Mẫu timeline sự kiện Excel: lịch chuẩn bị tự lùi ngày và run sheet theo phút [Tải miễn phí]

Mẫu timeline sự kiện là phần lịch của quy trình tổ chức sự kiện, gồm hai bảng: lịch chuẩn bị tính lùi từ ngày diễn ra và timeline chương trình theo phút. Bộ Excel trong bài tự lùi lịch khi bạn đổi ngày, tự cộng giờ khi bạn đổi thời lượng.

Khi A.M Agency tổ chức hội nghị hội thảo, họp báo hay lễ ra mắt, đội dự án cũng làm việc trên đúng hai bảng này. Bạn tải file ở mục ngay dưới.

Tải mẫu timeline sự kiện Excel: bộ file gồm những gì

Bộ mẫu timeline sự kiện có bốn tệp: bản đầy đủ, bản gọn theo tuần cho sự kiện nhỏ, bản trống và bản PDF đã điền để xem trước cách file chạy.

Tải bản đầy đủ: lịch chuẩn bị có Gantt, run sheet, phân công (.xlsx)

Tải bản gọn theo tuần cho khai trương, sự kiện nhỏ (.xlsx)

Tải bản trống, cùng cấu trúc bản đầy đủ (.xlsx)

Tải bản PDF đã điền để xem trước (.pdf)

Tệp	Hợp với	Các sheet bên trong
Bản đầy đủ	Ra mắt sản phẩm, hội nghị, gala, booth cần chuẩn bị khoảng 6 đến 10 tuần	0. Bắt đầu, 1. Lịch chuẩn bị (Gantt), 2. Run sheet ngày diễn ra, 3. Phân công, 4. Khung mẫu, Danh mục
Bản gọn	Khai trương cửa hàng, sự kiện nhỏ chuẩn bị khoảng 2 đến 5 tuần	0. Bắt đầu, 1. Lịch theo tuần, 2. Run sheet, Danh mục
Bản trống	Tự điền từ đầu	Cùng cấu trúc bản đầy đủ, các bảng để trống, vẫn có sheet Khung mẫu để chép
Bản PDF	Xem trước cách file chạy	11 trang A4 ngang: trang Bắt đầu, trang biểu đồ, lịch chuẩn bị (bảng 2 trang, Gantt 3 trang, mỗi trang 4 tuần, cột việc lặp lại) và run sheet 4 trang

Bản đầy đủ đã điền một tình huống hư cấu để bạn sửa đè: lễ ra mắt sản phẩm mới của một nhãn hàng đồ uống tại sảnh khách sạn ở TP.HCM, 150 khách, sáng thứ Năm 21/01/2027, gồm 35 việc chia 10 nhóm, bắt đầu từ 26/11/2026, đúng 8 tuần trước ngày diễn ra. Bản gọn dùng ví dụ giả định về một buổi tổ chức lễ khai trương cửa hàng thời trang mặt phố vào sáng thứ Bảy 12/12/2026, có 18 việc và run sheet 14 dòng với giờ cắt băng 10:00.

Bạn dùng file theo ba bước:

1. Bạn mở sheet 0. Bắt đầu (nếu Excel hỏi, bạn bấm Enable Editing), nhập tên sự kiện, loại sự kiện, ngày diễn ra, giờ bắt đầu của run sheet và giờ phải trả sảnh vào các ô nền cam, rồi xóa ô Ngày xem tiến độ.
2. Bạn sửa tên người phụ trách (như «Kỹ thuật») và nhóm việc (như «Kịch bản và MC») ở sheet Danh mục trước, vì việc đã chọn tên cũ không tự đổi theo. Sau đó bạn nhập đè ví dụ ở sheet 1 và sheet 2; chỗ còn ví dụ có nền cam nhạt, còn chỗ đã thay chuyển vàng. Thay xong, bạn chọn «Rồi» ở ô «Đã thay hết ví dụ?» trên sheet 0 để tắt nền cam còn lại.
3. Bạn quay lại sheet 0. Bắt đầu để xem tiến độ, rồi bấm Ctrl+P để in khổ A4 ngang.

