Mẫu proposal sự kiện điền sẵn 16 trang, kèm ngân sách và timeline [Tải miễn phí]

Mẫu proposal sự kiện là bộ trình chiếu (slide) bên đề xuất trình để chương trình được duyệt, gồm phần hiểu brief, ý tưởng, chương trình, thiết kế, nhân sự, timeline và ngân sách. Bạn có thể tải bản điền sẵn 16 trang ở nút bên dưới rồi sửa đè bằng chương trình của mình.

Người soạn proposal thường nhận brief với hạn gửi chỉ vài ngày, trong khi phải lo cùng lúc ý tưởng, chương trình, phối cảnh, nhân sự và ngân sách. Một bản đề xuất đẹp vẫn có thể bị nhãn hàng trả về nếu nó không trả lời đúng brief, chỉ có một con số ngân sách hoặc thiếu mốc duyệt.

Ví dụ trong file là proposal cho lễ ra mắt Trà Lam Khê, một nhãn hàng trà đóng chai hư cấu, với khoảng 150 khách tại TP.HCM, nửa ngày kèm tiệc trưa, sau đó là 2 tuần sampling (cho người tiêu dùng dùng thử) tại 5 điểm mỗi ngày, xoay vòng. Đây là dạng chương trình tổ chức ra mắt sản phẩm mà nhiều nhãn hàng đồ uống làm trước khi hàng lên kệ.

Tải mẫu proposal sự kiện điền sẵn (16 trang, .pptx)

Tải file Excel ngân sách hai phương án và timeline (.xlsx)

Bản gọn 8 trang, bản trống và bản PDF xem trước nằm ở mục tải bên dưới, cùng hướng dẫn dùng từng tệp.

Proposal sự kiện là gì, khác brief ở chỗ nào

Proposal sự kiện là bản đề xuất gửi lại sau khi nhận brief, nói rõ sẽ làm gì, chương trình trông ra sao, tốn bao nhiêu và khi nào xong. Brief là đầu bài do nhãn hàng viết, còn proposal là câu trả lời cho đầu bài đó.

Người soạn proposal có thể là agency gửi nhãn hàng hoặc nhân viên marketing trình sếp. Cả hai có thể dùng khung này để đề xuất chương trình. Nếu bạn đang ở phía viết đầu bài, bài mẫu brief sự kiện điền sẵn có đúng brief Trà Lam Khê mà proposal trong bài này trả lời.

Vì sao proposal sự kiện hay bị trả về

Proposal sự kiện thường bị trả về khi người duyệt không tìm thấy câu trả lời cho điều họ phải quyết, dù bản đề xuất được thiết kế đẹp. Bảng dưới gom năm lỗi thường gặp và phần trong bộ mẫu lo việc đó.

Lỗi	Cách xử lý	Phần lo việc này trong mẫu
Không trả lời đúng brief	Đối chiếu từng yêu cầu của brief, kể cả cách đo kết quả	Phần hiểu brief và bảng đối chiếu brief
Concept chung chung	Bên đề xuất giải thích ý tưởng đáp ứng mục tiêu và người tham dự trong brief thế nào	Phần ý tưởng chủ đạo với ba điểm chạm
Ngân sách chỉ có một con số	Bạn tách chi phí từng phương án theo nhóm hạng mục và ghi khoản chưa gồm	Phần hai phương án và bảng ngân sách tách hạng mục tùy chọn
Timeline thiếu mốc duyệt	Ghi ngày nhãn hàng, địa điểm duyệt thiết kế, layout, vật phẩm	Lịch chuẩn bị có mốc duyệt tô cam
Quên phần nhãn hàng tự lo	Bạn ghi phần nhãn hàng tự lo theo brief và đánh dấu việc chưa thống nhất	Mục "Cần nhãn hàng xác nhận" cuối proposal

Ba cách làm proposal: tự soạn, dùng mẫu trống, dùng mẫu điền sẵn

Có ba cách làm proposal sự kiện: tự soạn từ đầu, dùng một mẫu trống chỉ có khung, hoặc dùng mẫu điền sẵn một ví dụ rồi sửa đè. Mỗi cách có chỗ được, chỗ mất riêng.

