- 1Thiết kế sân khấu là gì
- 2Thiết kế sân khấu sự kiện gồm những hạng mục nào
- 3Concept sân khấu: một hình tượng từ cổng chào tới sân khấu
- 4Sân khấu hội nghị, gala, khánh thành khác nhau thế nào
- 5Kích thước sân khấu theo sảnh và quy định địa điểm
- 6Quy trình thiết kế sân khấu: 8 bước và ai duyệt gì
- 7Brief thiết kế sân khấu cần ghi những gì
- 8Kiểm tra sân khấu khi tổng duyệt
Thiết kế sân khấu là việc quyết định khu vực trình diễn gồm hạng mục nào, trông ra sao và đặt ở đâu trong sảnh, để nhãn hàng duyệt trước khi sản xuất. Bài viết dành cho người chuẩn bị một chương trình sự kiện và hội nghị.
Các ví dụ có tên trong bài lấy từ bốn chương trình A.M Agency đã triển khai: một lễ khánh thành nhà máy, hai buổi gala và một buổi gặp gỡ báo chí. Các ví dụ không nêu tên lấy từ những chương trình khác chúng tôi đã làm.
Thiết kế sân khấu là gì
Thiết kế sân khấu (stage design) là việc lên concept, bố cục và hạng mục cho khu vực trình diễn của sự kiện, từ sàn, backdrop (phông sau sân khấu), màn LED, bục phát biểu tới ánh sáng và âm thanh. Kết quả là bản thiết kế 3D, tức phối cảnh dựng trên máy, để nhãn hàng duyệt trước khi sản xuất.
Thiết kế 3D giúp nhãn hàng thấy bố cục, hình thức sân khấu, chỗ khán giả ngồi và tầm nhìn từ hàng ghế cuối. Người thiết kế lập thêm bản vẽ kích thước để đội sản xuất thi công, còn nội dung màn LED được chuẩn bị riêng cho từng phân đoạn.
Khi bạn tổ chức hội nghị, hội thảo, khách ngồi hướng về sân khấu gần như suốt chương trình, nên bố cục và tầm nhìn từ các hàng ghế cần được tính trước phần trang trí.
Thiết kế sân khấu sự kiện gồm những hạng mục nào
Sân khấu sự kiện có hai nhóm hạng mục: phần dựng riêng (sàn, backdrop, bục phát biểu, chữ và logo, decor) và phần thiết bị (màn LED, ánh sáng, âm thanh). Ở gala Bluebells Studios, A.M Agency sản xuất sàn sân khấu và chữ tagline, còn màn LED, âm thanh, ánh sáng của địa điểm do chúng tôi điều phối.
Bạn nên hỏi địa điểm có sẵn thiết bị nào trước khi chốt danh sách hạng mục. Một sân khấu sự kiện thường gồm:
- Sàn sân khấu. Độ cao của sàn quyết định hàng ghế sau nhìn rõ đến đâu.
- Backdrop hoặc màn LED. Mảng phía sau người nói mang key visual hoặc nội dung từng phân đoạn.
- Bục phát biểu. Bục thường mang logo nhãn hàng và gắn micro.
- Chữ, logo và decor. Khối chữ, hộp đèn logo, bục decor nối sân khấu với không gian xung quanh.
- Cánh gà. Hai bên sân khấu là chỗ người biểu diễn đứng chờ, khuất tầm nhìn của khách.
- Ánh sáng. Hệ đèn gồm đèn follow bám theo người nói, người biểu diễn và đèn tạo không khí.
- Âm thanh. Hệ âm thanh gồm loa, micro và loa kiểm âm cho người biểu diễn.
Minh họa các hạng mục của một sân khấu sự kiện: sàn, bậc lên sân khấu, backdrop, màn LED, bục phát biểu, giàn đèn, loa, cánh gà
Gala tri ân của MerapLion tại Victoria Cần Thơ có phần dựng riêng gồm sàn tròn, khung gỗ treo chuông gió, trụ logo và chữ hộp đèn, còn phần thiết bị gồm đèn pha LED, đèn follow, loa sub và loa kiểm âm.
Concept sân khấu: một hình tượng từ cổng chào tới sân khấu
Concept sân khấu là ý tưởng chủ đạo quyết định hình khối, màu và nội dung trên sân khấu, thường lấy từ key visual (KV), tức hình chủ đạo của chương trình. Lễ khánh thành nhà máy PepsiCo Foods tại Ninh Bình lấy hình tượng «trang sách mới» cho cả cổng chào, photo booth và sân khấu LED.
