Phần lớn các chương trình activation FMCG tại Việt Nam tập trung ở TP.HCM và Hà Nội. Tháng 8 và đầu tháng 9/2024, A.M Agency đưa sampling Lay's ra miền Trung, chạy tại các ngày hội cộng đồng diễn ra lần lượt ở từng tỉnh. Chúng tôi phụ trách tuyển dụng và training nhân sự, vận chuyển hàng liên tỉnh, vận hành booth và báo cáo tại từng điểm.
Bối cảnh và thách thức
Kế hoạch ban đầu gồm năm tỉnh miền Trung, từ Quảng Bình đến Quảng Ngãi, mỗi tỉnh một đợt vào cuối tuần. Lay's tham gia các ngày hội này với một booth phát mẫu dùng thử, để người dân đến chơi có dịp nếm sản phẩm ngay tại chỗ.
Sampling là format quen thuộc, nên phần khó nằm ở vận hành liên tỉnh:
- Mỗi tỉnh cần một đội PG, PB và supervisor riêng, tuyển và training trước ngày chạy, vì không thể dùng một đội cố định di chuyển suốt dải miền Trung.
- Hàng hóa và vật phẩm xuất phát từ kho ở phía Nam, phải đến đủ và đúng giờ ở từng điểm.
- Lịch của từng ngày hội do ban tổ chức sự kiện quyết định, nên đội phải sẵn sàng điều chỉnh khi lịch tại chỗ thay đổi.
- Booth đặt ngoài trời giữa mùa nắng nóng, cần có phương án khi trời mưa hoặc khi khách đến quá đông.
Promoter Lay's (đồng phục vàng) phát sampling "Dùng Thử Miễn Phí" tại sự kiện ngoài trời Huế - 18/08/2024
Cách chúng tôi tổ chức
Đội riêng cho từng tỉnh. Mỗi điểm có một supervisor, hai PG và một PB. PG và PB mời khách, giới thiệu sản phẩm và phát mẫu dùng thử. Supervisor quản lý nhân sự, quản lý hàng hóa và xử lý các tình huống phát sinh tại điểm. Toàn bộ nhân sự được tuyển và training đúng kế hoạch trước ngày chạy.
Booth gọn, thông điệp rõ. Booth gồm dù che, standee và bàn sampling. Thông điệp "Dùng Thử Miễn Phí" được đặt làm thông tin chính trên standee để người đi ngang hiểu ngay. Bên cạnh đó, PG mời khách quét mã QR để đăng ký thông tin với chương trình. Khách không muốn quét vẫn được dùng thử như bình thường.
Lịch làm việc cố định mỗi ngày. Đội có mặt từ 6h để kiểm tra vật dụng, sắp xếp hàng hóa và chụp ảnh check-in. Booth hoạt động từ 7h đến 17h. Cuối ngày, đội dọn booth, kiểm đếm hàng tồn và chụp ảnh check-out.
Phương án dự phòng. Trời mưa nhẹ thì booth chuyển vào chỗ có mái che, mưa to thì tạm đóng. Khi khách quá đông, supervisor xuống cùng PG và PB để phát mẫu. Nhân sự được gọi nhắc trước giờ làm ngày đầu tiên, và có người dự phòng nếu ai đó đến trễ.
Khu vực booth sampling Lay's với banner "Dùng Thử Miễn Phí" và trưng bày sản phẩm tại sự kiện Huế
Triển khai thực tế
Chương trình chạy lần lượt tại Quảng Bình ngày 04/08, Huế ngày 18/08, Quảng Trị ngày 25/08 và Quảng Nam ngày 01/09/2024. Booth được dựng ngay trong khuôn viên ngày hội của từng tỉnh, như trung tâm văn hóa, nhà thiếu nhi hay quảng trường. Tại Huế, booth đặt ở Trung tâm hoạt động Thanh thiếu niên trên đường Lâm Hoằng, Vĩ Dạ.
Ở Quảng Bình, khi đội đã ra đến điểm, ban tổ chức sự kiện mới thông báo ngày hội chỉ diễn ra một ngày thay vì nhiều ngày như kế hoạch ban đầu. Chúng tôi tuyển thêm nhân sự ngay tại chỗ để phát mẫu trong một ngày đó.
Mỗi ngày, supervisor báo cáo số lượng hàng đầu ngày, số đã phát, số gói hư hỏng và số tồn cuối ngày. Hàng được giao kèm phiếu có chữ ký của thủ kho, tài xế và người nhận, nên số liệu ở từng điểm đều đối chiếu được.
Quy mô triển khai
- Thời gian: 04/08 đến 01/09/2024, mỗi tỉnh một ngày
- Điểm triển khai: Quảng Bình, Huế, Quảng Trị, Quảng Nam
- Nhân sự mỗi điểm: 1 supervisor, 2 PG, 1 PB
- Hình thức: booth sampling "Dùng Thử Miễn Phí" tại ngày hội cộng đồng, đăng ký thông tin qua mã QR
- Hậu cần: vận chuyển hàng từ kho phía Nam đến từng tỉnh, có phiếu giao nhận
- Báo cáo: check-in, check-out, báo cáo hàng hóa theo ngày, báo cáo tổng kết
Kết quả
Bốn ngày sampling được triển khai đủ tại Quảng Bình, Huế, Quảng Trị và Quảng Nam. Gần 10.000 gói mẫu dùng thử đã được phát đến người dân tham gia ngày hội. Theo đánh giá sau chương trình, nhân sự được tuyển và training đúng kế hoạch, standee sản xuất kịp, hàng hóa đến đúng giờ và đủ số lượng, đội làm đúng phạm vi công việc.
Chương trình cũng cho chúng tôi hai bài học khi làm sampling ở tỉnh. Thứ nhất, một số khách ngại quét mã QR vì lo lộ thông tin cá nhân, nên việc dùng thử cần được tách khỏi việc đăng ký, để ai cũng có thể nếm sản phẩm. Thứ hai, lịch của sự kiện do bên khác tổ chức có thể đổi vào phút chót, vì vậy cần có sẵn nguồn nhân sự dự phòng tại địa phương.
Bạn cần triển khai sampling tại nhiều tỉnh thành? Nếu chiến dịch của bạn mở rộng ra ngoài TP.HCM và Hà Nội, A.M Agency có thể lo tuyển dụng và training nhân sự địa phương, vận chuyển hàng liên tỉnh và báo cáo theo từng điểm.
