Mẫu brief sự kiện điền sẵn, tự chấm brief đủ chưa [Tải miễn phí]

Mẫu brief sự kiện là bản 1-2 trang doanh nghiệp gửi agency, ghi mục tiêu, khách mời, thời gian, địa điểm, ngân sách và phần việc cần thuê. Bạn có thể tải bản Excel điền sẵn ở mục tải trong bài, thay ví dụ bằng thông tin của mình rồi gửi đi.

Bản mẫu đã điền một tình huống hư cấu để bạn sửa đè: lễ ra mắt trà đóng chai Trà Lam Khê cho khoảng 150 khách tại TP.HCM, sau đó là 2 tuần sampling, tức cho người tiêu dùng dùng thử, ở siêu thị. Tình huống này giống nhiều chương trình tổ chức ra mắt sản phẩm ngành đồ uống: một buổi lễ cho đại lý và báo chí, rồi sản phẩm ra điểm bán để người tiêu dùng nếm thử.

Mẫu brief sự kiện gồm những mục nào

Mẫu brief sự kiện trong bài có 24 mục, chia sáu nhóm: mục tiêu, khách, thời gian và địa điểm, ngân sách, phạm vi việc và cách chọn agency. Mỗi nhóm trả lời sẵn một câu agency sẽ hỏi trước khi làm đề xuất.

Trang 1 bản Word mẫu brief sự kiện đã điền ví dụ lễ ra mắt trà đóng chai hư cấu, chữ ví dụ màu xám trong các ô nhập

Nhóm và các mục	Ví dụ trong file	Agency dùng để
Mục tiêu: tên chương trình, chủ đề tạm, loại sự kiện, bối cảnh, mục tiêu kinh doanh, thông điệp, cách đo thành công	Lễ ra mắt dòng trà đóng chai mới, chủ đề ghi rõ là tạm	Lên ý tưởng chủ đạo, chọn hoạt động và cách đo
Khách: nhóm khách và số dự kiến từng nhóm, số tối đa và mức linh hoạt, khách đặc biệt	Khoảng 150 khách gồm đại lý, báo chí, người có ảnh hưởng và nội bộ	Chọn sức chứa địa điểm, tính tiệc, quà, khu check-in
Thời gian và địa điểm: ngày dự kiến, khoảng có thể dời, ngày không được, khung giờ, khu vực, địa điểm đã có hay cần tìm	Nửa ngày kèm tiệc trưa tại TP.HCM, địa điểm cần agency tìm	Giữ chỗ địa điểm, xếp lịch dựng và tổng duyệt
Ngân sách: dải ngân sách, đã gồm phí agency và VAT chưa, hạng mục ưu tiên chi	Buổi lễ đã có dải ngân sách được duyệt, đã gồm phí agency, chưa VAT; sampling có ngân sách riêng	Chọn quy mô sân khấu, màn LED, tiết mục
Phạm vi việc: phần thuê agency, phần doanh nghiệp tự lo, phần ngoài phạm vi, vật phẩm có sẵn, phong cách, điều cần tránh	Thuê ý tưởng, thiết kế, sản xuất, MC, quay chụp; nhãn hàng tự lo hàng mẫu và danh sách khách	Báo giá đúng phần việc được giao
Cách chọn agency: lịch chọn agency, người gửi và cách liên hệ, người duyệt cuối, có cần ký bảo mật	Lịch từ ngày gửi brief tới ngày chốt và người duyệt cuối ghi sẵn	Xếp người làm đề xuất cho kịp hạn

Nếu chưa có số ngân sách, bạn có thể tham khảo khung 120-620 triệu (*) cho một lễ ra mắt 100 đến 300 khách tại TP.HCM.

(*) Khung tham khảo của A.M Agency tại TP.HCM năm 2026, chưa gồm VAT, phí thuê và phục vụ của địa điểm, nghệ sĩ nổi tiếng, quà tặng khách mời và đi lại ngoài TP.HCM. Khung thay đổi theo quy mô, ngày tổ chức, mùa cao điểm, khu vực và tình hình thị trường.

Năm ô trong mẫu được thêm vào từ các brief thật mà chúng tôi từng nhận, vì nhiều mẫu trống trên mạng chưa có những ô này:

• Chủ đề được ghi kèm chữ "tạm" (tentative), để agency biết nhãn hàng vẫn nhận đề xuất chủ đề khác.

• Ngân sách ghi rõ đã gồm phí agency hay chưa, vì hai agency hiểu khác nhau thì hai báo giá không so được.

• Khách mời được chia theo nhóm như báo chí, khách VIP, đối tác, nội bộ, vì mỗi nhóm cần chỗ ngồi, quà và cách đón khác nhau.