Cách làm	Ưu điểm	Nhược điểm
Tự soạn từ đầu	Bạn tự chọn cấu trúc theo brief và chương trình của mình	Bạn phải dựng cả phần trình chiếu, bảng ngân sách và timeline, dễ sót phần người duyệt cần
Dùng mẫu trống	Bạn có sẵn khung các phần để bắt đầu điền	Bạn tự quyết mức chi tiết của từng phần và tự kiểm phần còn thiếu
Dùng bộ điền sẵn trong bài	Bạn xem được một ví dụ nối từ brief tới ý tưởng, ngân sách và timeline	Bạn phải thay hết giả định, tự đặt concept riêng và sửa cấu trúc nếu chương trình khác lễ ra mắt

Nếu công ty bạn đã có khung proposal quen dùng, bạn cứ giữ khung đó và chỉ lấy thêm phần còn thiếu, như timeline có mốc duyệt. Bộ điền sẵn hợp với người soạn lần đầu hoặc nhân viên marketing phải trình sếp gấp, còn bản trống hợp với người đã biết mỗi phần cần viết tới đâu.

Mẫu proposal sự kiện gồm những phần nào

Bảng dưới liệt kê từng phần của mẫu proposal sự kiện theo đúng thứ tự 16 trang trong file.

Trang	Phần	Người duyệt tìm câu trả lời gì
1	Bìa	Chương trình gì, của nhãn hàng nào, bản thứ mấy, gửi ngày nào
2	Nội dung chính	Proposal có những phần nào
3	Hiểu brief	Bên đề xuất đã hiểu đúng mục tiêu, khách, thời gian, địa điểm, ngân sách chưa
4	Bối cảnh và insight	Vì sao chương trình nên đi theo hướng này
5	Ý tưởng chủ đạo	Tên chủ đề, thông điệp chính, hình tượng xuyên suốt
6	Key visual, mood và tone	Chương trình trông ra sao, dùng màu nào
7	Hành trình khách	Khách đi qua những bước nào từ lúc tới đến lúc về
8	Chương trình	Buổi lễ chạy theo giờ nào
9	Phối cảnh và layout	Từng khu đặt ở đâu trong địa điểm
10	Hoạt động chi tiết, hai phương án	Phương án đầy đủ và phương án tinh gọn khác nhau ở đâu
11	Giai đoạn 2: sampling	Chạy ở điểm nào, mấy ca, đếm lượt dùng thử ra sao
12	Nhân sự và đầu mối	Ai phụ trách việc gì, liên hệ ai
13	Timeline	Khi nào xong từng việc, bên nào duyệt lúc nào
14	Rủi ro và dự phòng	Mưa, khách tới trễ, sự cố âm thanh thì xử lý thế nào
15	Ngân sách tóm tắt	Mỗi phương án tốn bao nhiêu, chưa gồm những khoản nào
16	Hạng mục cần xác nhận, cảm ơn	Nhãn hàng cần chốt những gì để bắt đầu làm

Trang 16 ít gặp trong các mẫu trên mạng nhưng có trong proposal thật mà chúng tôi gửi, có bản còn đặt nó ngay sau bìa. Trong mẫu, trang này nằm ở cuối, nhờ đó buổi trình kết thúc bằng danh sách việc cần chốt như chọn phương án, chọn MC, chốt ngày. Trang 14 liệt kê năm rủi ro hay gặp ở lễ ra mắt và đợt sampling, từ mưa, khách tới trễ tới hàng mẫu giao trễ.

Tự tay dựng proposal sự kiện qua 7 bước

Sau khi đọc brief và ghi giả định như mục ngay dưới, bạn dựng proposal sự kiện qua bảy bước, từ ý tưởng tới ngân sách. Bạn lấy khung ngân sách trong brief làm giới hạn từ đầu, còn dự toán chi tiết được làm ở bước cuối.

Brief còn thiếu thông tin: ghi rõ giả định trước khi đề xuất

Brief sự kiện hiếm khi đủ mọi thông tin, nhất là địa điểm, đối tượng và số khách mời, phần việc nhãn hàng tự lo. Ở phần hiểu brief, bên đề xuất tách riêng điều nhãn hàng đã xác nhận với điều mình đang giả định, kèm ảnh hưởng của từng giả định. Chẳng hạn, khi chưa chọn địa điểm thì layout chỉ là bản sơ bộ, còn khi chưa chốt số khách mời thì tiệc và nhân sự vẫn có thể đổi.