Hình tượng này đến từ câu chuyện của buổi lễ: mỗi cột mốc của PepsiCo Foods là một chương, và lễ khánh thành nhà máy là chương mở đầu cho một hành trình mới. Chúng tôi thiết kế sân khấu chính cho phát biểu và nghi thức khánh thành, cùng màn LED, backdrop và cổng chào, theo chuẩn visual của PepsiCo để khách thấy một hình ảnh thống nhất từ cổng vào tới khu trung tâm.
Ảnh thật cổng chào, khu sân khấu và sân khấu LED trong ngày lễ khánh thành nhà máy PepsiCo Foods ở Ninh Bình
Gala MerapLion lấy chuông gió Furin làm trục, nên phía sau sàn tròn có khung gỗ tràm treo chuông gió. Buổi gặp gỡ báo chí của Cathay tại Mai House Saigon thì có toàn bộ thiết kế đi từ key visual cây xanh của phim thương hiệu.
Muốn có ý tưởng thiết kế sân khấu, bạn bắt đầu từ điều chương trình muốn nói, chọn một hình tượng chở được điều đó, rồi mới xem ảnh mẫu. Sau đó bạn kiểm xem hình tượng ấy còn xuất hiện ở lối vào và khu vực chụp ảnh không.
Sân khấu hội nghị, gala, khánh thành khác nhau thế nào
Sân khấu hội nghị cần mọi chỗ ngồi nhìn rõ người nói, sân khấu gala phải chuyển được giữa phát biểu và biểu diễn, còn sân khấu khánh thành xoay quanh nghi thức của lãnh đạo. Bảng dưới so bốn loại sự kiện theo hạng mục hay có, chỗ dễ vướng và ví dụ tham khảo.
Loại sự kiện | Việc chính, hạng mục hay có | Chỗ dễ vướng | Ví dụ, trang tham khảo |
|---|---|---|---|
Hội nghị, họp báo trong hội trường | Mọi chỗ ngồi nhìn rõ người nói; LED, bục phát biểu, bảng tên đại biểu | Giờ vào sảnh, đổi bàn ghế cho talkshow | Cathay: LED đổi nội dung theo phân đoạn, bàn ghế talkshow đưa lên sân khấu |
Ra mắt sản phẩm | Khoảnh khắc sản phẩm xuất hiện; LED, ánh sáng chuyển cảnh | Sản phẩm phải rõ trên sân khấu và trong ảnh | Cách chuẩn bị ở trang tổ chức ra mắt sản phẩm |
Gala, tất niên | Cả phát biểu lẫn biểu diễn; LED, ánh sáng, decor | Một sân khấu cho nhiều phần khác không khí | Bluebells: tri ân gần gũi rồi công bố trang trọng; MerapLion: sân khấu tròn giữa vườn |
Khánh thành | Phát biểu và nghi thức của lãnh đạo; bục đại biểu, backdrop, cổng chào | Thứ tự đại biểu lên sân khấu phải duyệt trước | PepsiCo Foods: dựng trọn không gian lễ trên mặt bằng nhà máy gần như trống; xem tổ chức lễ khánh thành |
Khi bạn tổ chức tiệc tất niên, sân khấu thường có thêm tiết mục văn nghệ của nhân viên và phần quay số may mắn, nên lối lên xuống cần đủ rộng cho nhiều người lên cùng lúc.
Kích thước sân khấu theo sảnh và quy định địa điểm
Kích thước sân khấu phải vừa chương trình và nằm trong giới hạn của địa điểm: chiều cao trần, cửa và thang chở hàng, tầm nhìn từ hàng ghế cuối, giờ setup và quy định riêng của từng nơi. Một siêu thị từng chỉ cho phép backdrop cao tối đa 2m và decor tối đa 160cm.
Khảo sát địa điểm (sitecheck) là lúc người thiết kế đo các giới hạn này. Chiều cao trần cho biết màn LED và giàn đèn cao được bao nhiêu, còn cửa và thang cho biết backdrop phải chia làm mấy mảnh.
Khi quy định của địa điểm ghi hai số khác nhau cho cùng một hạng mục, ví dụ bản tiếng Việt và bản tiếng Anh lệch nhau, bạn nên hỏi lại ban quản lý bằng văn bản trước khi thiết kế.
