửi cho tất cả phải giống nhau, ghi rõ phần thuê đơn vị làm, phần nhãn hàng tự chuẩn bị, kèm những mục sau.

• Mục tiêu: bạn muốn nhiều người dùng thử, ra mắt sản phẩm hay thu thông tin liên hệ, và sẽ đo bằng số liệu nào.
• Sản phẩm: loại sản phẩm, cách bảo quản, có cần tủ mát hay không.
• Địa điểm: loại điểm, khu vực và danh sách điểm nếu đã có.
• Số điểm: tổng số điểm và số điểm chạy cùng lúc.
• Số ngày: số ngày chạy, khung giờ mỗi ngày và thời gian dự kiến bắt đầu.
• Đối tượng: nhóm người tiêu dùng bạn muốn gặp.
• Hàng mẫu: bên nào chuẩn bị, giao đến đâu, bên nào giữ và kiểm số lượng.

Nếu có mục chưa chốt, ví dụ số điểm, bạn hãy ghi một con số giả định và nói rõ đó là giả định. Nếu đã có sẵn booth hay standee (bảng đứng in thông tin) từ đợt trước, bạn cũng nên ghi ra để đơn vị xem có dùng lại được không. Những yếu tố làm chi phí thay đổi được giải thích trong bài chi phí activation event.

Cách đọc đề xuất khi nhận về

Mỗi đơn vị trình bày đề xuất theo một cách riêng, nên bạn cần chép các đề xuất về một mẫu chung rồi mới so. Mẫu này cần tách bốn mục.

• Phạm vi: từng việc đơn vị sẽ làm.
• Khoản không bao gồm: những việc và chi phí nằm ngoài đề xuất, như phí mặt bằng, hàng mẫu, quà tặng hoặc vận chuyển hàng. Tổng báo giá cũng cần ghi rõ đã gồm thuế và phí quản lý chưa.
• Giả định về số lượng: số PG, số giờ mỗi ca, số ca mỗi ngày, số điểm, số vật phẩm, số lần dựng và tháo, kèm kích thước và vật liệu booth.
• Lịch: các mốc duyệt ý tưởng, duyệt thiết kế, sản xuất, đào tạo, dựng tại điểm và gửi báo cáo, kèm mốc nào phải chờ nhãn hàng duyệt.

Hai đề xuất có cùng tên hạng mục vẫn có thể gồm những việc khác nhau, nên phần phạm vi cần được đọc trước. Khi gặp các trường hợp sau, bạn nên hỏi lại đơn vị. Đây chưa hẳn là thiếu sót, vì họ có thể đang chờ thêm thông tin từ bạn.

• Một hạng mục ghi gộp mà không nói gồm những việc gì.
• Đề xuất không có dòng nào về khoản không bao gồm.
• Số nhân sự chưa khớp với số điểm và số ca.
• Lịch không nói bên nào duyệt ở từng mốc.
• Đề xuất chưa nói cách xử lý khi đổi lịch hoặc đổi điểm, ai duyệt thay đổi và phần phát sinh được xác nhận lúc nào.

Cách chúng tôi làm activation

Dưới đây là ba chương trình mà A.M Agency đã triển khai, kèm phần việc của chúng tôi trong từng chương trình.

Với Andros Vietnam, chúng tôi triển khai chuỗi activation Fruit Me Up trong 18 tháng. Chuỗi này đi qua cửa hàng Con Cưng, trường tiểu học, khu vui chơi trong trung tâm thương mại, French Food Festival ở Hà Nội và VietBaby Fair ở TP.HCM. Phần việc của chúng tôi gồm ý tưởng, vận hành đội promoter (người giới thiệu và phát mẫu tại điểm), đặt sản xuất booth, đào tạo nhân sự và báo cáo chỉ số (KPI) cho từng đợt.

Booth Fruit Me Up tại khu vui chơi trong trung tâm thương mại, TP.HCM.

Chuỗi activation Lay's nhiều giai đoạn kéo dài 12 tháng, từ cuối năm 2023 đến cuối năm 2024, và chúng tôi là đối tác vận hành xuyên suốt. Đợt đầu là roadshow Lay's Stax tại 4 thành phố trong hai ngày 23 và 24/12/2023. Trong đợt này, chúng tôi phụ trách ý tưởng và toàn bộ vận hành. Tiếp theo là sampling tại các ngày hội cộng đồng ở miền Trung trong tháng 8 và 9/2024, rồi activation tại concert Anh Trai Say Hi vào cuối năm 2024.

Đêm nhạc của roadshow Lay's Stax tại Đà Nẵng.

Năm 2022, chúng tôi triển khai cho ứng dụng ngân hàng số DIGIMI chuỗi activation gồm Coffee Tour đặt booth ở sảnh các tòa nhà văn phòng tại Hà Nội và TP.HCM, cùng xe trang trí theo chủ đề sinh nhật của thương hiệu đi qua TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng. Phần booth cho toàn chiến dịch do chúng tôi đặt làm tại một xưởng ở Hà Nội.

Nếu đang chuẩn bị một chương trình, bạn có thể xem giải pháp kích hoạt thương hiệu để biết phạm vi chúng tôi nhận, hoặc gửi mục tiêu, địa điểm và số ngày dự kiến qua trang liên hệ.

---

Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.

Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.