Những điều nhãn hàng cần trả lời được gom ở mục "Cần nhãn hàng xác nhận" cuối proposal, mỗi việc ghi người trả lời và hạn phản hồi. Nhờ vậy, người duyệt biết phần nào của chương trình còn phụ thuộc vào câu trả lời của mình.

Bước 1: Viết ý tưởng, một concept đi qua mọi hạng mục

Bạn nêu nhu cầu của khách mời, rồi giải thích vì sao ý tưởng đáp ứng nhu cầu đó và mục tiêu trong brief. Người duyệt nhớ được ý tưởng khi khu đón khách, sân khấu và khu dùng thử cùng kể một chuyện.

Trang 5 của mẫu có ba dòng cho tên chủ đề, thông điệp và hình tượng, bên dưới là ba điểm chạm nơi hình tượng xuất hiện. Proposal Trà Lam Khê trong file đề xuất chủ đề "Một ngụm sớm mai", giữ thông điệp ít đường của brief, và lấy lá trà cùng hơi sương làm hình tượng ở khu check-in, nghi thức mở nắp chai và khu dùng thử.

Gala tri ân khách hàng MerapLion tại Victoria Cần Thơ theo concept Feel Your Soul, ảnh ghép có nhãn: lối vào treo chuông gió, sân khấu có khung gỗ treo chuông gió Furin và tranh vẽ bột vàng

Ở gala tri ân khách hàng của MerapLion tại Victoria Cần Thơ, concept "Feel Your Soul" lấy chuông gió Furin làm trục. Phía sau sân khấu là khung gỗ treo chuông gió; nhạc cho phần mở màn và khoảnh khắc chính được phối theo tiếng chuông, còn quà mang về cũng là chuông gió.

Bước 2: Xếp chương trình, tính cả thời gian chuyển phần

Chương trình trong proposal ghi thứ tự các phần và thời lượng dự kiến của buổi lễ, trong đó mỗi khung giờ đã tính cả lúc chuyển sang phần sau. Trong bảng chương trình của mẫu, phần ghi chú đang ghi tiết mục nào chỉ có ở phương án A; bạn có thể dùng phần ghi chú này để đánh dấu thêm phần được rút ngắn khi chương trình trễ giờ.

Ở bước đề xuất, phần chương trình chỉ cần thứ tự, thời lượng và điều kiện thực hiện. Kịch bản chi tiết cho MC, kỹ thuật và hậu đài được viết sau khi nhãn hàng chọn phương án.

Bước 3: Dựng phối cảnh và layout cho bên duyệt thấy trước

Trang phối cảnh 3D cho người duyệt thấy chương trình trông ra sao trước khi sản xuất, và giúp địa điểm hoặc trung tâm thương mại duyệt vị trí trước ngày làm. Đội thi công sau đó dùng lại chính bản dựng này.

Lễ khai trương Hachiban Ramen tại AEON Mall Tân Phú, ảnh ghép có nhãn: bên trái là phối cảnh 3D khu trước cửa nhà hàng có thảm đỏ và hàng PG cắt băng, bản gửi trung tâm thương mại duyệt; bên phải là khu vực lúc dựng thật

Trước lễ khai trương Hachiban Ramen tại AEON Mall Tân Phú, chúng tôi dựng layout 3D cho toàn bộ khu trước cửa nhà hàng, gồm thảm đỏ, loa, standee, khung check-in và hàng PG cắt băng. Bản dựng này được gửi AEON Mall để xin duyệt vị trí, nhờ đó trung tâm thương mại hình dung được khu vực, còn đội thi công biết đặt từng món ở đâu. Đội cũng lập kịch bản xử lý rủi ro như khách mời trễ giờ hay sự cố âm thanh, đúng loại nội dung của trang 14. Ở gala MerapLion, phối cảnh 3D cũng được gửi để nhãn hàng duyệt trước khi sản xuất, và màu in được gửi bản test trước khi in thật.

Trang 9 của mẫu để một ô ảnh phối cảnh kèm chú thích từng khu như đón khách, sân khấu, dùng thử và phỏng vấn báo chí. Khi chưa có bản 3D, bạn có thể đặt vào đó một sơ đồ mặt bằng đánh số từng khu.

Bước 4: Ghi nhân sự theo việc và ca có mặt

Phần nhân sự trong proposal ghi từng vị trí làm việc gì, phụ trách khu nào và có mặt từ mấy giờ tới mấy giờ, nhờ đó người duyệt đếm được số người trong từng ca của chương trình.

