Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị gì: trước, trong và sau ngày mở cửa

Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị ba chặng: trước ngày mở cửa thì báo tin cho khách quanh cửa hàng và mở thử, ngày khai trương làm lễ gọn rồi đón khách, tuần đầu tạo lý do để khách quay lại. Phần lễ cắt băng ở từng kiểu mặt bằng được viết riêng trong bài tổ chức lễ khai trương.

Bài viết dành cho thương hiệu, chuỗi ăn uống và thời trang đang mở thêm điểm bán, và cả chủ cửa hàng tự lo ngày mở cửa. Các ví dụ lấy từ ba chương trình khai trương mà chúng tôi đã triển khai.

Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì

Việc chuẩn bị khai trương cửa hàng chia theo ba chặng, và mỗi việc nên có người lo rõ ràng: chủ cửa hàng lo bán hàng và khách mời, còn nếu thuê đơn vị sự kiện thì bên đó lo mặt tiền, buổi lễ và hoạt động kéo khách.

Khi lo khai trương, chúng tôi thường đặt cho mỗi chặng một việc chính: trước ngày mở cửa là báo tin cho người quanh cửa hàng, ngày khai trương là để khách vào mua và dùng thử, còn những ngày sau là mời người đã đến quay lại. Ở chuỗi mở thêm điểm, phần của chủ cửa hàng trong bảng dưới thường do đội vận hành của thương hiệu đảm nhận.

Chặng	Chủ cửa hàng lo	Đơn vị sự kiện lo (nếu thuê)
Trước ngày mở cửa	Ngày giờ khai trương và ngày mở thử; hàng hóa, nhân viên bán hàng, cách thanh toán; danh sách khách mời; bài đăng trên trang của cửa hàng	Mặt tiền báo ngày mở cửa bằng decal, standee (bảng đứng) hoặc phướn; thiết kế thiệp mời
Ngày khai trương	Phần cúng theo phong tục; bán hàng và thanh toán ngay sau lễ	Lễ cắt băng, MC, trang trí, âm thanh, ánh sáng; góc kéo khách; ảnh và video
Tuần đầu	Đăng lại ảnh, video; nhắn khách mời và đối tác; so số khách mới với mục tiêu	Góc kéo khách vào giờ đông hoặc cuối tuần, nếu cửa hàng cần

Danh sách việc theo từng ngày cho cả một chương trình có ở bài checklist chuẩn bị sự kiện, còn ngân sách từng hạng mục có ở bài chi phí tổ chức lễ khai trương. Những phần việc đơn vị sự kiện thường nhận được liệt kê ở trang giải pháp tổ chức sự kiện và hội nghị.

Hoạt động kéo khách không nhất thiết đặt ngay trước cửa. Khi BonChon có cửa hàng mới ở tầng 5 Giga Mall tháng 12/2022, chúng tôi vận hành một góc activation (hoạt động cho khách tiếp xúc trực tiếp với thương hiệu) giữa sảnh trung tâm thương mại để mời khách lên cửa hàng. Góc này chạy ba ngày từ thứ Sáu tới Chủ nhật, mỗi ngày hai ca, mỗi ca ba tiếng với hai PG (nhân viên đón khách của chương trình), có thêm MC vào hai ngày cuối tuần. Bảng ở góc ghi "Opening Now, tầng 5 Gigamall" để khách biết cửa hàng mới nằm ở tầng nào.

Trái: góc activation của BonChon giữa sảnh, bảng ghi rõ cửa hàng ở tầng 5. Phải: PG của chương trình trò chuyện với khách đi mall.

Trước ngày mở cửa: báo cho khách quanh cửa hàng

Người sống, làm việc hoặc hay đi qua quanh cửa hàng là nhóm khách đầu tiên, nên cửa hàng cần báo ngày mở cửa cho họ qua mặt tiền, bài đăng trên mạng và thiệp mời.

Trước mỗi buổi khai trương, chúng tôi thường xem quanh cửa hàng có chung cư, văn phòng, trường học hay chợ nào để chọn nhóm cần báo. Ngoài người ở gần, cửa hàng còn cần báo cho khách mời, nên người cần báo chia thành ba nhóm:

• Khách mời. Đối tác và khách quen của thương hiệu cần thiệp mời riêng. Người lo danh sách nên gọi lại khách cũ và báo tin cho đối tác cùng lúc với việc báo tin ở mặt tiền.
• Người quanh khu. Cư dân, nhân viên văn phòng hay phụ huynh đưa đón con gần đó có thể biết tin qua tờ rơi hoặc nhóm Zalo, Facebook của cư dân, và nhóm này có thể quay lại nhiều lần vì ở gần.
• Người đi ngang. Mặt tiền cần ghi ngày mở cửa từ vài ngày trước để người chạy xe qua hay đi dạo trong trung tâm thương mại (mall) biết tin. Trong trung tâm thương mại, cửa hàng nên hỏi ban quản lý được đặt bảng báo tin ở đâu.

