- Tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không?
- Tổ chức sự kiện cần giấy tờ gì theo từng hạng mục?
- Thông báo với phường nơi tổ chức sự kiện
- Có tiết mục acoustic, ca nhạc trong chương trình thì xin ở đâu?
- Xin phép treo phướn, băng rôn quanh điểm tổ chức
- Xin phép đặt booth và thi công: chủ mặt bằng yêu cầu gì?
- Xin giấy phép tổ chức sự kiện mất bao lâu, nên bắt đầu từ lúc nào?
- Doanh nghiệp cần cung cấp giấy tờ gì khi agency làm thủ tục?
- Câu hỏi thường gặp khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
- Chi phí xin giấy phép ghi thế nào trong báo giá?
- Hội thảo, hội nghị trong khách sạn có phải xin phép không?
- Tổ chức sự kiện ở tỉnh khác thì làm thủ tục thế nào?
- A.M Agency có nhận làm riêng giấy phép không?
- Thiếu giấy tờ sát ngày thì làm gì?
- Phát hàng mẫu dùng thử, có quà hoặc bốc thăm thì có phải báo ai không?
Xin giấy phép tổ chức sự kiện thường không phải xin một tờ giấy: mỗi hạng mục của sự kiện (thông báo với địa phương, tiết mục biểu diễn, treo phướn, thi công trong mặt bằng) hỏi một nơi và cần một bộ giấy tờ riêng. Ở lễ khai trương BonChon Phan Xích Long, A.M Agency làm hai thủ tục tách nhau: giấy phép tổ chức sự kiện và giấy phép treo phướn. Sự kiện này diễn ra tháng 12/2022, khi đó còn cấp quận, nay nơi nên hỏi đầu tiên là phường.
A.M Agency là công ty tổ chức sự kiện, không phải đơn vị tư vấn luật. Thủ tục xin phép tổ chức sự kiện đổi theo nơi tổ chức và theo thời điểm. Thông tin trong bài được soát ngày 15/11/2026, nên bạn hỏi lại phường, xã hoặc sở nơi tổ chức trước khi nộp hồ sơ.
Tổ chức sự kiện có cần xin giấy phép không?
Sự kiện thương mại thường có ít nhất một việc phải báo hoặc xin phép trước, như tiết mục biểu diễn, phướn ngoài đường hay thi công trong trung tâm thương mại, nhà máy. Tổ chức sự kiện cần hỏi những nơi nào thì tùy địa điểm và những hạng mục có trong sự kiện.
Lễ khai trương mặt phố cũng có phần thủ tục: ở hai sự kiện khai trương BonChon Phan Xích Long và John Henry & Freelancer Gò Vấp, A.M Agency làm phần này trong gói tổ chức lễ khai trương, cùng phần dàn dựng và nhân sự.
Với chính quyền, chúng tôi đã gặp trường hợp chỉ cần thông báo với phường ở gala MerapLion. Phương án khai trương Gò Vấp có thêm trường hợp phải xin phép ở sở cho tiết mục biểu diễn mở cho công chúng. Hai trường hợp được đặt cạnh nhau dưới đây.
Thông báo với phường
Loại sự kiện: tiệc nội bộ, buổi tri ân trong khách sạn, resort, nhà hàng, không bán vé
Gửi tới: Ủy ban nhân dân và Phòng Văn hóa - Xã hội của phường, xã nơi tổ chức
Giấy tờ chính: tờ thông báo ghi tên chương trình, thời gian, địa điểm, số người dự kiến, cam kết an ninh trật tự, y tế, phòng cháy
Ai làm gì: agency soạn tờ thông báo, Phòng Văn hóa - Xã hội của phường ký xác nhận
Đã gặp: gala tri ân MerapLion, Cần Thơ, 03/2026
Xin phép ở Sở
Loại sự kiện: có tiết mục biểu diễn mở cho công chúng
Gửi tới: sở phụ trách văn hóa của tỉnh, thành phố nơi tổ chức (ở TP.HCM là Sở Văn hóa và Thể thao)
Giấy tờ chính: kịch bản, danh mục bài hát kèm tên tác giả
Ai làm gì: doanh nghiệp đưa danh sách bài hát, agency soạn hồ sơ
Trong phương án: khai trương John Henry & Freelancer, Gò Vấp, 2026
Chủ mặt bằng là đầu mối thứ ba, với thủ tục riêng ở mục xin phép đặt booth bên dưới. Ban quản lý đồng ý cho vào thi công chưa có nghĩa là phần việc với phường đã xong, và ngược lại.