Trong mẫu, phần nhân sự và đầu mối chỉ chia theo nhóm việc, nên bạn bổ sung giờ bắt đầu, giờ kết thúc cho từng vị trí. Khi xếp ca, bên đề xuất soát luôn những việc diễn ra cùng lúc, chẳng hạn người giữ bàn đón khách có rời đi hỗ trợ nghi thức được không.

Ở lễ khai trương Hachiban Ramen nói trên, các vị trí trong đội nhân sự có khung giờ khác nhau, như bảng dưới.

Vị trí	Khung giờ và việc
PG mặc kimono	Buổi sáng, đón khách mời và phục vụ phần cắt băng
Người mặc linh vật	Từ sáng tới tối, chào khách và chụp ảnh cùng trẻ em
Chú hề	Buổi trưa và buổi tối, làm bóng bay cho trẻ em

Trước giờ khai mạc, chúng tôi dành khoảng một giờ hướng dẫn tại chỗ cho PG, nhóm nhảy, người mặc linh vật và MC về từng mốc trong buổi lễ, chỗ đứng của mỗi người và cách đón khách mời.

Bước 5: Đưa hai phương án, tách hạng mục tùy chọn

Một proposal nên có phương án đầy đủ và phương án tinh gọn, mỗi phương án một tổng; hạng mục chưa chắc làm thì ghi là tùy chọn và cộng riêng. Nhờ vậy, người duyệt chọn được ngay mà không phải chờ bên đề xuất làm lại bản mới.

Trong ví dụ Trà Lam Khê hư cấu, phương án B vẫn giữ khu dùng thử, nhưng sân khấu chỉ còn bục và backdrop in, màn LED nhỏ hơn, bớt một tiết mục và đổi buffet ngồi thành tiệc nhẹ đứng cho 150 khách. Sau khi giảm, bạn đọc lại phối cảnh, chương trình, nhân sự và ngân sách của phương án B một lượt để bốn phần khớp nhau.

Ở một chương trình booth gần đây, chúng tôi gửi lại bản đề xuất có thêm một phương án thiết kế tinh gọn hơn về chi phí, kèm báo giá theo hai phương án; trong báo giá đó, một số hạng mục được ghi là tùy chọn. Khi lên chiến lược activation tòa nhà văn phòng cho DIGIMI, chúng tôi đề xuất ba mô hình. Chương trình chọn chạy thử trước khi mở rộng, còn các mô hình lớn đã lên kế hoạch chi tiết vẫn là phương án mở rộng khi cần chạy quy mô lớn hơn.

Ở phía nhận, người duyệt thường chép các đề xuất về một mẫu chung để so phạm vi và những khoản không bao gồm. Cách so đó được nói kỹ trong bài cách chọn công ty tổ chức activation.

Bước 6: Lập timeline có đủ mốc duyệt

Timeline trong proposal nên ghi cả mốc duyệt của từng bên, như nhãn hàng duyệt thiết kế, địa điểm duyệt layout, ký hợp đồng địa điểm, duyệt vật phẩm và nhận hàng mẫu, vì một mốc duyệt chậm vài ngày có thể đẩy lùi cả chuỗi việc phía sau.

Lịch chuẩn bị lễ ra mắt hư cấu trong 13 tuần: nhận brief, nhãn hàng duyệt key visual, địa điểm duyệt layout, duyệt kịch bản chương trình, tuyển PG, tổng duyệt, ngày ra mắt và hai tuần sampling, mốc duyệt tô cam và ngày ra mắt tô đỏ trên lưới Gantt

Timeline mẫu có 23 việc, từ nhận brief, gửi proposal, ký hợp đồng, qua các mốc duyệt, tới ngày ra mắt, hai tuần sampling và nghiệm thu. Lưới Gantt (bảng tô màu theo thời gian) tô mốc duyệt màu cam và tuần diễn ra màu đỏ. Trong ví dụ, hợp đồng ký ngày 23/01 và lễ ra mắt diễn ra ngày 11/03/2027, tức 47 ngày chuẩn bị.