An toàn kết cấu của sàn, giàn đèn và màn LED được tính theo bản vẽ trước khi sản xuất. Ban quản lý nơi tổ chức thường có quy định riêng về điểm treo, tải trọng sàn và giờ setup, nên bạn hỏi trước và gửi các quy định này kèm brief.
Nếu sảnh chỉ cho setup ca đêm, chúng tôi thường lót bạt bảo vệ sàn trước khi dựng, đưa màn LED và thiết bị âm thanh, ánh sáng vào trước, rồi bàn giao phần nghe nhìn trước khi trời sáng.
Sân khấu ngoài trời phải tính thêm nền cỏ hoặc nền đất, gió, mưa và lúc trời chuyển tối. Gala MerapLion đặt thẳng lên bãi cỏ một sàn tròn dựng thấp, rộng khoảng 5m, khung sắt phủ mặt vân gỗ. Một hàng bóng đèn tròn nhỏ quanh chân sân khấu tạo đường viền sáng dịu khi trời tối, thay cho đèn pha chiếu gắt.
Ảnh thật sân khấu tròn đặt trên bãi cỏ với khung gỗ treo chuông gió phía sau, và đèn viền quanh chân sàn khi trời tối, tại gala MerapLion ở Victoria Cần Thơ
Để ước chi phí theo kích thước và hạng mục, bạn xem bài chi phí tổ chức sự kiện.
Quy trình thiết kế sân khấu: 8 bước và ai duyệt gì
Quy trình thiết kế sân khấu đi qua tám bước: nhận brief, khảo sát địa điểm, lên concept và key visual, dựng thiết kế 3D, duyệt 3D, sản xuất và in test, setup (dựng tại địa điểm), tổng duyệt. Ở gala MerapLion, chính MerapLion là bên duyệt ở cả hai mốc: bản thiết kế 3D trước khi sản xuất và bản in test trước khi in thật.
Danh sách dưới đây chỉ tính phần việc của sân khấu, mỗi bước ghi đầu ra và bên duyệt. Quy trình cả chương trình nằm ở bài quy trình làm việc với event agency.
- Nhận brief. Bên làm: nhãn hàng gửi brief sân khấu, agency hỏi lại chỗ thiếu. Bên duyệt: nhãn hàng chốt brief.
- Khảo sát địa điểm. Bên làm: người thiết kế và nhân sự kỹ thuật đo trần, cửa, thang, nguồn điện. Bên duyệt: ban quản lý địa điểm xác nhận giờ setup và quy định thi công.
- Lên concept và key visual. Bên làm: agency đề xuất hình tượng và KV cho sân khấu. Bên duyệt: nhãn hàng chốt KV.
- Dựng thiết kế 3D. Bên làm: người thiết kế dựng phối cảnh và bản vẽ kích thước. Bên duyệt: agency soát nội bộ.
- Duyệt 3D. Bên làm: agency gửi thiết kế 3D và bản vẽ kích thước. Bên duyệt: nhãn hàng duyệt bố cục, kích thước, tầm nhìn từ hàng ghế cuối và lối lên xuống.
- Sản xuất và in test. Bên làm: đội sản xuất in test màu rồi làm hạng mục theo bản đã duyệt; người thiết kế làm file nội dung LED theo bản map LED cuối cùng. Bên duyệt: nhãn hàng duyệt màu in test, agency kiểm trước khi vận chuyển.
- Setup. Bên làm: thợ lắp đặt dàn dựng trong giờ địa điểm cho phép. Bên duyệt: agency nghiệm thu phần dựng.
- Tổng duyệt. Bên làm: MC, team vận hành và nhãn hàng chạy thử chương trình. Bên duyệt: nhãn hàng xác nhận trước giờ đón khách.
Sơ đồ 8 bước thiết kế sân khấu sự kiện và bên duyệt từng bước
Key visual cần chốt ở bước 3, trước khi dựng 3D. Chúng tôi từng gặp chương trình mà thiết kế 3D phải đứng chờ vì key visual của khách hàng chưa chốt.
Bản in test màu ở bước 6 giúp bắt những lỗi chỉ lộ ra khi in thật. Ở một chương trình khác, chúng tôi từng nhận bản in test backdrop bị ám vàng so với KV, chữ quá mảnh không đọc được và ảnh bị vỡ nét. Người thiết kế sửa những lỗi này trên file thì nhanh hơn in lại cả tấm backdrop.