Tổng quan tiến độ chuẩn bị sự kiện: còn 42 ngày tới sự kiện, 7 trên 35 việc đã xong, 2 việc trễ hạn, 4 việc đến hạn trong 7 ngày, chương trình chạy 06:30 tới 13:45 và dư 15 phút so với giờ trả sảnh, kèm tiến độ từng nhóm việc như địa điểm, khách mời, kịch bản và MC; trang Bắt đầu của mẫu Excel

Khi bạn xóa ô Ngày xem tiến độ, file tính theo ngày hôm nay thay cho ngày ví dụ 10/12/2026. Phần tiến độ theo nhóm việc và thời lượng chương trình theo khối tự cập nhật theo số bạn nhập (bản gọn chỉ có phần tiến độ).

Bạn nhập vào các dòng trống có sẵn trước. Khi cần thêm dòng, bạn vào Review > Unprotect Sheet (không có mật khẩu), bấm số dòng phía trên để chọn cả dòng rồi Copy, sau đó bấm chuột phải vào số dòng bên dưới, chọn Insert Copied Cells và nhập đè nội dung mới; giờ chạy và màu Gantt vẫn đúng.

File này không có phần ngân sách. Bảng dự toán kèm tệp Excel riêng có ở bài chi phí tổ chức sự kiện.

Timeline sự kiện gồm hai loại: lịch chuẩn bị và timeline ngày diễn ra

Timeline sự kiện có hai bảng: lịch chuẩn bị tính theo ngày, tuần, và run sheet (rundown) tính theo phút, dùng khi tổng duyệt và chạy chương trình.

Điểm khác	Lịch chuẩn bị	Timeline ngày diễn ra
Đơn vị thời gian	Ngày, tuần	Giờ, phút
Ai cầm	Trưởng dự án và người phụ trách từng việc	Đội chạy chương trình: MC, kỹ thuật, lễ tân, hậu trường
Sheet trong file	1. Lịch chuẩn bị (Gantt)	2. Run sheet ngày diễn ra

Hai loại timeline sự kiện: lịch chuẩn bị theo ngày và tuần, tính lùi từ ngày diễn ra, mỗi việc có người phụ trách và hạn xong; timeline ngày diễn ra theo giờ và phút, dùng khi tổng duyệt và trong ngày chạy chương trình; sơ đồ minh họa

Danh sách hạng mục cần đánh dấu đã có hay chưa thì bạn dùng checklist tổ chức sự kiện, còn timeline trả lời việc nào làm ngày nào.

Timeline chuẩn bị sự kiện: lùi từ ngày diễn ra, Gantt tự tô màu

Bạn nhập ngày diễn ra ở sheet 0. Bắt đầu, rồi nhập số ngày lùi và số ngày làm ở sheet lịch chuẩn bị. File tự tính ngày và tô Gantt; những việc có Ngày cố định giữ nguyên lịch.

Các cột bạn cần nhập gồm:

• Lùi (ngày). Bạn tính số ngày lùi từ ngày bắt đầu việc đến ngày diễn ra; 0 là cùng ngày, số âm là sau sự kiện.
• Số ngày làm. Việc kéo dài như sản xuất backdrop sẽ có thanh Gantt dài đúng số ngày bạn ghi.
• Ngày cố định. Với việc đã hẹn ngày, như buổi xem địa điểm, bạn nhập Ngày cố định; file dùng ngày này thay cho ngày tính từ số ngày lùi.
• Bên duyệt. Bạn ghi bên cần xác nhận, như nhãn hàng hay «Khách sạn, địa điểm», để biết đang chờ ai.
• Trạng thái. Bạn chọn Chưa làm, Đang làm, Chờ duyệt hoặc Xong; thanh Gantt và ô ngày của dòng Xong chuyển xám xanh.