• Phạm vi việc được ghi thành danh sách chọn Có hoặc Không cho từng phần, như địa điểm và hội trường, tiệc và teabreak, quà tặng khách mời, tiết mục giải trí, để agency báo giá đúng những phần được giao.

• Lịch chọn agency ghi đủ ngày gửi brief, hạn đề xuất lần đầu, vòng góp ý và ngày chốt, để agency xếp người làm cho kịp.

Nếu chương trình của bạn cũng là lễ ra mắt, các bước tổ chức buổi lễ sau khi chốt agency nằm ở bài tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới.

Tải mẫu brief sự kiện điền sẵn (Excel, Word, PDF)

Bộ mẫu brief sự kiện có ba bản điền sẵn ví dụ (Excel để tự chấm điểm, Word để gửi agency, PDF để xem trước) và hai bản trống Excel, Word để bắt đầu ngay. Bạn bấm tải trực tiếp, không cần để lại email.

⬇ Tải mẫu brief sự kiện bản Excel điền sẵn (.xlsx)

⬇ Tải bản Word điền sẵn để gửi agency (.docx)

⬇ Tải bản PDF có ví dụ (.pdf)

⬇ Tải bản Excel trống để bắt đầu ngay (.xlsx)

⬇ Tải bản Word trống để bắt đầu ngay (.docx)

Sheet 0. Bắt đầu của file Excel: ô Brief đủ 89%, câu nhận xét, biểu đồ tròn mức đủ và biểu đồ thanh theo sáu nhóm mục

Bạn dùng file Excel theo ba bước:

1. Bạn mở sheet "1. Brief sự kiện", xóa chữ ví dụ ở cột "Ô nhập" rồi nhập thông tin chương trình của mình. Với bản trống, bạn nhập thẳng vào cột này.

2. Ở sheet "2. Brief tại điểm bán", bạn chọn "Có" và điền thêm nếu có sampling, booth hay roadshow (đội lưu động chạy qua nhiều điểm) tại điểm bán; nếu không, bạn chọn "Không".

3. Bạn quay lại sheet "0. Bắt đầu" để xem điểm, rồi gửi luôn tệp Excel cho agency, hoặc lưu sheet 1 và 2 thành PDF.

Sheet "0. Bắt đầu" hiện mức đủ của brief trong một ô số lớn, bản ví dụ đang ở mức "Brief đủ: 89%". Bên cạnh ô số có câu nhận xét tự đổi theo điểm và số mục bắt buộc còn trống, biểu đồ tròn phần đã điền và phần còn thiếu, biểu đồ thanh cho sáu nhóm mục, và danh sách các ô bắt buộc còn trống để bạn điền trước. Ví dụ điền sẵn cũng được tính điểm, nên 89% là điểm của brief Trà Lam Khê; khi bạn xóa ví dụ rồi nhập thông tin của mình, file tự tính lại điểm. Bản ví dụ cố ý để trống vài mục bắt buộc ở sheet 2, để bạn thấy file báo thiếu ra sao.

Ở sheet 1 và sheet 2, ô còn nguyên ví dụ tô cam, ô bắt buộc còn trống tô đỏ, ô bạn đã nhập chuyển xanh, còn ô trống không bắt buộc để vàng. Nhờ vậy, bạn nhìn màu là biết brief còn thiếu chỗ nào và chỗ nào chưa thay ví dụ. Ô loại sự kiện là danh sách thả, khớp tám lựa chọn ở form báo giá trên website của chúng tôi.

Bản Word gồm phần sự kiện và phần tại điểm bán, có ví dụ chữ xám để bạn nhập đè; bản Word trống dùng khi bạn muốn bắt đầu từ trang sạch. Bản PDF có ví dụ Trà Lam Khê và chỉ rõ các mục còn thiếu, để bạn xem trước khi mở Excel.

Mẫu này phục vụ bước chọn agency. Sau khi chốt agency, việc chuẩn bị theo từng tuần trước ngày diễn ra nằm trong checklist tổ chức sự kiện.

Brief đủ chưa: tự chấm trước khi gửi agency

Theo cách chấm của mẫu, brief đủ để nhận đề xuất sơ bộ khi không còn mục bắt buộc nào trống và điểm đạt từ 60%. Điểm của mẫu cho biết mức hoàn thành ô nhập, chưa chấm câu trả lời của bạn đã rõ hay chưa.

Sheet 3 cho mỗi mục bắt buộc 3 điểm, mục nên có 2 điểm, mục thêm 1 điểm. File cộng điểm các ô đã có chữ (ô chỉ chép nguyên câu gợi ý thì vẫn tính là trống), chia cho tổng điểm rồi hiện phần trăm cho cả brief và cho từng nhóm. Công thức đã khóa nên bạn không cần sửa sheet này.