Màn LED thực dùng có lúc nhỏ hơn diện tích ghi ban đầu. Vì vậy người thiết kế cần dựa vào bản map LED cuối cùng, tức sơ đồ các tấm LED sẽ lắp thật, khi làm file nội dung cho màn hình.
Brief thiết kế sân khấu cần ghi những gì
Brief thiết kế sân khấu cần sáu thông tin: các phần trên sân khấu, số khách và cách xếp chỗ, địa điểm kèm quy định thi công, key visual hoặc bộ nhận diện, thiết bị có sẵn, ngày tổ chức và giờ setup.
Thông tin trong brief | Vì sao người thiết kế cần |
|---|---|
Các phần trên sân khấu (phát biểu, biểu diễn, talkshow, nghi thức) | Mỗi phần cần chỗ đứng, lối lên xuống và nội dung LED riêng |
Số khách và cách xếp chỗ | Hàng ghế cuối quyết định chiều cao sàn và cỡ màn LED |
Địa điểm và quy định thi công | Trần, cửa, thang và giới hạn chiều cao là khung cho bản thiết kế |
Key visual hoặc bộ nhận diện | Thiết kế 3D dựng trên KV |
Thiết bị địa điểm có sẵn | Người thiết kế đối chiếu với yêu cầu sân khấu để biết phần cần bổ sung |
Ngày tổ chức và giờ setup | Giờ setup ngắn thì hạng mục phải làm sẵn từng mảng để lắp đặt nhanh |
Minh họa người phụ trách sự kiện và người thiết kế xem bản vẽ mặt bằng sảnh
Brief cũng nên ghi điều kiện riêng, như thời lượng phần sân khấu, số ngôn ngữ khách dùng hay dải ngân sách dành cho sân khấu.
Buổi gặp gỡ báo chí Cathay là một ví dụ: cả phần chương trình trên sân khấu gói trong khoảng hai tiếng buổi sáng, và khách mời dùng ba thứ tiếng Việt, Hoa, Anh. Brief cho cả chương trình có mẫu riêng ở bài mẫu brief sự kiện.
Kiểm tra sân khấu khi tổng duyệt
Khi tổng duyệt, người phụ trách đối chiếu sân khấu đã dựng với thiết kế 3D đã duyệt, rồi kiểm nội dung LED, lối lên xuống, micro, bảng tên đại biểu, dây điện và đèn follow. Buổi gặp gỡ báo chí Cathay được setup từ đêm hôm trước, rồi sáng ngày diễn ra, MC, team vận hành và đội ngũ Cathay tổng duyệt trước khi khách đến.
Màn LED, âm thanh và micro của buổi đó do chúng tôi mang vào, dây đi gọn và dán băng keo đen theo quy định khách sạn. Bảng tên đại biểu trên sân khấu và timeline tổng duyệt đều được in sẵn.
Ảnh thật sảnh đã xếp bàn với màn LED chạy key visual cây xanh, và màn LED khi chương trình diễn ra, tại buổi gặp gỡ báo chí của Cathay ở Mai House Saigon
Trong buổi tổng duyệt, người phụ trách nên đi qua sân khấu theo danh mục sau:
- Nhân sự kỹ thuật chạy nội dung LED từng phân đoạn theo rundown, tức kịch bản chi tiết của chương trình.
- Lối lên xuống sân khấu chắc chắn, đủ sáng, và người phát biểu biết mình lên từ phía nào.
- Từng micro được thử ở đúng chỗ người nói sẽ đứng.
- Bảng tên đại biểu nằm đúng chỗ, đúng tên.
- Dây điện và dây tín hiệu đi gọn, được dán cố định trên sàn và lối đi.
- Đèn follow bắt đúng người biểu diễn ở từng tiết mục.
- Người phụ trách ngồi thử ở hàng ghế cuối để chắc khách nhìn rõ người nói và chữ trên màn LED.
Việc kiểm cho cả ngày diễn ra, ngoài phần sân khấu, có ở bài checklist tổ chức sự kiện.
Nếu bạn cần người thiết kế sân khấu cho chương trình sắp tới, hãy gửi brief sân khấu cho A.M Agency qua điện thoại, Zalo hoặc email ở trang liên hệ, kể cả khi brief mới có vài mục. Chúng tôi phản hồi và gửi báo giá trong 48 giờ.
Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.
Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.