Tổ chức sự kiện cần giấy tờ gì theo từng hạng mục?
Tổ chức sự kiện cần một bộ giấy riêng cho mỗi hạng mục: tờ thông báo cho phường, xã; kịch bản và danh mục bài hát cho tiết mục biểu diễn; file thiết kế cho phướn; đăng ký thi công cho chủ mặt bằng; kèm giấy ủy quyền, đăng ký kinh doanh đứng tên doanh nghiệp. Cùng là lễ khai trương, sự kiện có tiết mục acoustic và phướn ngoài đường sẽ cần nhiều bộ hồ sơ hơn sự kiện chỉ có nghi thức cắt băng trong cửa hàng, vì vậy bạn hãy đánh dấu từng hạng mục trong kịch bản rồi dò theo bảng dưới.
Ảnh minh họa do AI tạo, không phải sự kiện thật. Mỗi chú thích trên ảnh là một hạng mục và nơi nên hỏi trước, như bảng bên dưới.
Bảng dưới liệt kê sáu nhóm hồ sơ hay gặp ở sự kiện thương mại, giấy tờ thường chuẩn bị, bên cung cấp và nơi hỏi, theo thông tin soát ngày 15/11/2026.
Hạng mục | Giấy tờ thường chuẩn bị, bên cung cấp | Hỏi ở đâu, ví dụ |
|---|---|---|
Thông báo với địa phương | Tờ thông báo về sự kiện. Agency soạn từ thông tin doanh nghiệp đưa | Ủy ban nhân dân và Phòng Văn hóa - Xã hội của phường, xã nơi tổ chức. Gala MerapLion, 03/2026 |
Tiết mục biểu diễn mở cho công chúng | Kịch bản, danh mục bài hát kèm tên tác giả. Doanh nghiệp đưa danh sách bài hát | Sở phụ trách văn hóa của tỉnh, thành phố. Trong phương án khai trương Gò Vấp, 2026 |
Phướn, băng rôn | File thiết kế phướn đã chốt. Doanh nghiệp duyệt thiết kế | Phường hoặc sở phụ trách văn hóa nơi treo. Ví dụ: BonChon Phan Xích Long, 12/2022, làm giấy phép treo phướn riêng |
Khuyến mại có quà, bốc thăm | Thể lệ dự kiến. Doanh nghiệp chốt sau khi hỏi Sở | Sở Công Thương nơi tổ chức, hỏi trước khi chốt thể lệ |
Thi công trong mặt bằng | Đăng ký thi công, danh sách nhân sự. Agency làm | Ban quản lý trung tâm thương mại, siêu thị, nhà máy |
Giấy tờ đứng tên doanh nghiệp | Giấy ủy quyền, đăng ký kinh doanh, đăng ký nhãn hiệu. Doanh nghiệp đưa | Nộp kèm các hồ sơ trên. Trong phương án khai trương Gò Vấp, 2026 |
Bản đầy đủ của bảng, có thêm cột bên đi nộp, việc cần xác nhận và trạng thái, nằm trong phiếu Excel dưới đây. Phiếu tách mỗi giấy tờ và mỗi việc cần làm thành một dòng, để bạn giao cho từng người và theo dõi tới lúc đưa giấy phép vào hồ sơ nghiệm thu.
