Quà tặng sự kiện: chọn theo dịp, đóng gói và lịch đặt sản xuất

Quà tặng sự kiện (quà tặng event) là món đồ bên tổ chức trao cho khách mời để cảm ơn họ đã đến và để khách còn nhớ thương hiệu sau buổi đó. Bạn nên chọn quà theo dịp tổ chức, theo nhóm khách mời và theo chủ đề của chương trình.

Bài này viết từ phía đơn vị tổ chức, gồm cách chọn món theo dịp, làm hộp và thiệp, lịch đặt sản xuất và cách phát quà. Khi nhận tổ chức hội nghị, hội thảo, gala hay họp báo, chúng tôi đã nhiều lần thiết kế và sản xuất luôn phần quà tặng, nên phần lớn ví dụ trong bài lấy từ những buổi đã chạy.

Chọn quà tặng sự kiện theo từng dịp

Quà tặng sự kiện cho hội nghị đại lý nên là món dùng được ở văn phòng hay cửa hàng, quà gala tri ân khách VIP là một món cao cấp nối với chủ đề, còn quà họp báo là món nhỏ gợi đúng thông điệp ra mắt. Cột cuối của bảng ghi chương trình chúng tôi đã triển khai, nếu có.

Sự kiện	Loại quà hay dùng	A.M Agency đã triển khai
Hội nghị khách hàng, đại lý	Sổ tay, bình giữ nhiệt, túi in logo, những món dùng được ở văn phòng hay cửa hàng; quà riêng cho đại lý được vinh danh	Chưa nêu ví dụ
Gala tri ân khách VIP	Một món cao cấp nối với chủ đề, đặt trong hộp riêng kèm thiệp cảm ơn	MerapLion: chuông gió Furin trong hộp lót rơm
Họp báo, ra mắt	Món nhỏ, gọn, gợi đúng thông điệp ra mắt	Cathay: chậu cây xanh nhỏ trong túi giấy kraft
Hội nghị chuyên ngành, booth triển lãm	Món khách tự làm hoặc mang tên khách, ảnh in tại chỗ	Trioderma: móc treo túi mang tên khách
Sự kiện nội bộ	Ấn phẩm in theo nhận diện chương trình	Mastercard Sales Rally: sổ tay in theo nhận diện
Activation đông khách	Món gọn, dễ sản xuất số lượng lớn	Poca: hộp giấy, bình nước và dây đeo

Khi đã chọn theo dịp, bạn xét tiếp nhóm khách và ngân sách mỗi phần. Bạn hãy hình dung món quà sẽ nằm ở đâu sau buổi đó, trên bàn làm việc hay trên kệ ở nhà, rồi để ngân sách mỗi phần quyết định một món tốt hay vài món nhỏ gói chung.

Nếu quà đi cùng một buổi hội nghị khách hàng, bạn có thể xem cách sắp cả buổi, từ loại hội nghị, lịch chuẩn bị tới kịch bản, ở bài tổ chức hội nghị khách hàng.

Quà tặng sự kiện giá rẻ cho chương trình đông khách

Khi khách đông và ngân sách mỗi phần nhỏ, bạn nên chọn món khách dùng được hằng ngày như sổ tay, túi vải, dây đeo, bình nước in logo, hoặc cho khách tự làm một món mang tên mình ngay tại chỗ.

• Sổ tay. Khách dùng sổ để ghi chép ngay trong buổi, nên món này hợp với hội nghị, hội thảo. Ở hai đêm Mastercard Sales Rally tại TP.HCM và Hà Nội, sổ tay in theo nhận diện riêng của chương trình được dùng làm quà tặng.
• Túi vải. Một chiếc túi in logo đựng được tài liệu và các món khác, nên bên tổ chức phát gọn một lần ở bàn check-in.
• Dây đeo. Khách đeo thẻ bằng chính dây in logo này suốt ngày chương trình.
• Bình nước, bình giữ nhiệt. Khách dùng bình được lâu, nhưng món này thường cần đặt sớm hơn các món in giấy.

