Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng: danh sách khách mời, phân công, ngân sách [Tải file Excel]

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng trong bài gồm hai tệp Excel (một bản trống, một bản điền sẵn ví dụ giả định) và thư mời Word, tải miễn phí ở mục tải mẫu bên dưới. Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng nằm ở bài riêng.

Bài này được viết cho người lo hội nghị bên nhãn hàng, như marketing, sales admin hay trade marketing, khi cần một bản kế hoạch để điền rồi trình cấp trên. Nếu công ty thuê dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo, đơn vị tổ chức nhận phần sân khấu, nhân sự và vận hành, còn bạn vẫn dùng mẫu này để theo dõi việc của cả hai bên.

Một bản kế hoạch hội nghị khách hàng cần có những gì

Một bản kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng cần thông tin chung (loại hội nghị, ngày, địa điểm, số khách), lịch việc theo tuần, mốc duyệt, danh sách khách mời kèm xác nhận, phân công ngày chạy và ngân sách dự trù. Mẫu của A.M Agency đặt mỗi phần vào một sheet Excel.

Bảng dưới tóm tắt tám sheet trong hai tệp Excel và việc bạn làm ở từng sheet.

Sheet	Dùng để
Hướng dẫn	Đọc cách điền từng sheet
Thông tin chung	Ghi loại hội nghị, ngày, giờ đón khách, địa điểm, số khách, số chỗ mỗi bàn, ngân sách duyệt, mục tiêu, người duyệt, phiên bản; xem số khách đã xác nhận và ngân sách còn lại
Lịch việc theo tuần	Xếp việc trước và sau ngày hội nghị, người phụ trách, hạn chót tự tính, trạng thái
Mốc duyệt	Ghi duyệt cái gì, ai duyệt, phải duyệt trước việc nào
Khách mời và xác nhận	Theo dõi thư mời, cuộc gọi xác nhận, xác nhận tham dự, bàn số, sales phụ trách của từng khách
Phân công ngày chạy	Ghi vị trí, việc, số người, thuộc bên nào, người phụ trách, giờ có mặt
Ngân sách	Ghi dự trù, thực chi, chênh lệch theo nhóm hạng mục (địa điểm và tiệc, sân khấu, nhân sự, in ấn và quà, quay chụp, quản lý và vận chuyển), dòng dự phòng, phần còn lại so với ngân sách duyệt
Soát trước ngày chạy	Đối chiếu số khách xác nhận với bàn, suất tiệc, quà, tài liệu, thẻ tên; đánh dấu câu soát cuối

Ảnh chụp các sheet của mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng trong Excel

Sheet Thông tin chung là sheet bạn điền đầu tiên. Ô loại hội nghị có danh sách chọn sẵn, như hội nghị đại lý hay hội nghị tri ân khách hàng. Dòng mục tiêu nên ghi điều công ty muốn khách mang về, chẳng hạn đại lý nắm được sản phẩm mới và chính sách bán hàng năm tới.

Trong sheet Lịch việc theo tuần, bạn nhập số tuần so với ngày hội nghị ở cột Tuần (số âm là trước hội nghị, 0 là tuần hội nghị) và chỉnh thêm vài ngày ở cột Lệch ngày khi cần, rồi hạn chót tự tính. Mỗi dòng cần một người hoặc một bộ phận phụ trách. Lịch chi tiết theo ngày, sơ đồ Gantt và run sheet theo phút cho ngày chạy nằm ở bài mẫu timeline sự kiện.

Các mốc chuẩn bị và duyệt cần ghi vào kế hoạch hội nghị khách hàng

Kế hoạch hội nghị khách hàng nên ghi riêng các mốc duyệt: bản thiết kế trước khi sản xuất, bản in test trước khi in thật, video tập tiết mục trước ngày chạy, rồi tới dựng và tổng duyệt. Ở gala tri ân MerapLion mà A.M Agency triển khai ngày 27/03/2026, chúng tôi gửi bản 3D để MerapLion duyệt trước khi sản xuất và gửi bản in test để duyệt màu trước khi in thật. Nhóm múa gửi video bài tập qua hai vòng, còn sân khấu được dựng từ ngày hôm trước và tổng duyệt trong ngày diễn ra.