Tải phiếu hồ sơ xin phép tổ chức sự kiện theo hạng mục (.xlsx)
Phiếu hồ sơ gồm ba sheet:
Sheet | Dùng để làm gì |
|---|---|
Cách dùng và ví dụ | Hướng dẫn điền, quy ước màu ô, ví dụ từ ba chương trình trong bài kèm tên và năm |
Hồ sơ theo hạng mục | Mỗi giấy tờ một dòng, kèm bên cung cấp, bên đi nộp, hỏi ở đâu, việc cần xác nhận, trạng thái; có sẵn dòng doanh nghiệp xem hồ sơ, agency giao bản giấy phép và đưa giấy phép vào hồ sơ nghiệm thu |
Lịch làm thủ tục | Cột số ngày trước sự kiện để bạn tự điền sau khi hỏi nơi tổ chức |
Thông báo với phường nơi tổ chức sự kiện
Với tiệc nội bộ hay buổi tri ân trong khách sạn, resort, nhà hàng, không bán vé, cách chúng tôi đã gặp là một tờ thông báo gửi Ủy ban nhân dân phường, xã nơi tổ chức. Sự kiện của bạn có thuộc trường hợp này hay không thì bạn hỏi phường nơi tổ chức trước.
Gala tri ân MerapLion tại Cần Thơ (03/2026) tổ chức ngoài trời trong khu vườn của một resort, và tờ thông báo gửi đồng thời Ủy ban nhân dân phường và Phòng Văn hóa - Xã hội của phường nơi có resort, với các mục như ở khối so sánh phía trên.
A.M Agency làm thủ tục giấy phép tổ chức sự kiện cho lễ khai trương John Henry & Freelancer tại Gò Vấp (2026). Trong phương án của chương trình, phần thủ tục gồm thông báo với chính quyền địa phương, trật tự đô thị và công an. Phương án còn có tiết mục múa lân ở vỉa hè, và phần xin phép cho tiết mục này nằm chung trong hạng mục giấy phép của báo giá.
Lễ khai trương John Henry & Freelancer tại Gò Vấp, sự kiện A.M Agency triển khai năm 2026.
Nếu sự kiện của bạn dùng vỉa hè trước cửa hàng, bạn hỏi phường nơi tổ chức xem phần này làm chung với tờ thông báo hay làm riêng. Sự kiện ngoài trời ở công viên, quảng trường hay khu đất trống thì bạn hỏi phường nơi tổ chức và bên quản lý khu đất đó trước. Chương trình có xe chạy trên đường thì cần thêm thủ tục cho lộ trình xe, phần này đi cùng kế hoạch tổ chức roadshow.
Có tiết mục acoustic, ca nhạc trong chương trình thì xin ở đâu?
Tiết mục biểu diễn mở cho công chúng thì bạn hỏi sở phụ trách văn hóa của tỉnh, thành phố nơi tổ chức, ở TP.HCM là Sở Văn hóa và Thể thao. Hồ sơ phần này thường có văn bản đề nghị, kịch bản, danh mục bài hát kèm tên tác giả và tên người chịu trách nhiệm nội dung chương trình, nên danh sách bài phải chốt trước khi nộp.
Gala MerapLion có ca sĩ và ban nhạc acoustic nhưng là buổi tri ân không bán vé, và phần thủ tục ở đó là tờ thông báo gửi phường.
Trong phương án khai trương John Henry & Freelancer tại Gò Vấp, tiết mục acoustic có hạng mục giấy phép biểu diễn riêng trong báo giá, chưa gồm tác quyền bài hát. Tác quyền là việc khác với hồ sơ biểu diễn, nên bạn cần thống nhất với agency bên nào lo phần này trước khi chốt bài.