Số tuần nên chuẩn bị theo số khách có ở bài quy trình làm việc với event agency.

Bên phải bảng là Gantt theo ngày, đầu mỗi tuần ghi tuần so với ngày diễn ra kèm ngày thứ Hai, từ «Tuần -8 · 23/11» tới «Tuần +1 · 25/1». Thanh Gantt mang màu của nhóm việc; thanh việc trễ chuyển đỏ, thanh việc Xong chuyển xám xanh. Ô Cảnh báo của việc đến hạn tô vàng, cột ngày xem tiến độ viền cam và cột ngày diễn ra tô đỏ nhạt.

Lịch chuẩn bị sự kiện từ 01 tới 14/12: các việc đã xong như khảo sát sảnh khách sạn, ký hợp đồng, lên concept, đặt cọc sảnh, chọn MC có thanh xám xanh; lập danh sách khách mời và nhãn hàng duyệt concept báo trễ hạn màu đỏ; viết kịch bản chương trình, thiết kế thiệp mời, chốt nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng, LED báo đến hạn 7 ngày màu vàng; ngày xem 10/12 viền cam trên Gantt của mẫu Excel

Trong file mẫu, «Nhãn hàng duyệt concept» và «Nhãn hàng duyệt thiết kế» là hai dòng riêng có hạn riêng, nên file tô đỏ đúng dòng duyệt khi quá hạn; lý do tách dòng duyệt có ở bài quy trình tổ chức sự kiện.

Ở booth thẻ MB Priority Visa Signature tại giải pickleball PPA Hà Nội 2026, thiết kế final gửi khoảng 18-20/3, in test 23-25/3, sản xuất 25-30/3 và khai mạc 01/04. Nếu nhập vào file, ba thanh này nằm sát nhau trên Gantt và gần như không còn ngày trống trước khai mạc.

Ở chương trình CHIN-SU Muối Ớt Xanh Đỏ tại 3 nhà hàng Haidilao Hà Nội, toàn bộ vòng quay, POSM và vật phẩm đi từ TP.HCM ra Hà Nội sớm khoảng một tuần so với ngày chạy, sau đó được kiểm đếm ở kho rồi mới chia về từng nhà hàng.

Timeline chương trình sự kiện theo phút: cách để giờ tự chạy

Ở sheet run sheet, bạn chỉ nhập thời lượng từng mục theo phút; giờ bắt đầu của dòng sau lấy giờ kết thúc của dòng trên và tự dời tới mốc cứng kế tiếp, còn mốc cứng giữ nguyên giờ đã nhập.

Timeline ngày diễn ra theo phút của một lễ ra mắt sản phẩm giả định, chạy từ 06:30 tới 13:45: setup, tổng duyệt MC và kỹ thuật, đón khách, khai mạc, nghi thức ra mắt, talkshow, dự phòng 10 phút trước tiệc trưa, tháo dỡ và trả sảnh, dư 15 phút so với mốc 14:00; run sheet trong mẫu Excel

Mục nào có giờ cố định, như giờ khai mạc hay giờ mở tiệc, bạn ghi vào cột Mốc cứng. Cột Lệch mốc báo «Đúng mốc», «Trễ N phút» hoặc «Trống N phút» so với giờ kết thúc của dòng ngay trên. Đầu sheet có thêm ô so giờ kết thúc dự kiến với giờ phải trả sảnh.

Bạn nên chừa thời gian dự phòng trước mốc cứng; bản mẫu dành 10 phút trước tiệc trưa lúc 11:30. Khi phần trước lố giờ, bạn rút ngắn khoảng dự phòng và mốc phía sau vẫn giữ nguyên. Chương trình mẫu kết thúc lúc 13:45, dư 15 phút so với giờ trả sảnh 14:00; nếu ô «So với giờ trả sảnh» ở đầu bảng báo thiếu, bạn phải rút nội dung hoặc xin địa điểm thêm giờ.