Khung ghép ảnh gala tri ân MerapLion tại Victoria Cần Thơ: lối dẫn vào khu vườn, sân khấu dựng xong chụp ban ngày, ban nhạc biểu diễn buổi tối

Bản điền sẵn xếp các bước chuẩn bị từ 10 tuần trước tới 2 tuần sau ngày hội nghị: chốt mục tiêu và ngân sách, giữ địa điểm, lập danh sách khách, chốt kịch bản khung, gửi thư mời, gọi xác nhận hai lượt, sản xuất, dựng và tổng duyệt, rồi gửi thư cảm ơn và báo cáo sau hội nghị.

Sheet Mốc duyệt chỉ ghi những chỗ cần một người đồng ý thì việc sau mới được làm tiếp. Mỗi lần đổi thiết kế sau mốc duyệt, các việc phía sau bị lùi theo. Bản điền sẵn có các mốc dưới đây, mỗi mốc ghi kèm người duyệt và việc phải chờ nó; bản trống để các dòng này cho bạn tự ghi.

• Kịch bản khung. Thứ tự các phần và người phát biểu được duyệt trước khi chọn MC và tiết mục.
• Key visual. Trưởng phòng marketing chốt màu, chữ và logo dùng chung trước khi thiết kế thư mời.
• Bản in thư mời. Chữ, ngày giờ, địa điểm và chỗ xác nhận tham dự được duyệt trước khi in.
• Bản 3D sân khấu, backdrop. Vị trí logo và màn LED được duyệt trước khi sản xuất.
• Bản in test. Người duyệt xem màu in trên chất liệu thật trước khi in số lượng.
• Tiết mục, hai vòng. Video bài tập được góp ý ở vòng đầu, bản đã sửa được duyệt ở vòng sau.
• Nội dung trình chiếu. Ban giám đốc duyệt slide phát biểu và video mở màn trước buổi tổng duyệt.
• Sơ đồ chỗ ngồi. Trưởng phòng bán hàng duyệt bàn của từng khách trước khi sơ đồ gửi khách sạn.
• Tổng duyệt. Chương trình chạy trên sân khấu thật, đủ âm thanh, ánh sáng và trình chiếu, trước giờ đón khách.

Danh sách khách mời: gửi thư mời, gọi xác nhận, xếp chỗ ngồi

Sheet khách mời theo dõi từng người qua bốn cột: đã gửi thư mời, đã gọi xác nhận, xác nhận tham dự và bàn số. Ở hội nghị ra mắt sản phẩm Pantum và CyberPower cho khoảng 40 đại lý mà A.M Agency triển khai tại TP.HCM, phần tiệc chia 4 bàn tròn và đại diện nhà phân phối ngồi cùng đại lý.

Khi người của công ty ngồi cùng bàn như vậy, sơ đồ chỗ ngồi phải tính cả chỗ cho họ, nên bản điền sẵn xếp mỗi bàn 9 đại lý và một người của nhãn hàng. Cột bàn số chỉ điền cho khách đã xác nhận tham dự. Khi một khách báo không đến, sales admin xóa bàn số của khách đó, xếp lại bàn rồi sửa sơ đồ chỗ ngồi gửi khách sạn. Danh sách check-in lấy từ chính sheet này nên cũng có cột bàn số, và người đón khách chỉ cần dò tên là biết đưa khách tới bàn nào.

Mỗi khách còn có một sales phụ trách, là người mang thiệp mời bản in tới khách và gọi xác nhận. Bản điền sẵn xếp hai lượt gọi trong lịch việc, lượt sau dùng để chốt số khách tham dự. Dòng tổng ở đầu sheet tự đếm số thư đã gửi, số khách đã gọi, số khách tham dự, không tham dự và chưa trả lời. Sales lọc cột Xác nhận tham dự để biết khách nào cần gọi lại.