Nếu muốn món quà nhỏ mà khách vẫn giữ, bạn có thể cho khách tự làm một món mang tên mình. Cách này không hẳn rẻ hơn quà làm sẵn, vì chi phí nằm ở nguyên liệu đủ cho số khách, bàn làm, người hướng dẫn và người xâu hộ tại chỗ. Tại booth Trioderma ở Hội nghị Da liễu miền Nam, GEM Center ngày 29/03/2026, khách phần lớn là bác sĩ và người làm trong ngành mỹ phẩm. Khách tự chọn hạt, chữ cái và các mặt trang trí nhỏ (charm) để xâu thành móc treo túi mang tên mình, và móc nào cũng có charm logo của nhãn hàng. Nguyên liệu được tính đủ cho hàng trăm chiếc trong ngày. PG ghi tên và lựa chọn của từng khách lên phiếu hai liên, kẹp một liên vào túi charm rồi chuyển cho thợ xâu, khách giữ liên còn lại. Khách nào muốn tự tay xâu thì có người hướng dẫn tại bàn, nên góc làm không bị ùn.

Khách tự xâu móc treo túi mang tên mình tại booth Trioderma, và sổ tay in theo nhận diện làm quà ở Mastercard Sales Rally

Ảnh in tại chỗ cũng là một phần quà khách tự mang về. Booth Trioderma có máy chụp ảnh lấy liền, còn ở buổi họp báo và công chiếu phim của Cathay tại Mai House Saigon ngày 10/09/2026, photo booth chụp lấy liền chạy trong giờ check-in để khách nhận ngay một tấm ảnh in mang về.

Giá mỗi phần quà thay đổi theo các yếu tố dưới đây, và bạn nên hỏi rõ từng yếu tố khi so hai báo giá:

• Số lượng đặt, vì số phần quyết định đơn giá.
• Chất liệu: bìa da hay bìa giấy, inox hay nhựa.
• Số màu in trên món quà và trên hộp.
• Hộp cứng nắp nam châm hay hộp giấy gấp, túi giấy.
• Đóng gói từng phần, thường được tính riêng.
• Quà được giao về một kho hay chở tới nhiều điểm.

Quà tặng khách VIP và gala tri ân nối với chủ đề chương trình

Quà tặng khách VIP nên gắn với chủ đề của chương trình: một món cao cấp đặt trong hộp riêng kèm tag (thẻ treo) và thiệp cảm ơn, thay vì nhiều món in logo.

Chủ đề cần được chốt trước khi chọn quà, để thiệp mời, hộp quà và thiệp cảm ơn dùng chung một bộ nhận diện: cùng màu, cùng hình ảnh chủ đề, cùng kiểu chữ. Với nhóm khách nhỏ, lãnh đạo doanh nghiệp còn có thể ký tay lên từng thiệp cảm ơn, việc mà một buổi vài trăm khách khó làm kịp.

Quà ở gala chuông gió Furin của MerapLion ở Cần Thơ ngày 27/03/2026 cũng là một chiếc chuông gió, đúng hình tượng của cả buổi tối. Mỗi phần quà cho vài chục khách mời VIP hôm đó gồm chiếc chuông trong hộp lót rơm, một tag xỏ dây và một thiệp cảm ơn. Thiệp mời của buổi tối được in trên giấy mỹ thuật.

Cách nối quà với chủ đề cũng dùng được ở họp báo: buổi họp báo của Cathay có khoảng 50 khách gồm phóng viên và lãnh đạo. Phim thương hiệu ra mắt hôm đó lấy hình ảnh trung tâm là một cái cây, nên quà cho khách mời là chậu cây xanh nhỏ trong túi giấy kraft, nối tiếp hình ảnh ấy.