Ở lễ khai trương cửa hàng flagship (cửa hàng chủ lực) John Henry & Freelancer tại Gò Vấp, chúng tôi dán decal lên mặt kính ngày 08/07/2026, ba ngày trước lễ, và tấm lớn nhất ghi "Coming soon" kèm ngày mở cửa. Chúng tôi cũng chỉnh thiệp mời online từ bộ nhận diện của nhãn hàng và chuẩn bị bảng tên in hai mặt cho khách mời.

Với nhà hàng Hachiban Ramen trong AEON Mall Tân Phú, standee được đặt ở cổng nhà hàng và hai cổng ra vào trung tâm thương mại từ đầu tháng 12, trước buổi lễ ngày 09/12/2023, để khách đến mall biết trước sắp có một nhà hàng mới khai trương.

Bài đăng khai trương cửa hàng trên Facebook nên có gì

Một bài đăng khai trương cửa hàng trên Facebook cần đủ bốn thông tin để người đọc tìm tới đúng chỗ và biết tới đó sẽ có gì.

• Ngày giờ. Bài đăng ghi ngày khai trương, giờ làm lễ và giờ cửa hàng bắt đầu bán.
• Địa chỉ và cách tìm. Cửa hàng trong trung tâm thương mại nên ghi tầng và lối đi gần nhất, còn cửa hàng mặt phố nên ghi chỗ gửi xe.
• Những gì có cho người đến. Người đọc cần biết tới nơi được làm gì, như thử món hay chụp ảnh, và bài chỉ nên ghi điều cửa hàng chắc chắn có.
• Ảnh mặt tiền thật. Người đọc nhìn ảnh để nhận ra cửa hàng khi tới nơi.

Phiếu bài đăng khai trương cửa hàng nên có gì: ngày giờ, địa chỉ và cách tìm, những gì có cho người đến, ảnh mặt tiền thật

Lịch truyền thông trên mạng xã hội cho cả giai đoạn trước, trong và sau một chương trình có ở bài social media sự kiện.

Mở thử trước ngày khai trương cửa hàng

Mở thử là mở cửa bán thật vài hôm hoặc vài buổi cho người quen, nhân viên và một nhóm khách mời nhỏ trước ngày khai trương, để cửa hàng rà lại cách bán hàng khi còn kịp sửa.

Trong ngành ăn uống, bước này còn được gọi là soft opening. Ngày khai trương thường đông hơn ngày bán bình thường, nên chỗ nào chưa trơn tru sẽ lộ ra đúng lúc cửa hàng bận nhất.

Trong buổi mở thử, người lo cửa hàng nên rà năm chỗ sau:

• Cách thanh toán. Máy tính tiền, máy quẹt thẻ và mã chuyển khoản phải chạy được khi nhiều khách thanh toán cùng lúc.
• Thời gian phục vụ hoặc ra món. Người lo cửa hàng đo xem khách chờ bao lâu từ lúc gọi món hay chọn hàng tới lúc nhận, nhất là khi đông.
• Chỗ đứng của nhân viên khi đông. Nhân viên cần biết rõ ai đón khách ở cửa, ai đứng quầy thu ngân và ai hỗ trợ khi có hàng chờ.
• Lối đi và chỗ xếp hàng. Hàng người chờ không nên chắn cửa ra vào hay lối đi chung, nhất là trong trung tâm thương mại.
• Đồ trưng bày và hàng trong kho. Kệ và kho cần đủ hàng cho một ngày đông, và cửa hàng cần biết món nào hết nhanh để đặt thêm.

Sơ đồ năm chỗ cần rà khi mở thử cửa hàng: thanh toán, thời gian phục vụ, chỗ đứng của nhân viên, lối đi và chỗ xếp hàng, đồ trưng bày

Người được mời nên là người sẽ góp ý thật lòng. Sau mỗi buổi, người lo cửa hàng ghi lại chỗ khách phải chờ lâu, chỗ nhân viên còn lúng túng, rồi sửa trước buổi kế tiếp.

Ảnh minh họa nhân viên phục vụ một nhóm người quen trong cửa hàng mới trước ngày khai trương

Trên lịch, người lo cửa hàng nên đặt hai mốc rõ ràng là ngày mở thử và ngày khai trương, cách nhau đủ để sửa những gì buổi mở thử cho thấy. Cùng lúc, cửa hàng nên đặt một mục tiêu đơn giản, ví dụ số khách mới muốn đón trong ngày khai trương và trong tuần đầu, để cuối tuần đầu có con số mà so lại.

Ngày khai trương cửa hàng: làm lễ gọn rồi đón khách mua

Trong ngày khai trương cửa hàng, buổi lễ chỉ là một khung giờ ngắn: trước lễ, cửa hàng nên mời người đi ngang ghé qua, còn sau lễ, chỗ làm lễ chuyển thành chỗ đón khách mua.

Phần nghi thức gồm giờ đẹp, mâm cúng, cắt băng, múa lân và các mốc chuẩn bị tính lùi từ giờ làm lễ được viết ở bài tổ chức lễ khai trương theo từng mặt bằng, nên mục này nói về những giờ còn lại trong ngày.