Ảnh chụp sheet Khách mời và xác nhận trong bản điền sẵn: dòng tổng ở đầu sheet và cột bàn số

Thư mời hội nghị khách hàng trong bộ mẫu

Ở trang thư mời của tệp Word, bạn thay các chỗ trong ngoặc vuông bằng thông tin của mình: tên hội nghị, thời gian và giờ đón khách, địa điểm, chương trình chính và hạn xác nhận tham dự. Trang 2 là phiếu xác nhận tham dự, có các dòng trống để khách trả lời bằng giấy. Khi in thành thiệp mời, bản in cần đi qua mốc duyệt bản in ở mục trên; ở gala MerapLion, thiệp mời được in trên giấy mỹ thuật.

Phân công trong ngày hội nghị: ai đứng ở vị trí nào

Ngày hội nghị cần người cho từng vị trí: check-in, dẫn khách vào bàn, giữ danh sách khách, MC, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, quay phim và chụp ảnh. Ở gala tri ân MerapLion, nhân sự gồm MC truyền hình, supervisor, PG, helper, quay phim hai máy và chụp ảnh.

Supervisor quản lý nhân sự tại chỗ, từ check-in nhân sự đầu ca tới giao việc và đổi người khi thiếu. Ở hội nghị, PG (nhân viên đón tiếp) thường lo check-in khách và dẫn khách vào bàn, còn helper (người phụ việc) giữ quà, tài liệu và phát theo kịch bản. Ban tổ chức nên chốt người đứng từng vị trí trước ngày hội nghị, cùng lúc chia việc cho các nhóm như trong bài ban tổ chức hội nghị doanh nghiệp.

Trong sheet Phân công ngày chạy, bạn ghi mỗi vị trí làm việc gì, cần mấy người, thuộc bên nào, ai phụ trách và có mặt lúc mấy giờ. Cột thuộc bên nào chọn giữa nhãn hàng, agency, địa điểm và nhà cung cấp. Vị trí giữ danh sách khách và người ngồi cùng đại lý tại bàn thường do doanh nghiệp tự cử, vì người trong công ty biết rõ từng đại lý.

Minh họa bàn check-in hội nghị khách hàng với nhân sự đón khách

Bản điền sẵn ghi số người giả định cho hội nghị 150 khách, và bạn sửa theo chương trình của mình. Giờ có mặt nên tính lùi từ giờ đón khách: kỹ thuật và quản lý dự án đến sớm nhất để dựng và chạy thử, đội check-in đến đủ sớm để nhận danh sách và thẻ tên. Lời dẫn của MC được soạn riêng theo kịch bản MC hội nghị, còn sheet này chỉ ghi giờ MC có mặt và buổi tổng duyệt MC phải dự.

Tải mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng: Excel và thư mời Word

Bộ mẫu gồm ba tệp tải miễn phí: tệp Excel trống để điền, tệp Excel điền sẵn một ví dụ giả định cho hội nghị đại lý 150 khách và thư mời dạng Word.

Bạn chọn tệp trong bộ mẫu theo việc đang làm, như bảng sau.

Tệp	Dùng khi
Excel trống	Bạn đã có thông tin hội nghị và muốn điền thẳng bản của mình để trình duyệt
Excel điền sẵn	Bạn muốn xem một bản đã điền đủ tám sheet trước khi tự làm
Thư mời Word	Bạn soạn thư mời gửi khách và in phiếu xác nhận tham dự

Tải Excel trống để điền kế hoạch (.xlsx)

Tải Excel điền sẵn ví dụ hội nghị đại lý 150 khách (.xlsx)

Tải thư mời kèm phiếu xác nhận tham dự (.docx)

Hai tệp Excel có cùng cấu trúc, ô nền vàng là ô bạn nhập và ô nền xám tự tính. Ví dụ trong bản điền sẵn là hội nghị đại lý của một nhãn hàng sơn, gồm một buổi chiều và tiệc tối tại khách sạn ở TP.HCM. Tên, số khách và số tiền trong ví dụ đều là giả định, không lấy từ chương trình nào chúng tôi đã làm.