Xin phép treo phướn, băng rôn quanh điểm tổ chức
Phướn treo dọc đường phố thì bạn hỏi phường hoặc sở phụ trách văn hóa nơi treo, còn phướn ở cổng hay trong khuôn viên khách sạn, trung tâm hội nghị thì ban quản lý nơi đó là đầu mối hỏi đầu tiên.
Ở lễ khai trương BonChon Phan Xích Long (12/2022), giấy phép treo phướn là một thủ tục riêng với giấy phép tổ chức sự kiện, và phướn được treo trước ngày mở cửa năm ngày.
Thách thức của hạng mục này là thiết kế phướn phải chốt sớm. Bạn nên chốt file thiết kế phướn trước khi nộp hồ sơ và đặt in, để một lần sửa câu chữ sát ngày không kéo theo việc làm lại cả hồ sơ lẫn bản in.
Xin phép đặt booth và thi công: chủ mặt bằng yêu cầu gì?
Chủ mặt bằng nơi tổ chức sự kiện thường yêu cầu agency đăng ký thi công, xác nhận giờ lắp đặt và giờ đưa hàng ra vào, gửi danh sách nhân sự để làm thẻ, và ở nhà máy thì nhân sự phải học an toàn trước khi vào; agency phải làm xong phần này trước ngày vào thi công. Bảng dưới tóm các việc cần hỏi ở ba loại mặt bằng.
Mặt bằng | Yêu cầu | Ví dụ |
|---|---|---|
Trung tâm thương mại | Đăng ký thi công, khung giờ lắp đặt, tháo dỡ và đưa hàng ra vào | Một trung tâm thương mại ở TP.HCM chỉ cho lắp đặt, tháo dỡ và đưa hàng ra vào sau 22h30 tới trước 6h sáng |
Siêu thị | Yêu cầu khác nhau theo từng chuỗi, hỏi ban quản lý siêu thị trước | Xem bài in-store activation bên dưới |
Nhà máy | Thẻ nhà thầu cho từng nhân sự, học an toàn trước khi vào | Một nhà máy thực phẩm: thẻ ghi tên công ty, họ tên, số căn cước công dân, chức vụ, ngày học an toàn, ngày hết hạn |
Cách triển khai activation trong trung tâm thương mại nằm ở bài activation tại trung tâm thương mại.
Với siêu thị, việc xin vị trí đặt booth theo từng chuỗi nằm trong bài in-store activation tại siêu thị.
Lễ khai trương cửa hàng trong trung tâm thương mại còn phải duyệt từng hạng mục với ban quản lý, phần này có trong bài cách tổ chức lễ khai trương.
Phiếu dưới đây gom các câu hỏi với chủ mặt bằng vào một chỗ, kể cả danh sách nhân sự làm thẻ và hàng mang vào, mang ra.
Tải phiếu thủ tục theo nơi tổ chức (.xlsx)
Phiếu thủ tục theo nơi tổ chức gồm ba sheet:
Sheet | Dùng để làm gì |
|---|---|
Thủ tục với chủ mặt bằng | Đăng ký chương trình, đăng ký thi công, giờ lắp đặt, tháo dỡ, đưa hàng ra vào, kèm câu cần xác nhận với ban quản lý |
Nhân sự và thẻ ra vào | Danh sách nhân sự, thông tin làm thẻ, ngày học an toàn |
Điện và hàng mang vào, mang ra | Thiết bị dùng điện, vật tư, hàng mẫu, với số lượng mang vào và mang ra để đối chiếu khi tháo dỡ |
Xin giấy phép tổ chức sự kiện mất bao lâu, nên bắt đầu từ lúc nào?
Thời gian xin giấy phép tổ chức sự kiện không có một con số chung cho mọi trường hợp, nên bạn bắt đầu hỏi thủ tục ngay khi chọn địa điểm. Ở gala tri ân MerapLion tại Cần Thơ (sự kiện ngày 27/03/2026), lịch của A.M Agency xếp phần thông báo với địa phương từ 09/03 đến 18/03, tức theo lịch là xong hơn một tuần trước ngày diễn ra.
