Timeline truyền thông: cách chia giai đoạn và xếp lịch các kênh theo tuần [Tải file Excel]

Timeline truyền thông là bảng xếp các đầu việc của một chiến dịch theo tuần và theo kênh, kèm người phụ trách và hạn duyệt. Bài này hướng dẫn chia giai đoạn, xếp lịch từng nhóm kênh, lùi hạn duyệt và có bộ mẫu Excel tải miễn phí. Nếu chiến dịch chỉ xoay quanh một ngày ra mắt sản phẩm, bạn có thể dùng mẫu kế hoạch ra mắt sản phẩm mới.

Người làm marketing và trade marketing bên nhãn hàng có thể dùng mẫu này khi ghép lịch quảng cáo, KOL, báo chí cùng chuỗi activation điểm bán nhiều tuần. Ngay cả lúc giao agency triển khai chiến dịch IMC trọn năm, hai bên vẫn cần chung một timeline truyền thông để rà việc đã chốt và việc còn chờ duyệt.

Timeline truyền thông là gì và gồm những gì

Timeline truyền thông là bảng xếp các đầu việc truyền thông của một chiến dịch theo thời gian: việc gì, chạy trên kênh nào, ai làm, khi nào phải duyệt. Một bảng dùng được có ít nhất năm cột: đầu việc, kênh, người phụ trách, ngày bắt đầu và kết thúc, trạng thái.

Bảng sau giải thích năm cột đó.

Cột	Ghi gì
Đầu việc	Một việc có người làm và có ngày xong, như "dựng trang chiến dịch" thay cho "làm digital"
Kênh	Nhóm kênh của việc, để thấy kênh nào đang trống tuần nào
Người phụ trách	Mỗi đầu việc cần tên một người phụ trách chính bên nhãn hàng hoặc agency
Ngày bắt đầu và kết thúc	Việc chạy từ tuần nào tới tuần nào
Trạng thái	Chưa làm, đang làm, chờ duyệt, xong hoặc hoãn

Khi nhiều bên cùng làm, bạn nên thêm cột bên duyệt, cột phụ thuộc (việc phải xong trước) và cột ghi chú. Hạn duyệt của từng hạng mục nên ghi ở một bảng mốc duyệt riêng, như sheet 2 của mẫu bên dưới.

Mẫu timeline truyền thông Excel có những sheet nào

Mẫu timeline truyền thông của A.M Agency là tệp Excel gồm ba sheet làm việc (nhập ngày, lịch theo tuần chia kênh, mốc duyệt tự lùi ngày) và một sheet danh mục. Bản điền sẵn ví dụ một chiến dịch 12 tuần, cộng 4 tuần chuẩn bị, là tệp riêng, đi kèm bản PDF và PowerPoint.

Bảng sau tóm tắt từng tệp và từng sheet trong bộ mẫu: có gì và dùng lúc nào.

Tệp hoặc sheet	Có gì	Dùng khi nào
Sheet 0. Bắt đầu	Ô nhập tên chiến dịch, ngày ra mắt, số tuần từng giai đoạn; ngày bắt đầu, ngày kết thúc tự tính	Lúc lập lịch, khi ngày ra mắt dời
Sheet 1. Timeline theo tuần	Mỗi hàng một đầu việc, nhóm theo kênh, cộng một nhóm đo và báo cáo; người phụ trách, bên duyệt, phụ thuộc, trạng thái; các tuần việc chạy tự tô màu	Họp hằng tuần với nhóm và agency
Sheet 2. Mốc duyệt	Hạng mục cần chốt như KPI, key visual (hình ảnh chủ đạo), booking KOL, file in POSM (vật phẩm quảng cáo tại điểm bán), thiết kế booth; hạn chốt tự lùi, cảnh báo trễ	Nhắc người duyệt trước hạn
Sheet Danh mục	Danh sách nhóm kênh, giai đoạn, người phụ trách, trạng thái	Sửa tên người hoặc bộ phận phụ trách cho đúng công ty bạn
Excel điền sẵn	Ví dụ giả định: chiến dịch hè 12 tuần của một nhãn hàng snack, có đợt sampling tại siêu thị	Xem cách điền
PDF mẫu đã điền	Bản in của Excel điền sẵn	In, hoặc gửi người không mở Excel
PowerPoint 4 slide	Giai đoạn, lịch theo tuần chia kênh, các mốc cần duyệt, việc cần quyết	Trình cấp trên duyệt

Sheet timeline theo tuần của mẫu Excel điền sẵn, các dải màu theo kênh

Số tuần và số ngày chốt trước trong tệp là giá trị mẫu, nên bạn sửa theo thời gian thật của nhà cung cấp và người duyệt bên mình. Bản điền sẵn dùng ngày xem tiến độ 10/05/2027 để minh họa cảnh báo. Khi dùng thật, bạn xóa giá trị ở ô "Ngày xem tiến độ" trên sheet 0 để file tính theo hôm nay.