Ngân sách trong mẫu: dự trù, thực chi và dòng dự phòng

Sheet ngân sách ghi mỗi hạng mục ba cột: dự trù, thực chi và chênh lệch, cộng một dòng dự phòng. Số tiền trong bản điền sẵn là số giả định để bạn thấy cách tính.

Cột dự trù tự nhân số lượng với đơn giá, nên bạn chỉ nhập hai cột đó theo báo giá thật của địa điểm và nhà cung cấp. Chi phí hội nghị khách hàng đổi theo số khách, quy mô sân khấu và kiểu tiệc. Khung tham khảo cho từng hạng mục có ở bài chi phí tổ chức sự kiện.

Người lo ngân sách chỉ nhập thực chi khi công ty đã thanh toán hạng mục đó, và cột chênh lệch tự trừ để bạn thấy khoản nào vượt dự trù. Tỷ lệ của dòng dự phòng do bạn tự đặt, tính trên tổng dự trù. Cuối sheet là dòng còn lại so với ngân sách được duyệt. Con số này cũng hiện ở sheet Thông tin chung để người duyệt xem nhanh.

Trước ngày hội nghị: đối chiếu số khách xác nhận với bàn, quà và tài liệu

Bản kế hoạch cuối cần khớp một con số: số khách đã xác nhận tham dự. Số quà và số bộ tài liệu đặt theo con số đó, còn số bàn và số suất tiệc cộng thêm người của công ty ngồi cùng bàn với đại lý; mọi số đều cộng phần dự phòng do doanh nghiệp tự chọn.

Trong sheet Soát trước ngày chạy, số khách xác nhận được lấy tự động từ sheet Khách mời và xác nhận, còn số người của nhãn hàng ngồi cùng bàn lấy từ sheet Phân công ngày chạy. Số bàn bằng tổng hai số đó chia cho số chỗ mỗi bàn, làm tròn lên, rồi cộng số bàn dự phòng. Suất tiệc, quà và bộ tài liệu được so với số lượng trong sheet Ngân sách: bằng nhau thì sheet báo "Khớp", lệch thì báo "Xem lại". Số bàn và thẻ tên không có dòng trong Ngân sách, nên sheet chỉ tính số cần.

Sơ đồ đối chiếu số khách xác nhận tham dự với số bàn, suất tiệc, quà và tài liệu

Dưới bảng đối chiếu là các câu soát cuối, mỗi câu có một ô đánh dấu.

• Sales đã gọi lại lần cuối cho những khách chưa trả lời.
• Sơ đồ chỗ ngồi gửi khách sạn khớp với cột bàn số trong danh sách khách.
• Danh sách check-in đã được in theo thứ tự tên, có cột bàn số.
• Mỗi vị trí trong phân công ngày chạy đã có người, số điện thoại và giờ có mặt.
• Ban tổ chức đã hỏi đơn vị quản lý địa điểm về thủ tục cần cho chương trình, vì yêu cầu của mỗi nơi một khác.
• Nhân sự kỹ thuật đã có phương án dự phòng khi mất điện, hỏng micro hoặc màn LED.
• Bản kế hoạch đã ghi số phiên bản và người duyệt.

Khi bản kế hoạch đã điền có nhiều dòng thuộc agency và nhà cung cấp ở sheet Phân công ngày chạy, công ty thường cần một đơn vị cùng lên kế hoạch và chạy chương trình tới ngày hội nghị. Bạn có thể gửi bản kế hoạch đã điền qua trang liên hệ, gọi hotline hoặc nhắn Zalo cho A.M Agency, và chúng tôi sẽ phản hồi, gửi báo giá trong 48 giờ.

---

Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.

Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.