Trong một chương trình sampling, chúng tôi gửi lại nhãn hàng tệp timeline Excel và báo trước rằng ngày khởi động đã chọn khó kịp, kèm ngày sớm nhất có thể chạy. Trước ngày chạy đầu tiên vẫn còn năm việc phải xong: nhãn hàng duyệt điểm chạy, ký hợp đồng với điểm, duyệt thiết kế và sản xuất vật phẩm, nhận hàng mẫu và chốt báo giá cuối.

Sau khi proposal được chốt, việc cần làm từng tuần trước ngày diễn ra nằm trong checklist tổ chức sự kiện.

Bước 7: Tóm tắt ngân sách, chi tiết gửi kèm báo giá

Phần ngân sách trong proposal chỉ cần tổng theo nhóm hạng mục và theo từng phương án, ghi rõ chưa gồm VAT và chưa gồm những khoản nào. Báo giá chi tiết từng dòng nên được gửi kèm thành tệp Excel riêng.

Phần lớn proposal chúng tôi gửi không có con số giá trên trang trình chiếu; báo giá đi kèm thành tệp riêng. Mẫu này vẫn để tổng mỗi phương án ở trang 15 cho người duyệt chọn nhanh, kèm các khoản chưa gồm như quà tặng khách mời, thuê địa điểm, hàng mẫu và phí mặt bằng siêu thị.

Nếu chưa biết nên đặt tổng ở mức nào, bạn có thể đối chiếu hai khung sau: lễ ra mắt tại TP.HCM có từ 100 tới 300 khách nằm trong khoảng 120-620 triệu (*), còn một đợt sampling cơ bản, tới khoảng 100 ca PG ở 1 đến 3 điểm, nằm trong khoảng 70-220 triệu (*). Hai phương án lễ ra mắt nằm trong khung này. Phần sampling của ví dụ có 60 ca PG: 2 PG mỗi điểm × 5 điểm × 6 ngày, ca 16:00-20:00 (Thứ Sáu tới Chủ nhật trong 2 tuần). Số ca nằm trong khung cơ bản, nhưng 5 điểm mỗi ngày vượt mức 1 đến 3 điểm nên bạn cần đối chiếu riêng.

(*) Khung tham khảo của A.M Agency tại TP.HCM năm 2026. Khung lễ ra mắt chưa gồm VAT, phí thuê và phục vụ của địa điểm, nghệ sĩ nổi tiếng, quà tặng khách mời và đi lại ngoài TP.HCM. Khung sampling chưa gồm hàng mẫu, phí vào siêu thị hoặc chuỗi cửa hàng và VAT. Cả hai khung dao động theo quy mô, thời điểm, khu vực và nhà cung cấp.

Giá từng hạng mục như sân khấu, âm thanh, MC hay tiệc theo từng quy mô có trong bài chi phí tổ chức sự kiện.

Tải trọn bộ mẫu proposal sự kiện

Bộ mẫu proposal sự kiện gồm ba bản trình chiếu (.pptx): bản điền sẵn 16 trang, bản gọn 8 trang và bản trống; cùng một tệp Excel ngân sách và timeline điền sẵn, một tệp Excel trống và một bản PDF để xem trước. Bạn có thể tải bản điền sẵn 16 trang và tệp Excel ngân sách ở đầu bài, rồi tải các bản còn lại bên dưới. Bạn bấm tải trực tiếp, không cần để lại email.

Tải bản gọn (8 trang, .pptx)

Tải bản trình chiếu trống (.pptx)

Tải file Excel trống (.xlsx)

Tải bản PDF có ví dụ (.pdf)

Đề xuất lễ ra mắt trà đóng chai Trà Lam Khê hư cấu cho khoảng 150 khách: bìa chương trình, ý tưởng chủ đạo Một ngụm sớm mai với ba điểm chạm check-in, nghi thức mở nắp và khu dùng thử, timeline có mốc duyệt tới ngày ra mắt, ngân sách sân khấu, tiệc trưa theo hai phương án, xếp thành lưới bốn trang

Bạn dùng bộ mẫu theo ba bước sau.

1. Bạn sửa nhóm ở sheet "4. Danh mục" nếu cần, rồi nhập số lượng và đơn giá ở sheet "2. Ngân sách", ngày bắt đầu và số ngày ở sheet "3. Timeline". Ô nhập có nền vàng nhạt, chữ xanh; ô còn nguyên ví dụ tô cam, chữ xám nghiêng.