Tải Excel trống để lập timeline của bạn (.xlsx)

Tải Excel điền sẵn ví dụ chiến dịch hè 12 tuần (.xlsx)

Tải PDF bản đã điền để in hoặc gửi duyệt (.pdf)

Tải PowerPoint 4 slide trình duyệt timeline (.pptx)

Chiến dịch truyền thông chia mấy giai đoạn, mỗi giai đoạn bao nhiêu tuần

Phần lớn chiến dịch chia bốn giai đoạn: trước ra mắt (teaser), ra mắt, duy trì và tổng kết. Độ dài mỗi giai đoạn tính từ tổng thời gian chiến dịch và số đợt hoạt động, nên không có số tuần cố định.

Trước bốn giai đoạn lên sóng, nhãn hàng và agency cần khoảng chuẩn bị để chốt nội dung, booking KOL, POSM cùng lịch điểm bán. Bạn tính số tuần cho khoảng chuẩn bị và từng giai đoạn theo các căn cứ dưới đây.

Khoảng	Việc chính	Độ dài tính theo
Chuẩn bị	Sản xuất nội dung, booking KOL và media, POSM	Hạng mục sản xuất lâu nhất
Trước ra mắt	Gợi tò mò, kênh nhà mở trước	Số bài teaser, mốc công bố
Ra mắt	Công bố; quảng cáo và KOL lên cùng đợt; báo chí đưa tin	Lịch đăng của KOL, lịch đưa tin
Duy trì	Nội dung theo tuần; activation, sampling, roadshow	Số đợt offline, lịch điểm bán duyệt
Tổng kết	Bài kể lại, báo cáo theo kênh và theo đợt	Thời gian gom số liệu

Sơ đồ khoảng chuẩn bị và bốn giai đoạn truyền thông của một chiến dịch

Bản Excel điền sẵn dùng 4 tuần chuẩn bị, rồi 3, 2, 6 và 1 tuần cho bốn giai đoạn; đó là giá trị mẫu để bạn sửa, không phải chuẩn chung.

Chiến dịch kéo dài cả năm thường được chia trước thành vài đợt lớn, mỗi đợt có lịch riêng. Chuỗi activation Lay's đa giai đoạn mà A.M Agency triển khai kéo dài 12 tháng, từ 12/2023 đến 12/2024, và gồm ba giai đoạn: cuối 2023, giữa 2024 và cuối 2024.

Ba giai đoạn của chuỗi Lay's: PG cạnh quầy trưng bày Lay's Stax tại roadshow, PG phát mẫu ở Huế, booth Lay's tại concert

Xếp kênh owned, paid, earned trên cùng một timeline

Nhãn hàng thường mở kênh nhà (owned) trước để đón truy cập, chạy kênh trả phí (paid) khi trang đích sẵn sàng và gửi trước tài liệu cho báo chí, KOL đăng lại trên kênh lan truyền (earned).

Nếu quảng cáo chạy khi trang chiến dịch chưa xong, người bấm vào không có chỗ đến; nếu trang chưa gắn mã theo dõi (tracking), nhãn hàng mất số liệu của những tuần đầu. Bảng sau xếp bốn nhóm kênh theo thứ tự mở trên timeline.

Nhóm kênh	Gồm	Lên lịch khi nào
Kênh nhà	Website, fanpage, Zalo OA, email	Làm xong trong khoảng chuẩn bị, mở đầu tiên
Kênh trả phí	Quảng cáo Facebook, TikTok, Google; KOL đã booking	Khi trang chiến dịch và mã theo dõi đã chạy
Kênh lan truyền	Báo chí đưa tin (PR); người tiêu dùng và KOL đăng lại không trả phí	Người phụ trách PR gửi tài liệu trước ngày ra mắt và ghi lịch đăng dự kiến
Offline	Activation, sampling, roadshow, POSM tại điểm bán	Theo lịch điểm bán hoặc ban tổ chức đã duyệt

Sơ đồ bốn làn kênh nhà, kênh trả phí, kênh lan truyền và offline xếp theo thời gian trên timeline

Phần này chỉ bàn thứ tự thời gian của các kênh. Việc chọn kênh nào và chia ngân sách cho mỗi kênh có ở bài chọn kênh và chia ngân sách cho một chiến dịch.