Câu nhận xét ở sheet "0. Bắt đầu" xét cả điểm lẫn các mục bắt buộc. Khi còn mục bắt buộc trống, câu này nhắc số mục bắt buộc còn trống để bạn điền trước. Khi các mục bắt buộc đã đủ, câu nhận xét đổi theo điểm như bảng dưới.

Mức đủ	Câu file hiện	Bạn nên làm gì
Dưới 60%	Agency sẽ phải hỏi lại nhiều	Bạn vẫn có thể gửi và hẹn cuộc gọi ngắn để agency hỏi thêm.
60% đến 84%	Đủ để nhận đề xuất sơ bộ	Brief đã đủ để gửi một agency nhận ý tưởng và báo giá sơ bộ.
Từ 85%	Đủ để so đề xuất giữa các agency	Cùng một bản có thể gửi cho nhiều agency để các đề xuất dựa trên cùng thông tin.

Ngưỡng 60% và 85% là quy ước gợi ý của mẫu, không phải số đo từ dự án nào.

Sheet 3. Chấm điểm: cột mục, mức và trạng thái, dòng đỏ là mục bắt buộc còn trống, dòng xanh là mục đã điền, bảng tổng hợp phần trăm đủ theo nhóm

Mỗi dòng ở sheet 3 có sẵn câu agency sẽ hỏi nếu mục đó trống. Ô ngân sách còn trống thì sheet "0. Bắt đầu" đưa câu "Ngân sách dự kiến khoảng bao nhiêu, đã gồm phí agency và VAT chưa?" vào danh sách agency sẽ hỏi. Nếu bạn trả lời được câu đó ngay trong brief, agency bớt được một vòng hỏi lại.

Nhiều người phân vân có nên ghi ngân sách vào brief. Brief vẫn nên có ngân sách, kể cả khi mới có một dải, kèm ghi chú dải đó gồm những phần nào. Khi brief thiếu ngân sách, hai agency dễ đề xuất hai quy mô khác hẳn nhau và bạn khó so hai bản.

Brief activation, sampling tại điểm bán cần thêm gì

Brief activation (hoạt động để người tiêu dùng trải nghiệm thương hiệu tại chỗ) hay sampling tại điểm bán cần ghi thêm nhóm người tiêu dùng, sản phẩm, số điểm, khung ca, hàng mẫu, mặt bằng và cách đếm kết quả.

Ở sheet "2. Brief tại điểm bán", bạn ghi rõ bên đặt mặt bằng, người giữ và đếm hàng mẫu, cùng vật phẩm có thể dùng lại. Bạn cũng điền số điểm chạy cùng lúc để agency tính số người và số quầy, và điền ô "Nhóm người tiêu dùng muốn gặp", vì nhóm khách của buổi lễ ở sheet 1 không dùng thay được cho người đi siêu thị. Sheet này còn có ô ngân sách riêng cho phần tại điểm bán.

Ảnh ghép có nhãn activation Cell Fusion C tại AEON Mall Bình Tân: booth tư vấn da liễu và khu trải nghiệm sản phẩm

Đầu năm 2024, Cell Fusion C, thương hiệu dược mỹ phẩm từ Hàn Quốc, gửi chúng tôi brief cho đợt activation ra mắt sản phẩm tại AEON Mall Bình Tân. Brief nêu rõ nhãn hàng cần người tiêu dùng hiểu đúng sản phẩm, thay vì cầm mẫu thử rồi quên. Chúng tôi nhận từ concept (ý tưởng chủ đạo), thiết kế booth tới vận hành trong 3 ngày, và dựng booth thành góc tư vấn da liễu thay cho quầy phát mẫu thông thường. Một dòng mục tiêu rõ như vậy giúp agency chọn đúng hình thức; trong mẫu, bạn ghi nó ở ô "KPI và cách đếm" của sheet 2.

Ở một chương trình sampling khác, brief chúng tôi nhận ghi rõ nhãn hàng tự liên hệ đặt chỗ ở cửa hàng tiện lợi và siêu thị, booth ở cửa hàng tiện lợi dùng lại từ đợt trước, còn siêu thị yêu cầu hàng mẫu mang vào phải dùng hết, không mang về. Brief đó cũng ghi quà tồn của đợt trước chỉ còn ít, nên agency cần tính sản xuất thêm theo KPI tương tác đã cam kết. Phần ngân sách trong brief liệt kê luôn các khoản được tính: nhân sự, vật dụng cần làm thêm và quà cho hoạt động tương tác.

Nếu bạn định gửi cùng một brief cho vài đơn vị, bài cách chọn công ty tổ chức activation có phần nói nên gửi gì để các báo giá so được với nhau.