2. Ở sheet "1. Đối chiếu brief", bạn ghi số trang ở cột "Slide trả lời" cho từng mục của brief và chọn trạng thái cho mục đó.

3. Bạn chép biểu đồ ở sheet "3. Timeline" sang trang 13, rồi chép số tổng ở sheet "0. Bắt đầu" sang trang 15. Bạn giữ đúng loại việc "Ký hợp đồng" và "Ngày D" để trang tổng hợp tính được thời gian chuẩn bị.

Hạng mục mới nên được nhập vào chỗ trống có sẵn công thức. Nếu cần thêm, bạn chọn Review > Unprotect Sheet (không có mật khẩu), chèn vào giữa bảng rồi kéo công thức từ phía trên xuống. Nếu Excel mở tệp ở chế độ Protected View, tức chế độ chỉ xem dành cho tệp tải từ mạng, bạn bấm Enable Editing để công thức và danh sách thả hoạt động.

Ngân sách lễ ra mắt hư cấu theo phương án đầy đủ, phương án tinh gọn và giai đoạn sampling, kèm số mục brief đã trả lời, số ngày từ ký hợp đồng tới ngày ra mắt và chi phí từng nhóm như sân khấu, âm thanh ánh sáng, tiệc trưa, MC và PG, trên trang tổng hợp của bảng tính Excel mẫu

Sheet "0. Bắt đầu" là trang tổng hợp. Bản ví dụ có phương án A khoảng 422 triệu (*), phương án B khoảng 232 triệu (*) và giai đoạn sampling khoảng 121 triệu (*), đều chưa VAT và đã gồm phí quản lý 10% giả định. Hạng mục tùy chọn 23 triệu (*), chưa gồm phí, được cộng riêng. Bản ví dụ còn thiếu mục "Phần doanh nghiệp tự lo", nên trang tổng hợp báo 12/13 mục đã trả lời; bạn bổ sung phần này vào mục "Cần nhãn hàng xác nhận" ở cuối proposal.

(*) Số giả định của nhãn hàng hư cấu, chỉ để minh họa cách điền. Từng hạng mục của lễ ra mắt trong file nằm trong khung tham khảo ở bước 7 phía trên, thay đổi theo thời điểm, khu vực, quy mô và nhà cung cấp.

Trong PowerPoint, khung viền cam đánh dấu chỗ còn ví dụ cần thay. Biểu đồ là biểu đồ gốc, nên bạn bấm chuột phải, chọn Edit Data và sửa số. Phần ghi chú cho người trình (speaker notes) cho biết mỗi trang trả lời câu gì của người duyệt.

Bản gọn 8 trang hợp khi bạn trình sếp một chương trình nhỏ. Bản trống giữ bố cục, chữ ví dụ thay bằng gợi ý trong ngoặc vuông. Bản PDF có 19 trang, gồm 16 trang đề xuất và 3 trang Excel chữ nhỏ, nên bạn mở phần Excel trên máy tính.

Khi proposal đã được duyệt, phần dựng buổi lễ từng bước nằm trong bài tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới.

Sai lầm khi dùng mẫu proposal

Mẫu điền sẵn giúp bạn soạn nhanh hơn, nhưng ba lỗi dưới đây đều đến từ phần ví dụ hoặc phần dùng nội bộ còn sót khi gửi cho nhãn hàng.

• Giữ nguyên chữ ví dụ. Tên Trà Lam Khê, ngày ra mắt hay số khách mời của ví dụ còn sót ở một trang là người duyệt biết ngay bạn dùng mẫu. Trước khi gửi, bạn soát hết các khung viền cam và dòng đếm chỗ chưa thay ví dụ trên trang tổng hợp.
• Giữ phí quản lý 10% của ví dụ. Con số này chỉ là giả định minh họa. Bạn đổi tỷ lệ theo hợp đồng của mình và tự nhập VAT trước khi chép tổng sang proposal.
• Gửi tệp còn cột tham khảo nội bộ. Cột xám "Tham khảo khung giá (không gửi khách)" nằm ngoài vùng in nhưng vẫn còn trong tệp. Khi nhãn hàng cần bảng chi tiết, bạn gửi bản in ra PDF hoặc xóa cột này trên một bản sao.

Soát và trình proposal: đối chiếu brief, quản lý phiên bản

Trước khi gửi proposal, bạn nên kiểm mỗi mục trong brief đã có trang trả lời, và đặt tên tệp theo ngày cho mỗi lần sửa để hai bên không nhầm bản.