Timeline truyền thông sự kiện: báo chí, KOL, quảng cáo chốt theo mốc nào

Với một sự kiện, timeline truyền thông lùi từ ngày diễn ra, và nội dung đăng sau ngày đó phải viết thành tin kể lại. Ở một roadshow A.M Agency từng triển khai, video KOL lên sau khi sự kiện đã kết thúc, nên phải sửa sang giọng kể lại.

Từ ngày diễn ra, bạn lùi lại để đặt mốc chốt cho ba nhóm việc:

• KOL. Booking KOL và kịch bản video cần chốt sớm, vì KOL cần thời gian quay và nhãn hàng cần duyệt bản dựng.
• Báo chí. Người phụ trách PR soạn thông cáo, chọn bộ ảnh rồi gửi kèm lời mời phóng viên trước ngày diễn ra. Tin đăng sau sự kiện cần ảnh thật, nên bạn hẹn photographer gửi ảnh đã chọn sớm.
• Quảng cáo. Quảng cáo kéo người tới sự kiện chạy trước ngày diễn ra, nhắm khu vực quanh địa điểm, rồi dừng khi sự kiện kết thúc.

Bạn nhập ngày diễn ra vào ô ngày ra mắt để dùng mẫu timeline truyền thông sự kiện. Sheet 2 đặt hạn chốt booking KOL trước ngày đăng video 21 ngày, kịch bản trước 10 ngày và thông cáo trước ngày gửi 5 ngày; đây đều là giá trị mẫu.

Lịch chuẩn bị, run sheet và phân công trong ngày diễn ra thuộc lịch vận hành, có ở bài mẫu timeline sự kiện Excel.

Nếu bạn cần lịch đăng từng bài trên fanpage trước, trong và sau ngày diễn ra, bài social media sự kiện xếp lịch theo từng chặng.

Timeline IMC khi chiến dịch có activation, sampling, roadshow

Timeline IMC (truyền thông marketing tích hợp) đặt các đợt activation, sampling, roadshow chung một bảng với kênh nhà, kênh trả phí và kênh lan truyền, để thấy việc nào phải xong trước mỗi đợt và kênh nào đăng sau đợt. Bảng này là phần lịch của một bản kế hoạch IMC; nếu bạn cần cả bản có insight, ngân sách và KPI, xem bài mẫu IMC plan template.

Ở chuỗi activation Lay's do A.M Agency triển khai từ 12/2023 đến 12/2024, roadshow mùa Giáng Sinh, sampling miền Trung và activation tại concert nối nhau thành ba giai đoạn, và cả ba giai đoạn activation chạy đúng lịch.

Mỗi đợt offline có lịch riêng do điểm bán hoặc ban tổ chức sự kiện duyệt. Khi thêm đợt vào timeline truyền thông, bạn ghi rõ bài nhắc lịch, quảng cáo và báo cáo thuộc đợt nào. Bản Excel điền sẵn (ví dụ giả định) xếp sampling siêu thị vào hai cuối tuần của giai đoạn duy trì, với ba chặng việc dưới đây:

• Trước đợt, hai bên khóa lịch điểm bán, chốt thiết kế booth, xuất file in POSM và hoàn tất buổi training PG.
• Trong đợt, người phụ trách chạy quảng cáo nhắm khu vực quanh siêu thị để kéo người tới điểm.
• Sau đợt, kênh nhà đăng bài kể lại, và người phụ trách gửi báo cáo gồm ảnh, số lượng mẫu phát, phản hồi của người tiêu dùng.

Ở chuỗi activation Fruit Me Up của Andros Vietnam mà A.M Agency triển khai, mỗi đợt chạy ở một loại địa điểm khác nhau: trường tiểu học tháng 9-10/2022, khu vui chơi trong trung tâm thương mại tháng 12/2022, French Food Festival tại Hà Nội tháng 4/2023, triển lãm VietBaby Fair tháng 6/2023.

Hai đợt Fruit Me Up: hai PG cạnh standee trước cổng trường tiểu học ở Tiền Giang, mascot và PG trước booth tại French Food Festival Hà Nội

Nếu cần làm đủ từ bước phân tích tới đo lường, bạn xem bài cách lập kế hoạch IMC từ đầu đến cuối.

Cách làm timeline truyền thông: 5 bước và các mốc duyệt

Việc lập timeline truyền thông đi theo năm bước: chốt ngày ra mắt, chia giai đoạn, liệt kê đầu việc theo kênh, lùi hạn duyệt cho từng việc, rồi gán người phụ trách. Hạn duyệt lùi theo thời gian sản xuất của từng hạng mục, nên booking KOL, media và sản xuất booth phải chốt sớm hơn bài đăng.