Gala tri ân MerapLion tại Cần Thơ, tháng 03/2026, tổ chức ngoài trời trong khuôn viên một resort.
Để xếp lịch làm thủ tục cho sự kiện, bạn lấy ngày diễn ra làm mốc cuối rồi xếp sáu việc dưới đây theo thứ tự.
Số ngày trong các ô ví dụ lấy từ sự kiện chúng tôi đã làm và hợp đồng chúng tôi đã ký, không phải hạn của cơ quan nào. Sheet Lịch làm thủ tục trong phiếu hồ sơ để trống cột số ngày cho bạn điền sau khi hỏi nơi tổ chức.
- Khi chọn địa điểm Bạn hỏi chủ mặt bằng, phường, xã và sở nơi tổ chức xem sự kiện cần những thủ tục nào. Sự kiện ở tỉnh khác thì lịch cần thêm thời gian đi lại để khảo sát và nộp giấy.
- Khi chốt hạng mục Agency gửi doanh nghiệp danh sách giấy tờ, ghi rõ ai ký, ai đóng dấu. Giấy ủy quyền cần thời gian trình ký, còn bản sao đăng ký nhãn hiệu thường phải xin từ bộ phận khác trong doanh nghiệp, nên danh sách cần gửi sớm.
- Trước khi nộp Doanh nghiệp chốt danh sách bài hát và file thiết kế phướn, rồi xem và duyệt hồ sơ.
- Nộp và chờ kết quả Agency nộp hồ sơ ở từng nơi và theo dõi tới lúc nhận giấy.
Ví dụ lịch ở gala MerapLion tại Cần Thơ: lịch xếp phần thông báo với địa phương từ 09/03 đến 18/03, sự kiện ngày 27/03/2026. Đây là khoảng lịch của cả đầu việc trong kế hoạch, không riêng thời gian chờ kết quả.
- Treo phướn Thợ lắp đặt treo phướn quanh điểm tổ chức trước ngày diễn ra.
Ví dụ đã làm, BonChon Phan Xích Long (12/2022): phướn treo trước ngày mở cửa 5 ngày. Đây là ngày treo, không cho biết hồ sơ phướn mất bao lâu.
- Giao bản giấy phép cho doanh nghiệp Agency giao bản giấy phép cho doanh nghiệp trước ngày diễn ra sự kiện.
Ví dụ điều khoản hợp đồng: một hợp đồng chúng tôi từng ký ghi agency giao bản giấy phép trong vòng 3 ngày trước khi diễn ra chương trình.
Doanh nghiệp cần cung cấp giấy tờ gì khi agency làm thủ tục?
Khi agency làm thủ tục cho sự kiện, doanh nghiệp đưa giấy tờ tùy hạng mục, như giấy ủy quyền, đăng ký kinh doanh, đăng ký nhãn hiệu, danh sách bài hát, file thiết kế và thông tin sự kiện, còn agency soạn hồ sơ và đi nộp. Phần dưới chia việc của hai bên theo phương án và hợp đồng của các sự kiện chúng tôi đã làm.