Bảng "1. Đối chiếu brief" có 13 mục kiểm tra lấy theo bài mẫu brief sự kiện nói ở trên, từ mục tiêu và khách mời tới ngân sách, phạm vi việc và cách chọn agency. Bạn bổ sung yêu cầu riêng của chương trình, nhất là phần sampling, vì kết quả tổng hợp chỉ phản ánh các mục đã đưa vào bảng.

Proposal cũng phải trả lời phần đo kết quả của brief. Trong proposal Trà Lam Khê, mục tiêu đại lý đặt đơn ngay tại lễ được trả lời bằng bàn đặt đơn bố trí ngay sau phần chính sách đại lý, còn trang 3 có khối "Cách đo" ghi ba cách đếm: số đơn tại bàn đặt đơn, số bài báo đã đăng trong 1 tuần do bên đề xuất tổng hợp link, và lượt dùng thử theo số cốc ghi trong phiếu mỗi ca.

Sơ đồ minh họa vòng duyệt proposal giữa bên đề xuất và nhãn hàng: nhận brief, gửi proposal bản 1 kèm báo giá, nhãn hàng góp ý và chọn phương án, gửi bản 2, chốt phương án trước khi ký hợp đồng

Ở chương trình booth nói trên, proposal được sửa và gửi lại nhiều vòng qua cùng một đường link, còn tệp báo giá đặt tên bắt đầu bằng ngày gửi. Bìa của mẫu có dòng phiên bản và ngày gửi để bạn đổi mỗi lần sửa. Sau khi proposal được chọn, các bước từ ký hợp đồng tới nghiệm thu có trong bài quy trình làm việc với event agency.

Trình proposal để chốt quyết định và nhận góp ý rõ

Một buổi trình proposal gọn thường mở bằng mục tiêu chương trình, phương án bên đề xuất khuyên chọn, lý do chọn và quyết định đang chờ người nghe. Khi người duyệt biết ngay từ đầu mình cần chốt điều gì, góp ý của họ cũng đi đúng chỗ hơn.

• Khi nhận góp ý chung như "chưa đủ nổi bật", người trình hỏi lại nhãn hàng muốn đổi thông điệp, trải nghiệm của khách mời, mức dàn dựng sân khấu hay phạm vi ngân sách.
• Cuối buổi, bên đề xuất ghi lại việc đã chốt, việc phải sửa, người xác nhận và hạn phản hồi, kèm những thay đổi làm đổi báo giá hoặc tiến độ sự kiện.

Khi nào nên để agency soạn proposal

Bạn nên để agency soạn proposal khi đội nội bộ cần phát triển ý tưởng hoặc chưa đủ người tính thiết kế, sản xuất và vận hành, chẳng hạn chương trình cần phối cảnh 3D, sân khấu hay booth, xin duyệt vị trí ở trung tâm thương mại hoặc chạy sampling ở nhiều điểm. Bản đề xuất của agency cần giải thích phương án đáp ứng brief thế nào, kèm thời gian, nhân sự và chi phí.

Nếu bạn vẫn tự soạn nhưng cần một bản nháp ý tưởng trước, bạn có thể dán brief vào công cụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện, tối đa 1.500 ký tự. Công cụ sẽ hỏi bạn vài câu cho phần brief còn trống, chẳng hạn loại việc hay quy mô, sau đó trả về bản kế hoạch sơ bộ gồm ý tưởng, lịch chuẩn bị và đội ngũ. Bản kế hoạch không ghi số tiền, nên phần ngân sách bạn vẫn làm trong tệp Excel.

A.M Agency soạn proposal cho các chương trình activation, sự kiện và sampling, rồi thiết kế, sản xuất trọn gói và vận hành nhân sự tại chỗ, nên phần đề xuất được tính theo đúng cách đội sẽ triển khai. Bạn có thể gửi brief qua trang báo giá hoặc liên hệ Hotline/Zalo 0922 891 212. Chúng tôi gửi lại đề xuất và báo giá sơ bộ trong 48 giờ làm việc; với chương trình nhiều hạng mục, thời gian này có thể kéo dài 3-5 ngày. Brief chưa đủ cũng không sao, vì đội của chúng tôi sẽ gọi lại để hỏi thêm.

---

Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.

Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.