Chậu cây xanh trong túi giấy kraft làm quà cho khách mời họp báo Cathay, và nhân sự trao quà tận tay khách

Phần chủ đề, sân khấu và chi phí của cả một buổi gala nằm ở bài tổ chức gala dinner.

Hộp quà, thiệp và đóng gói quà tặng

Sau khi chọn xong món bên trong, bạn cần chốt loại hộp quà, khay ngăn, cách in và người đóng gói.

Minh họa hộp quà cứng nắp nam châm có khay ngăn, tag xỏ dây và thiệp cảm ơn

Khi thiết kế và sản xuất hộp quà cho sự kiện, chúng tôi làm hộp cứng nắp nam châm hoặc hộp cứng gài. Vỏ hộp làm bằng giấy C150 (giấy couché 150 gsm) in logo, cán màng mờ (phủ một lớp màng không bóng lên mặt in) rồi bồi lên carton cho cứng. Bên trong có khay ngăn để mỗi món nằm yên một chỗ khi vận chuyển. Với vài món nhẹ cho số đông, hộp giấy gấp hoặc túi giấy thường là đủ. Với lễ khai trương, chúng tôi cũng làm được hộp thiệp mời, để thiệp mời và quà đi chung một hộp.

Màu in trên hộp và thiệp nên đi theo bộ nhận diện của chương trình. Nếu muốn cá nhân hóa, bạn có thể in tên khách lên tag hoặc thiệp thay vì in lên hộp, vì tag và thiệp in riêng được với số lượng nhỏ và sửa kịp khi danh sách khách đổi sát ngày. Ở booth Trioderma, tên khách nằm ngay trên chiếc móc treo do khách tự chọn chữ.

Bạn cũng cần chốt sớm ai xếp từng món vào hộp, vì đóng gói từng hộp, gắn tag, kèm thiệp rồi đóng thùng là một công đoạn riêng, cần người, chỗ làm và thời gian. Trong chương trình Poca Playground tại Vietopia, bộ quà gồm hộp giấy, bình nước và dây đeo được sản xuất theo thiết kế đã duyệt. Đội helper (nhân viên hỗ trợ) đóng gói từng hộp, xếp thùng rồi giao đi từ kho của chúng tôi.

Đặt sản xuất quà tặng sự kiện trước bao lâu

Quà tặng sự kiện thường cần đặt sản xuất trước ngày chương trình vài tuần. Theo các báo giá chúng tôi từng gửi nhãn hàng, hộp giấy in 4 màu bồi carton và dây đeo satin mất khoảng 15-20 ngày sản xuất, bình nước in logo khoảng 30 ngày, tùy món và số lượng.

Các mốc trên chưa gồm thời gian chọn món, duyệt màu, đóng gói và giao hàng, và bạn nên hỏi rõ thời gian sản xuất bắt đầu tính từ mốc nào. Năm bước dưới đây xếp theo thứ tự làm; bạn cộng thời gian từng bước rồi tính lùi từ ngày chương trình:

1. Chốt mẫu. Hai bên chốt món, chất liệu, số lượng và file thiết kế.
2. In test, duyệt màu. Nhãn hàng duyệt bản in test logo và màu nhận diện trước khi in thật.
3. Sản xuất. Món nào lâu nhất thì lịch của cả bộ quà tính theo món đó.
4. Đóng gói. Số hộp càng nhiều thì bước xếp món, gắn tag, kèm thiệp và đóng thùng càng cần thời gian riêng.
5. Giao hàng. Quà được giao về kho của bên tổ chức hoặc chở thẳng tới từng điểm trước ngày setup.

Sơ đồ năm bước tính lùi lịch đặt quà tặng sự kiện: chốt mẫu, in test và duyệt màu, sản xuất, đóng gói, giao hàng

Bước duyệt màu hay bị rút gọn khi lịch gấp. Hộp đã bồi carton mà lệch màu nhận diện thì gần như phải làm lại, nên bạn cần chừa thời gian duyệt bản in test cho cả hộp, tag và thiệp.