Kịch bản MC nên đánh số theo cột STT tự tăng của run sheet; lời dẫn viết thế nào có ở bài kịch bản MC hội nghị.

Run sheet chia cột theo bộ phận (Sân khấu và MC; Âm thanh, nhạc; Màn hình, LED; Ánh sáng); riêng lễ tân, ăn uống và ghi hình dùng chung một cột. Để in phần của đội LED, bạn lọc cột Màn hình, LED, bỏ chọn ô trống (Blanks), ẩn các cột không cần (Hide) rồi bấm Ctrl+P; mọi trang in đều lặp cột giờ. Để in việc của một người, bạn lọc cột Người phụ trách theo tên, chẳng hạn «Kỹ thuật».

Ở buổi gặp gỡ báo chí của Cathay tại Mai House Saigon, bản rundown chúng tôi soạn tính thời gian theo phút và có phần dặn việc riêng cho từng bộ phận, từ foyer, hậu trường, sân khấu tới màn hình LED, âm thanh, ánh sáng, F&B và đội ghi hình. Rundown và timeline tổng duyệt cũng được in thành bản giấy, cùng bìa kịch bản MC.

Ở Mastercard Sales Rally tại TP.HCM và Hà Nội, từng phân đoạn trong rundown đều ghi kèm ánh sáng, nhạc nền và màn hình, chia tới từng mốc phút.

Đổi bàn ghế, mang quà ra sân khấu cũng cần thời gian

Ở buổi gặp gỡ báo chí của Cathay, mỗi phần trên sân khấu đi kèm một việc của đội chúng tôi ở bên dưới:

Phần chương trình	Việc của đội sự kiện
Trò chơi Kahoot	Chuẩn bị quà cho người thắng đúng lúc
Talkshow với bốn lãnh đạo Cathay	Đổi bàn ghế talkshow lên sân khấu
Hỏi đáp với báo chí	Chuyền micro cho khách hỏi

Bạn ghi mỗi lần chuyển cảnh như vậy thành một mục riêng trong rundown, kèm thời lượng và người phụ trách, rồi chạy thử trong buổi tổng duyệt. MC chỉ mời phần tiếp theo khi sân khấu đã sẵn sàng.

Chương trình lố giờ: thống nhất trước phần nào được rút

Khi chương trình trễ quá khoảng dự phòng, MC không nên tự quyết cắt phát biểu hay nghi thức ngay trên sân khấu, và đội dự án cũng không lấy giờ tháo dỡ, trả sảnh để bù. Phương án rút nên có sẵn trong rundown từ lúc duyệt kịch bản:

• Bạn đánh dấu phần có thể rút, như bớt một lượt trò chơi, giảm số câu hỏi hay gọn lời chuyển của MC, và ghi thời lượng còn lại của từng phần để biết chương trình có về kịp mốc sau không.
• Đầu mối nhãn hàng chốt trước phần nào bắt buộc giữ, phần nào được rút; trong ngày chạy, người điều phối chỉ cần thống nhất lại với đầu mối này.
• Khi chuyển sang bản rút gọn, người điều phối báo cùng lúc cho MC, kỹ thuật, hậu trường và bộ phận tiệc.

Run sheet bắt đầu từ giờ dựng, kết thúc ở giờ trả sảnh

Run sheet nên bắt đầu từ giờ dựng và giờ bàn giao, sớm hơn giờ khai mạc nhiều tiếng, rồi kết thúc ở giờ tháo dỡ, trả sảnh; bản mẫu tô xám nhạt hai khối Setup và Tháo dỡ.

Ở buổi gặp gỡ báo chí của Cathay, phần việc trước giờ đón khách bắt đầu từ đêm hôm trước; bảng ngay sau ảnh ghép đặt các mốc của buổi đó cạnh từng khối. Với khách sạn, chúng tôi đăng ký thiết bị và nhân sự thi công với bộ phận an ninh, rồi thống nhất giờ bàn giao bàn ghế, teabreak và tiệc trưa.