1. Chốt ngày ra mắt. Mọi ngày khác trong bảng tính theo mốc này. Ngày ra mắt ở đây là ngày nhãn hàng công bố chiến dịch, không nhất thiết là ngày ra mắt sản phẩm. Trong mẫu Excel, bạn nhập ngày này ở sheet 0.
2. Chia giai đoạn. Bạn nhập số tuần cho khoảng chuẩn bị và bốn giai đoạn, dựa trên tổng thời gian chiến dịch và số đợt hoạt động.
3. Liệt kê đầu việc theo kênh. Mỗi đầu việc thuộc một nhóm kênh và một giai đoạn, kèm tuần bắt đầu và số tuần chạy, nên khi bạn đổi số tuần của giai đoạn, các việc dời theo. Đợt offline đã có ngày do siêu thị hoặc ban tổ chức xác nhận thì bạn chỉnh số tuần của các giai đoạn trước đó để đợt rơi đúng tuần.
4. Lùi hạn duyệt. Ở sheet 2, mỗi hạng mục cần chốt có số ngày phải chốt trước, và hạn chốt tự lùi từ ngày đầu việc đó bắt đầu. Cột cảnh báo ghi Trễ, Gấp (còn 7 ngày trở xuống), Kịp hoặc Đã chốt.
5. Gán người phụ trách và bên duyệt. Mỗi việc có một người làm chính và một bên duyệt, để khi việc trễ, cả nhóm biết ngay cần hỏi ai.

Các hạng mục phụ thuộc lịch bên ngoài như booking KOL, kế hoạch media, lịch sampling với siêu thị, file in POSM và thiết kế booth cần được xác nhận sớm nhất.

Sheet mốc duyệt với hạn chốt tự lùi và cảnh báo trễ

Kênh lệch lịch, nội dung duyệt trễ: phương án dự phòng trong timeline

Khi một đầu việc bị trễ, timeline cần cho thấy ngay những việc khác đang phải chờ. Cột phụ thuộc trong mẫu Excel ghi số thứ tự của việc phải xong trước, nên khi lọc cột này, bạn thấy dời việc dựng trang chiến dịch sẽ kéo theo những đợt quảng cáo nào.

Với các mốc phụ thuộc bên ngoài, bạn nên ghi sẵn phương án dự phòng vào cột ghi chú ngay lúc lập lịch:

• Nếu KOL đã booking báo dời lịch, người phụ trách booking cần có sẵn KOL dự phòng có tệp follower tương đương.
• Nếu siêu thị chưa duyệt lịch sampling đúng hạn, người phụ trách chốt ngày thay thế với siêu thị, rồi dời quảng cáo kéo người tới điểm theo ngày mới.
• Nếu video quảng cáo duyệt trễ, người phụ trách content đăng key visual đúng lịch trên kênh nhà; người phụ trách media chạy quảng cáo khi video được duyệt.

Đợt offline đi theo sự kiện của bên khác thì lịch có thể đổi sát ngày. Ở đợt sampling Lay's tại các ngày hội miền Trung, khi đội đã ra tới Quảng Bình, ban tổ chức mới báo ngày hội chỉ diễn ra một ngày thay vì nhiều ngày, và A.M Agency tuyển thêm nhân sự ngay tại chỗ để phát mẫu trong ngày đó. Vì vậy, cột ghi chú của những đợt này nên ghi sẵn nguồn nhân sự dự phòng tại địa phương.

Minh họa: nhóm marketing rà timeline trên màn hình trong buổi họp

A.M Agency lên và chạy timeline cho chiến dịch nhiều đợt

A.M Agency lên timeline và chạy các đợt activation, sampling, roadshow của chiến dịch, rồi báo cáo theo từng đợt. Ở chuỗi Fruit Me Up, chúng tôi phụ trách concept, vận hành đội PG/PB, sản xuất booth, training nhân sự và báo cáo kết quả cho từng đợt.

Khi nhãn hàng hoặc agency khác giữ phần quảng cáo, KOL và báo chí, A.M Agency đưa lịch điểm bán và POSM của các đợt offline vào timeline chung để các bên khớp lịch.

Bạn gửi bản timeline đã điền kèm số điểm và số ngày chạy dự kiến từng đợt qua trang liên hệ, nhắn Zalo hoặc gọi 0922 891 212; chúng tôi gửi báo giá phần việc offline trong 48 giờ sau khi nhận đủ thông tin.

---

Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.

Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.