Khi quà phải đi nhiều điểm, việc soạn hộp theo số lượng từng nơi cũng cần được tính vào lịch. Ở chương trình Poca, hộp quà được soạn theo số lượng của từng trung tâm rồi giao tới 14 trung tâm tiNiWorld ở 7 tỉnh thành. Hai đêm Mastercard Sales Rally, ngày 21/04 ở TP.HCM và 23/04/2026 ở Hà Nội, cũng cần hai bộ sản xuất giống nhau, trong đó có thẻ cứng và sổ tay, nên lịch phải tính cho cả hai bộ.

Phát quà tặng tại sự kiện lúc nào, ở đâu và ai giữ danh sách

Quà tặng sự kiện mà khách dùng ngay trong buổi nên phát ở bàn check-in, còn hộp quà VIP, món cồng kềnh hay dễ vỡ thì để ở bàn quà gần lối ra khi khách về; người phụ trách khách mời hoặc supervisor (quản lý đội tại điểm) giữ danh sách nhận quà.

Minh họa bàn quà gần lối ra sảnh hội nghị, nhân viên cầm danh sách khách đã nhận quà

Danh sách nên có tên khách, loại quà theo hạng khách và cột đánh dấu đã nhận. Quà và vật phẩm nên được bàn giao có biên bản giữa đơn vị tổ chức và nhãn hàng. Ở hai đêm Mastercard Sales Rally, vật phẩm cũng được bàn giao kèm biên bản.

Quà cho người thắng trò chơi thì bên tổ chức nên để riêng một khay cạnh sân khấu, có người cầm sẵn danh sách giải. Ở buổi họp báo Cathay, trong phần chương trình trên sân khấu, đội của chúng tôi lo chuẩn bị quà cho người thắng trò chơi Kahoot đúng lúc, còn quà chậu cây được nhân sự trao tận tay khách mời.

Giải thưởng bốc thăm là chuyện khác với quà cho mọi khách mời, vì giải có cơ cấu và quầy trao riêng; cách làm phiếu và quay số có trong bài phiếu bốc thăm trúng thưởng.

Câu hỏi thường gặp về quà tặng sự kiện

Đặt quà tặng sự kiện tối thiểu bao nhiêu phần, số lượng ít có in logo được không?

Mỗi món và mỗi cách in có mức tối thiểu riêng, nên bạn cần hỏi mức này cho từng món ngay khi xin báo giá. Với số lượng ít, bạn có thể dùng món có sẵn rồi dán sticker logo in riêng.

Có đổi món trong hộp theo hạng khách được không?

Bạn có thể giữ chung hộp và thiệp cho mọi khách, chỉ đổi món bên trong cho khách VIP và khách thường. Người đóng gói đánh dấu nhỏ ở đáy từng hộp để người phát quà không trao nhầm.

Có nên đặt dư quà không, dư cho ai?

Bạn nên đặt dư một ít so với danh sách khách mời. Phần dư dùng cho khách đến thêm ngoài danh sách, cho người thắng trò chơi khi chương trình thêm lượt, và để thay những hộp bị móp khi vận chuyển.

Khách mời vắng mặt thì quà xử lý thế nào?

Quà của khách vắng mặt nên được gửi sau qua người phụ trách khách đó, như nhân viên kinh doanh hay người đã mời khách. Người giữ danh sách ghi lại phần nào đã gửi và gửi qua ai.

Nếu bạn đang chuẩn bị quà cho một hội nghị, gala hay buổi họp báo sắp tới, bạn có thể gọi điện hoặc nhắn Zalo cho A.M Agency theo số ở trang liên hệ. Chúng tôi phản hồi trong 48h với gợi ý món quà, cách đóng gói và lịch sản xuất.

---

Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.

Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.