Ba chỗ brief sự kiện hay lệch khi chạy thật

Ba chỗ brief sự kiện hay lệch so với lúc chạy là số khách, ngày chạy và phạm vi việc. Mẫu có ô riêng cho từng chỗ, để bạn ghi mức linh hoạt ngay từ đầu thay vì sửa brief giữa chừng; bản ví dụ Trà Lam Khê đã điền sẵn cả ba ô để bạn xem cách ghi.

Số khách: ghi số dự kiến và mức linh hoạt

Một brief chúng tôi nhận ghi số khách ở mức tối đa, kèm tọa đàm và tiệc tối. Đến lúc nghiệm thu, chương trình đã thành hội thảo nửa ngày với tiệc trưa, số khách thấp hơn mức tối đa khá nhiều. Vì tiệc, quà, ghế và nhân sự đón khách đều tính theo đầu người, brief nên có cả số dự kiến, số tối đa và ngày chốt danh sách. Ô "Số khách tối đa và mức linh hoạt" trong mẫu dành cho việc này.

Ngày chạy: ghi ngày dự kiến và ngày không được

Lịch chạy có thể dời sau khi bạn gửi brief. Trong các chương trình chúng tôi làm, có đợt sampling lùi hơn một tháng so với lịch trong brief, có chương trình đổi ngày bắt đầu và lùi cả hạn nộp đề xuất lần đầu. Ngày dự kiến, khoảng có thể dời và những ngày chắc chắn không được, như ngày trùng lịch nội bộ hay ngày lễ, đều nên có trong brief. Khi biết trước khoảng dời, agency giữ chỗ địa điểm và nhân sự linh hoạt hơn.

Phạm vi: ghi phần ngoài phạm vi, chốt phát sinh bằng văn bản

Một brief sampling chúng tôi nhận chỉ ghi TP.HCM, nhưng hồ sơ nghiệm thu có vận chuyển và lưu kho cho một điểm ở Bình Dương, lúc đó còn là tỉnh riêng. Việc mở rộng như vậy vẫn làm được khi hai bên thống nhất trước. Bạn nên ghi rõ phần "ngoài phạm vi" trong mẫu, và khi có việc phát sinh, hai bên nên chốt bằng văn bản như phụ lục hợp đồng hoặc email xác nhận trước khi agency làm.

Gửi brief sự kiện xong, agency gửi lại gì

Sau khi nhận brief sự kiện, agency thường gửi lại vài câu hỏi làm rõ và hẹn ngày nộp đề xuất. Ở A.M Agency, bạn nhận báo giá sơ bộ trong 48 giờ làm việc; sự kiện phức tạp có thể cần 3-5 ngày để phương án đủ chi tiết. Bản đề xuất agency gửi lại thường đi theo khung trong mẫu proposal sự kiện, gồm ý tưởng, chương trình, timeline và ngân sách.

Sơ đồ minh họa các bước sau khi gửi brief: agency hỏi làm rõ, hẹn ngày, gửi đề xuất và báo giá sơ bộ

Brief chi tiết không bắt buộc để nhận báo giá. Bạn chỉ cần mô tả ngắn nhu cầu, đội ngũ của chúng tôi sẽ liên hệ để trao đổi thêm và hoàn thiện brief cùng bạn; brief điền đủ giúp đề xuất đầu tiên sát hơn và hai bên đỡ một vòng hỏi lại. Các bước sau đó, từ duyệt concept tới nghiệm thu, có trong bài quy trình làm việc với event agency.

Nếu brief có thông tin chưa công bố như sản phẩm mới, giá bán hay ngày ra mắt, bạn có thể đề nghị ký thỏa thuận bảo mật trước khi gửi bản đầy đủ. Chúng tôi từng ký thỏa thuận bảo mật khi còn trao đổi báo giá. Mẫu có ô "Cần ký bảo mật không" để bạn nêu yêu cầu này.

Khi chưa kịp điền mẫu, bạn có thể mở công cụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện và dán brief tóm tắt, tối đa 1.500 ký tự. Công cụ chỉ hỏi thêm phần brief chưa nói, như loại việc, ngành hàng, nơi tổ chức, quy mô, rồi viết kế hoạch sơ bộ có ý tưởng chính, các bước, lịch chuẩn bị, đội ngũ và cách đo kết quả. Kế hoạch không ghi số tiền và có mã riêng để bạn gửi qua Zalo; bạn không cần ghi tên nhãn hàng hay thông tin mật vào ô brief.

Khi brief đã sẵn, bạn có thể gửi yêu cầu qua trang báo giá và dán phần tóm tắt vào ô mô tả, hoặc nhắn Zalo 0922 891 212 kèm tệp Excel, Word hay PDF. Chúng tôi đọc brief rồi gọi lại để làm rõ trước khi gửi đề xuất.

---

Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.

Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.