Khung ảnh trên ghép sân khấu LED đã dựng xong, khu check-in ở foyer và chương trình trên sân khấu.

Khối trong ngày	Ví dụ thực tế hoặc giả định
Setup và kỹ thuật	Cathay: bàn ghế setup sau 22h đêm 09/09
Bàn giao	Cathay: vật dụng trên bàn và teabreak bàn giao lúc 7h30 sáng 10/09
Tổng duyệt	Cathay: MC, đội sự kiện và đội ngũ nhãn hàng tổng duyệt sáng 10/09, trước giờ đón khách
Nhân sự vào vị trí	Ví dụ giả định: một dòng briefing nhân sự
Đón khách	Cathay: khách đến từ 10h để check-in, chụp ảnh, dùng teabreak
Chương trình	Cathay: từ 10h45 mở đầu bằng video
Tháo dỡ, trả sảnh	Ví dụ giả định: trả sảnh trước 14:00

Ở lễ khai trương flagship store John Henry & Freelancer tại Gò Vấp, MC có một giờ tổng duyệt trước giờ khai mạc.

Bạn ghi riêng ngày dựng nếu đội vào địa điểm từ hôm trước; trong bản mẫu, đó là dòng «Setup đêm trước, sau 22h» ở sheet 1, lùi 1 ngày. Gala tri ân khách hàng của MerapLion tại Victoria Cần Thơ cũng có ngày dựng sân khấu riêng từ hôm trước.

Giờ nhận sảnh phải đủ cho cả đưa hàng vào, dàn dựng và tổng duyệt

Giờ địa điểm bàn giao sảnh và khoảng được phép thi công có khi không trùng nhau, nên bạn hỏi riêng giờ xe được vào giao hàng, giờ bắt đầu dựng, giờ phải ngừng thi công và giờ trả mặt bằng. Sau đó bạn đặt các mốc giao thiết bị, dựng sân khấu, kiểm âm thanh, ánh sáng và tổng duyệt MC vào rundown để đối chiếu trước khi đặt cọc.

Người lo hậu cần xác nhận thêm lối giao nhận, thang hàng và thứ tự các đội dùng chung đường vận chuyển. Nếu khoảng thời gian không đủ, đội dự án làm sẵn phần làm được bên ngoài, đổi cách dựng hoặc xin địa điểm đổi giờ từ sớm.

Khách cần vào chỗ trước giờ khai mạc

Khách mời tới nơi rồi vẫn phải đi từ bãi xe, sảnh tòa nhà tới bàn check-in và vào chỗ, nên giờ khai mạc phải tính cả quãng này. Khi so địa điểm cho Mastercard Sales Rally, chúng tôi ghi chú riêng những nơi chỉ có một thang máy nhỏ, vì khách lên phòng lâu hơn vào giờ cao điểm.

Bạn ghi riêng giờ kết thúc đón khách và giờ khai mạc trong rundown, để khoảng giữa hai mốc đủ cho khách mời ổn định chỗ ngồi. Trước giờ khai mạc, lễ tân báo tình hình khách vào phòng; nếu cần lùi giờ mở màn, người điều phối thống nhất với đầu mối nhãn hàng rồi mới báo MC và kỹ thuật.

Mẫu timeline theo loại sự kiện: khai trương, hội nghị, ra mắt sản phẩm, tiệc cuối năm

Mỗi loại sự kiện có khối chương trình chính và mốc cứng khác nhau, nên sheet 4. Khung mẫu trong bản đầy đủ có sẵn bốn khung theo đúng bốn loại này.

Mỗi khung là một bảng 10 đến 12 việc kèm số ngày lùi gợi ý. Các cột xếp đúng thứ tự sheet 1. Lịch chuẩn bị, nên bạn chép cả khối dòng rồi dán vào sheet 1 của bản trống bằng Paste Special, chọn Values, và sửa số ngày lùi. Bảng dưới tóm khối chính và mốc cứng của từng loại để bạn dựng run sheet.