Doanh nghiệp
Đưa giấy tờ: giấy ủy quyền, đăng ký kinh doanh, đăng ký nhãn hiệu, danh sách bài hát, file thiết kế, thông tin sự kiện (phương án khai trương Gò Vấp, 2026)
Duyệt trước khi nộp: xem và duyệt hồ sơ trước khi agency gửi cơ quan nhà nước, như một hợp đồng chúng tôi từng ký ghi rõ
Nhận lại: giấy phép đã cấp hoặc tờ thông báo đã được xác nhận, để đưa vào hồ sơ nghiệm thu như ở gala MerapLion; doanh nghiệp nên báo trước cần bản gốc hay bản sao
Agency
Soạn hồ sơ: từ giấy tờ và thông tin doanh nghiệp đưa, theo từng hạng mục trong kịch bản
Đi nộp: nộp ở từng nơi, theo dõi tới lúc nhận kết quả
Giao bản: giao bản giấy phép cho doanh nghiệp trước ngày diễn ra sự kiện
Bạn nên giữ bước duyệt hồ sơ trước khi nộp kể cả khi hợp đồng của bạn không ghi. Cũng có sự kiện mà nhãn hàng tự lo phần giấy phép, và hạng mục này không nằm trong hợp đồng với agency. Báo giá nên ghi rõ bên nào lo thủ tục nào, theo nguyên tắc trong bài quy trình làm việc với event agency.
Câu hỏi thường gặp khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
Chi phí xin giấy phép ghi thế nào trong báo giá?
Trong báo giá của A.M Agency, phần giấy phép tách riêng khỏi sản xuất và nhân sự, ghi rõ gồm những thủ tục nào. Chi phí đổi theo số thủ tục và nơi tổ chức, nên A.M Agency báo theo từng sự kiện. Những khoản hay nằm ngoài báo giá được liệt kê trong bài chi phí tổ chức sự kiện.
Hội thảo, hội nghị trong khách sạn có phải xin phép không?
Hội thảo, hội nghị trong khách sạn có hai đầu mối nên hỏi trước. Bạn hỏi phường nơi tổ chức xem sự kiện có cần tờ thông báo như ở gala MerapLion trong một resort tại Cần Thơ không, và hỏi khách sạn về giờ lắp đặt, âm thanh. Cách chuẩn bị cả buổi nằm ở bài tổ chức hội nghị khách hàng.
Tổ chức sự kiện ở tỉnh khác thì làm thủ tục thế nào?
Khi sự kiện diễn ra ở tỉnh khác, bạn hỏi phường, xã và các sở của tỉnh, thành phố nơi tổ chức, vì hồ sơ nộp tại địa phương đó, rồi tính thêm thời gian đi lại vào lịch làm thủ tục.
A.M Agency có nhận làm riêng giấy phép không?
A.M Agency làm phần thủ tục giấy phép trong gói tổ chức sự kiện, cùng với dàn dựng, nhân sự hoặc vận hành của chính chương trình đó. Chúng tôi không làm giấy phép như một dịch vụ riêng.
Thiếu giấy tờ sát ngày thì làm gì?
Khi một giấy tờ chưa kịp, người phụ trách nên xác định ngay hạng mục nào phụ thuộc vào giấy đó. Phương án dự phòng thường là tạm rút hạng mục còn thiếu giấy khỏi kịch bản, ví dụ một tiết mục biểu diễn, để phần còn lại vẫn chạy đúng ngày. Bạn nên bàn phương án này từ lúc lên lịch làm thủ tục.
Phát hàng mẫu dùng thử, có quà hoặc bốc thăm thì có phải báo ai không?
Với chương trình phát hàng mẫu dùng thử, có quà tặng hoặc có bốc thăm, bạn hỏi Sở Công Thương nơi tổ chức trước khi chốt cách phát mẫu hoặc thể lệ. Câu trả lời của Sở cho bạn biết chương trình có phải gửi giấy tờ gì không.
Thông tin trong bài được soát ngày 15/11/2026, dựa trên các sự kiện A.M Agency đã triển khai và không phải ý kiến tư vấn luật. Thủ tục tổ chức sự kiện có thể đã đổi khi bạn đọc bài, nên bạn hỏi lại phường, xã hoặc sở nơi tổ chức trước khi nộp hồ sơ.
Nếu bạn đang chuẩn bị một lễ khai trương, gala hay activation, hãy gửi ngày, địa điểm và các hạng mục dự kiến qua trang liên hệ. A.M Agency phản hồi và gửi báo giá trong 48 giờ.
Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.
Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.