Ở ngày khai trương nhà hàng Hachiban Ramen ở tầng 3 AEON Mall Tân Phú sáng 09/12/2023, lễ cắt băng chỉ chiếm một khung ngắn lúc 10h45. Từ 9h, PG và linh vật hình chữ số 8, biểu tượng của Hachiban, đã đi phát tờ rơi và mời khách đang ở trong mall ghé qua nhà hàng.

Xong lễ cắt băng, khu vực trước cửa được dùng để đón khách vào ăn, và khung check-in Ramen Time trở thành chỗ khách chụp ảnh. Người mặc linh vật đi chào khách và chụp ảnh với các bé, còn tới buổi trưa và buổi tối, chú hề làm bóng bay cho trẻ em. Trong ngày, hai TikToker tới trải nghiệm và quay video review nhà hàng, và chúng tôi là bên giữ liên lạc với họ.

Trái: linh vật và nhóm vũ công mở màn trước cửa nhà hàng. Phải: khách chụp ảnh ở khung check-in Ramen Time sau lễ, tại nhà hàng Hachiban Ramen.

Khi lên chương trình cho cửa hàng của mình, bạn nên chia ngày thành ba khung: trước lễ, trong lễ và sau lễ, rồi ghi rõ ai làm gì trong từng khung. Đội sự kiện lo phần lễ và phần kéo khách như phát tờ rơi hay hoạt náo, còn nhân viên cửa hàng nên vào vị trí bán hàng trước giờ cắt băng, vì khách có thể vào ngay khi lễ xong. Nếu cửa hàng có ưu đãi khai trương, MC, PG và nhân viên ở quầy nên nói cùng một nội dung với bài đăng.

Tuần đầu sau khai trương cửa hàng

Trong tuần đầu sau khai trương cửa hàng, chủ cửa hàng cần tạo lý do để khách đã đến quay lại và để người chưa biết ghé thử.

Lý do đó có thể là một món mới, một góc chụp ảnh còn giữ lại hay một món quà nhỏ cho lần ghé sau. Trong tuần đầu, cửa hàng nên làm thêm những việc sau:

• Giữ một góc kéo khách. Góc chụp ảnh hoặc trò chơi nhỏ nên chạy tiếp vào giờ đông hoặc cuối tuần đầu tiên.
• Đăng lại ảnh và video ngày khai trương. Ảnh khách thật giúp người chưa đến hình dung được cửa hàng. Cách quay và đăng video trong ngày có ở bài video ngắn sự kiện.
• Giữ đồ trang trí dùng tiếp được. Khung chụp ảnh hay standee đã làm riêng cho ngày lễ có thể giữ lại thêm vài ngày nếu mặt bằng cho phép.
• Nhắn lại khách mời và đối tác. Người lo danh sách nên nhắn cảm ơn người đã đến, mời họ quay lại và rủ thêm người quen.
• So số khách mới với mục tiêu. Cuối tuần đầu, chủ cửa hàng nên so số khách mới của ngày khai trương và của cả tuần với mục tiêu đã đặt khi lên lịch mở thử.

Khai trương cửa hàng nhỏ: bản gọn của ba chặng

Khai trương cửa hàng nhỏ vẫn cần đủ ba chặng, chỉ làm gọn hơn và thường không cần dựng sân khấu.

1. Trước ngày mở cửa. Chủ cửa hàng dán thông báo ngày mở cửa lên mặt tiền vài hôm trước, nhắn cho người quen và nhóm cư dân gần đó, rồi mời vài hàng xóm ghé mua thử một hai buổi để rà cách thanh toán và phục vụ.
2. Ngày khai trương. Chủ cửa hàng bố trí một người đón khách ở cửa và một người đứng quầy, để khách vào mua được ngay sau phần cúng hay cắt băng.
3. Tuần đầu. Cửa hàng chuẩn bị một lý do để khách ghé lại, như món mới hay quà nhỏ, và người đứng quầy nhắc khách khi thanh toán.

Nếu đang cân nhắc tự làm lễ hay thuê đơn vị tổ chức, bạn có thể đọc phần so sánh tự làm và thuê dịch vụ khai trương.

Lập kế hoạch sơ bộ cho ngày khai trương Trong công cụ lập kế hoạch miễn phí của A.M Agency, bạn bấm Hoạt động khác ở màn đầu rồi chọn Khai trương, trả lời vài câu trong đó có nơi tổ chức (trung tâm thương mại, nhà hàng, cửa hàng, mặt phố, ngoài trời), rồi nhận kế hoạch sơ bộ. Mở công cụ lập kế hoạch →

Nếu bạn sắp khai trương cửa hàng, hãy gửi ngày khai trương, địa chỉ và loại mặt bằng (mặt phố hay trong trung tâm thương mại, ở tầng nào) qua trang liên hệ. A.M Agency sẽ đề xuất cách làm và gửi báo giá trong 48 giờ. Phạm vi công việc khi thuê và cách hai bên chia việc có ở trang dịch vụ tổ chức khai trương.

---

Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.

Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.