Loại	Khối chính	Mốc cứng hay gặp	Đọc thêm
Khai trương	Nghi thức cắt băng, mở cửa đón khách, trò chơi	Giờ cắt băng, giờ mở cửa bán	Bản gọn trong bộ tải đã điền sẵn loại này
Hội nghị khách hàng	Phát biểu, chia sẻ, hỏi đáp, tiệc	Giờ lãnh đạo đến, giờ mở tiệc	Tổ chức hội nghị
Ra mắt sản phẩm	Video mở màn, nghi thức ra mắt, khu trải nghiệm	Giờ báo chí đến, giờ nghi thức	Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm
Tiệc cuối năm	Khai tiệc, tiết mục, bốc thăm, trao giải	Giờ khai tiệc, giờ trả sảnh	Tổ chức year end party

Đọc cảnh báo trong mẫu timeline: trễ hạn, sắp đến hạn, lố giờ

File tô đỏ việc chưa xong mà đã quá hạn, tô vàng việc đến hạn trong 7 ngày tới, báo run sheet lố giờ trả sảnh hoặc lệch mốc cứng, và đếm số ô còn là ví dụ.

Cảnh báo	Hiện ở đâu	Bạn nên làm gì
Trễ hạn, nền đỏ	Cột Cảnh báo ở sheet 1, ô Trễ hạn ở sheet 0	Bạn hỏi người phụ trách hoặc đổi hạn
Đến hạn 7 ngày, nền vàng	Cột Cảnh báo ở sheet 1	Bạn nhắc người phụ trách ngay trong tuần
Rơi vào Chủ nhật, nền tím nhạt	Cột Cảnh báo ở sheet 1	Bạn dời hạn nếu bên duyệt nghỉ cuối tuần
Trễ N phút, Trống N phút	Cột Lệch mốc ở sheet 2	Bạn rút hoặc thêm thời lượng các mục phía trên
Thiếu so với giờ trả sảnh	Đầu sheet 2 và sheet 0	Bạn cắt bớt mục hoặc hỏi địa điểm thêm giờ
Ô Người phụ trách đỏ nhạt	Sheet 2	Bạn ghi một người cho dòng đó
Ô còn là ví dụ: N ô	Sheet 0, bản đầy đủ mới mở báo 573 ô	Bạn tìm các ô nền cam còn lại

Sheet 3. Phân công đếm việc của từng người theo trạng thái, việc trễ hạn và số mục run sheet người đó phụ trách. Biểu đồ trong sheet cho thấy ai đang giữ nhiều việc nhất.

Nếu chưa có lịch nào để điền, công cụ lập kế hoạch sự kiện cho bạn một bản sơ bộ có phần Lịch chuẩn bị tính lùi từ ngày diễn ra để chép vào file.

Một việc trễ hạn: xem ai đang phải chờ trước khi dời lịch

Khi một việc báo trễ, trưởng dự án nên xem bên nào đang phải chờ việc đó và việc trễ có đẩy lùi lịch giao, lịch dựng hay giờ khai mạc sự kiện không. Thiết kế chưa duyệt thì nhà in chưa sản xuất được, còn backdrop chưa giao thì đội thi công phải đứng chờ ở địa điểm.

Sau khi nhà cung cấp và đội thi công xác nhận lịch mới, bạn sửa số ngày lùi hoặc Ngày cố định của việc đó để cả lịch chuẩn bị dời theo. Nếu không còn đủ ngày trước sự kiện, bạn đưa phương án giảm hạng mục hoặc đổi cách làm để nhãn hàng chọn.

Khi cần một đội lên timeline và chạy chương trình

A.M Agency nhận lập timeline, dựng và vận hành chương trình trong ngày. Bạn có thể gọi 0922 891 212, nhắn Zalo hoặc gửi yêu cầu ở trang liên hệ, kèm ngày diễn ra, số khách mời và địa điểm dự kiến. Chúng tôi phản hồi trong 48 giờ.

---

Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.

Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.