Sáng 09/12/2023, A.M Agency tổ chức lễ khai trương nhà hàng Hachiban Ramen tại tầng 3 AEON Mall Tân Phú, TP.HCM. Chúng tôi lo trọn từ concept, thiết kế và sản xuất vật phẩm đến nhân sự và vận hành sự kiện, để nhà hàng mở cửa bằng một buổi lễ mang đúng không khí Nhật Bản ngay trong hành lang trung tâm thương mại.
Bối cảnh dự án
Hachiban Ramen là chuỗi mì ramen Nhật, và nhà hàng ở AEON Mall Tân Phú là cửa hàng thứ ba của chuỗi tại Việt Nam. Lễ khai trương diễn ra ngay trước cửa nhà hàng, trên lối đi chung của trung tâm thương mại, vào giờ mall đã mở cửa đón khách.
Điều đó đặt ra vài giới hạn rõ ràng. Mọi vật phẩm, loa, thảm và vị trí đứng của nhân sự đều phải được AEON Mall duyệt trước. Sân khấu không có, khoảng trống trước cửa hẹp, và buổi lễ phải gọn, đúng giờ để không chắn lối đi quá lâu. Trong khung đó, sự kiện vẫn cần đủ nổi để khách đi ngang dừng lại và biết có một quán ramen mới vừa mở.
Concept Ramen Time và phần thiết kế
Chúng tôi đặt tên cho buổi lễ là "Ramen Time" và xây toàn bộ hình ảnh quanh ý tưởng một góc phố Nhật đặt trước cửa nhà hàng. Đội thiết kế của A.M làm các hạng mục chính:
- Khung check-in Ramen Time: cổng mái kiểu Nhật cùng một tô ramen cỡ lớn đặt phía trước, để khách đứng vào chụp ảnh.
- Linh vật: thiết kế và sản xuất bộ linh vật hình chữ số 8, biểu tượng của Hachiban, mặc đi lại chào khách suốt ngày khai trương.
- Layout 3D: dựng phối cảnh toàn bộ khu vực trước cửa, gồm vị trí thảm đỏ, loa, standee, khung check-in và hàng PG cắt băng.
- Vật phẩm in ấn: standee, tờ rơi, bảng timeline và các đạo cụ cho buổi lễ.
Layout 3D cũng là tài liệu chúng tôi gửi AEON Mall để xin duyệt vị trí trước ngày sự kiện. Có bản dựng này, phía trung tâm thương mại hình dung được khu vực sẽ trông ra sao, còn đội thi công biết chính xác cần đặt từng món ở đâu.
Phối cảnh 3D khu vực khai trương trước cửa nhà hàng Hachiban Ramen với thảm đỏ, hàng PG cắt băng, khung check-in và linh vật
Chuẩn bị trước ngày khai trương
Trước sự kiện, chúng tôi đi sitecheck tại AEON Mall Tân Phú để đo khoảng trống trước cửa, kiểm tra nguồn điện và âm thanh, rồi làm việc với ban quản lý trung tâm về các quy định khi tổ chức sự kiện trong mall. Đội cũng lập kịch bản xử lý rủi ro cho những tình huống như trễ giờ khách mời, sự cố âm thanh hay khách đông chắn lối đi.
Phần quảng bá tại chỗ bắt đầu sớm hơn ngày lễ. Standee được đặt ở cổng nhà hàng và hai cổng ra vào của trung tâm thương mại từ đầu tháng 12, để khách đến mall biết trước sắp có một nhà hàng mới khai trương.
Sáng ngày khai trương, toàn bộ nhân sự có mặt từ 8h để kiểm tra lần cuối và chạy thử chương trình. Chúng tôi tổ chức một buổi training khoảng một giờ tại chỗ cho PG, nhóm nhảy, người mặc linh vật và MC, đi qua từng mốc của buổi lễ, vị trí đứng và cách đón khách mời.
Khu vực trước cửa nhà hàng Hachiban Ramen trong lúc setup, với thảm đỏ, khung check-in Ramen Time và hoa khai trương
Ngày khai trương
Đội nhân sự do A.M điều phối gồm MC, sáu PG mặc kimono, người mặc linh vật, sáu vũ công, chú hề làm bóng bay, nhiếp ảnh gia và người quay dựng video. Mỗi vị trí có khung giờ riêng. PG làm buổi sáng để đón khách mời và cắt băng, linh vật có mặt từ sáng đến tối, còn chú hề làm bóng bay cho trẻ em vào buổi trưa và buổi tối.
Chương trình buổi sáng đi theo một mạch gọn:
- 9h: PG và linh vật phát tờ rơi, mời khách trong mall ghé qua nhà hàng.
- 10h: đón khách mời, nhóm vũ công mở màn bằng tiết mục "Vũ điệu số 8".
- Tiếp theo: MC khai mạc, giới thiệu khách mời và đại diện hai phía.
- 10h45: lễ cắt băng khánh thành trên thảm đỏ trước cửa nhà hàng, với PG kimono cầm băng cho khách mời.
Sau lễ cắt băng, khu vực trước cửa chuyển sang phục vụ khách. Khung check-in Ramen Time trở thành góc chụp ảnh của khách đến ăn, linh vật đi chào khách và chụp ảnh cùng trẻ em, còn chú hề tạo không khí vui cho các gia đình đi mall cuối tuần. Chúng tôi cũng giữ liên lạc với hai TikToker đến trải nghiệm và quay video review nhà hàng trong ngày khai trương.
Quy mô triển khai
- Thời gian: 09/12/2023, standee quảng bá đặt tại mall từ đầu tháng 12
- Địa điểm: trước cửa nhà hàng Hachiban Ramen, tầng 3 AEON Mall Tân Phú, TP.HCM
- Concept và thiết kế: Ramen Time, khung check-in, linh vật số 8, layout 3D, standee, tờ rơi, bảng timeline, đạo cụ
- Sản xuất: khung check-in, bộ linh vật, standee chân sắt và bản in, bộ cắt băng, thảm đỏ, loa và micro
- Nhân sự: MC, 6 PG kimono, linh vật, 6 vũ công, chú hề bóng bay, nhiếp ảnh và quay dựng video
- Chuẩn bị: sitecheck, layout gửi AEON Mall duyệt, kịch bản rủi ro, training tại chỗ
- Bàn giao: ảnh sự kiện, video recap, vật phẩm còn dùng được giao lại cho nhà hàng
Kết quả
Lễ khai trương diễn ra đúng kịch bản và lễ cắt băng đúng giờ. Xong phần nghi thức, đội dọn gọn vật dụng khai trương để trả lại không gian cho nhà hàng đón khách. Sau sự kiện, chúng tôi bàn giao bộ ảnh và video recap cho nhà hàng. Khung check-in, linh vật và các vật phẩm còn dùng được cũng được giao lại để nhà hàng tiếp tục sử dụng sau ngày khai trương.
Với một buổi khai trương trong trung tâm thương mại, chúng tôi thấy phần chuẩn bị giấy tờ và layout quan trọng không kém phần trình diễn. Khi bản phối cảnh đã được mall duyệt từ trước và mỗi người trong đội biết rõ mình đứng ở đâu, làm gì vào phút nào, buổi lễ chạy trơn tru dù chỉ có một khoảng trống nhỏ trước cửa. Bạn có thể xem thêm cách chúng tôi tổ chức sự kiện và hội nghị.
Bạn sắp khai trương cửa hàng hoặc nhà hàng trong trung tâm thương mại? A.M Agency có thể lo từ concept, thiết kế, xin duyệt layout với mall, sản xuất vật phẩm đến nhân sự và vận hành ngày khai trương.
