Vinamilk khánh thành trang trại bò sữa công nghệ cao tại Thanh Hóa, một trong những trang trại hiện đại mới của tập đoàn sữa hàng đầu Việt Nam. Hôm đó trên trang trại có cả đại diện các sở ban ngành tỉnh Thanh Hóa lẫn ban lãnh đạo Vinamilk, nên sự kiện vừa mang ý nghĩa nội bộ vừa là chuyện đối ngoại với địa phương. A.M Agency lo trọn phần tổ chức, từ dựng không gian nghi lễ, sắp xếp đưa đón di chuyển, cho tới gói tư liệu truyền thông bàn giao sau sự kiện.
Bối cảnh & Thách thức
Với Vinamilk, trang trại mới ở Thanh Hóa là một phần của cam kết đầu tư dài hạn vào địa phương. Lễ khánh thành chính là lúc tập đoàn nói cam kết đó ra trước chính quyền tỉnh và giới truyền thông, nên mọi thứ trên hiện trường đều được nhìn rất kỹ.
Lãnh đạo tỉnh Thanh Hóa có mặt, mà đã đón cơ quan nhà nước thì phải theo giao thức: ai đón trước, đứng ở đâu, ngồi chỗ nào, ai phát biểu trước sau, nghi thức cắt băng ra sao, tất cả đều thống nhất và duyệt trước chứ không tùy ứng tại chỗ.
Cái khó thật sự nằm ở địa điểm. Trang trại nằm xa trung tâm thành phố Thanh Hóa, vừa hoàn thiện xong, gần như chưa có gì cho việc tổ chức sự kiện: không phòng tiếp đón, không hệ thống âm thanh ánh sáng cố định, không khu catering. Nói gọn là phải dựng mọi thứ từ con số không ngay tại đó. Khách mời cũng phải đi trên cung đường lạ, nên việc sắp xe đưa đón và hướng dẫn rõ ràng quan trọng không kém phần nghi lễ.
Chưa hết, chương trình còn có phần tham quan trang trại. Tức là sau nghi lễ, cả đoàn khách phải được dẫn đi qua các khu một cách an toàn, đúng lộ trình, không thể để khách cấp cao đi lòng vòng hay đứng chờ ở đâu đó.
Vinamilk - lễ khánh thành trang trại bò sữa công nghệ cao tại Thanh Hóa
Giải pháp của A.M Agency
Vì ở đó không trông cậy được vào nhà cung cấp địa phương cho mấy hạng mục quan trọng, chúng tôi chọn cách làm "tự cung tự cấp": cái gì cần thì mang thẳng từ TP.HCM ra.
Dựng không gian lễ khánh thành ngay trong khuôn viên trang trại, chia làm ba khu nối tiếp nhau. Khu nghi lễ chính có lễ đài, chỗ phát biểu và backdrop khánh thành. Khu tiếp đón VIP là nơi lãnh đạo tỉnh và ban lãnh đạo Vinamilk được đón trước khi vào nghi lễ. Khu tham quan trang trại thì chúng tôi vạch sẵn lộ trình, cắm biển chỉ dẫn và bố trí staff đứng hướng dẫn ở từng điểm dừng. Ba khu được sắp để khách cứ thế đi tự nhiên: tiếp đón, rồi nghi lễ, rồi tham quan, không phải quay lại hay đứng chờ giữa chừng.
Đón và dẫn đoàn lãnh đạo tỉnh theo đúng giao thức tiếp đón cơ quan nhà nước. Trước ngày diễn ra, chúng tôi làm việc với văn phòng tỉnh để chốt thành phần tham dự, thứ tự phát biểu và các yêu cầu nghi thức. Tại sự kiện, có staff A.M chuyên trách đón đoàn từ xe, dẫn về khu VIP, giữ đúng thứ bậc tiếp đón từ đầu tới cuối.
Âm thanh, ánh sáng và trình chiếu cho phần trình bày của ban lãnh đạo Vinamilk đều do chúng tôi chở ra và lắp tại chỗ: dàn âm thanh ngoài trời đủ phủ diện tích khuôn viên, màn hình LED cho video giới thiệu trang trại, và hệ thống ánh sáng đủ để đội quay phim, chụp hình lấy được hình đẹp. Đội kỹ thuật A.M chạy thử toàn bộ từ hôm trước, mỗi hạng mục đều có thiết bị dự phòng đi kèm.
Đưa đón di chuyển và catering cho toàn bộ khách mời. Xe được xếp theo nhóm: đoàn lãnh đạo tỉnh, ban lãnh đạo Vinamilk, và truyền thông. Catering thì chuẩn bị và vận chuyển từ nhà cung cấp đã qua kiểm duyệt, phục vụ ở khu tiếp đón trước và sau nghi lễ, giữ đúng tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm cho một sự kiện có lãnh đạo tỉnh dự.
Tư liệu recap sau sự kiện để Vinamilk dùng cho truyền thông nội bộ lẫn đối ngoại. Chúng tôi bố trí đội quay phim và chụp hình bám suốt từ lúc tiếp đón, nghi lễ cắt băng, cho tới phần tham quan trang trại. Toàn bộ tư liệu được hậu kỳ rồi bàn giao cho tập đoàn, sẵn sàng đưa lên các kênh nội bộ và tài liệu đối ngoại.
Quy mô triển khai
- Địa điểm: Trang trại bò sữa công nghệ cao Vinamilk, Thanh Hóa
- Loại cơ sở: Trang trại bò sữa công nghệ cao (một trong các trang trại hiện đại mới của Vinamilk)
- Thành phần tham dự: Đại diện các sở ban ngành tỉnh Thanh Hóa, ban lãnh đạo Vinamilk, truyền thông
- Hạng mục chính: Lễ đài ngoài trời, khu tiếp đón VIP, khu tham quan trang trại, hệ thống kỹ thuật, catering, tư liệu recap
Kết quả
Hôm đó dòng khách chạy mượt qua cả ba khu, từ tiếp đón sang nghi lễ rồi vào tham quan, không chỗ nào ùn hay phải đứng chờ. Phần tham quan trang trại là điểm nhấn được nhắc nhiều nhất: khách được tận mắt thấy quy mô và công nghệ ở cơ sở mới, thứ mà nghe kể lại không bao giờ bằng đứng tại chỗ nhìn.
Kết quả đo lường:
- Sự kiện hoàn thành: Đúng tiến độ, theo đúng giao thức đã chốt
- Giao thức tiếp đón: Thực hiện đúng thứ bậc cho đoàn lãnh đạo tỉnh Thanh Hóa
Bạn đang chuẩn bị lễ khánh thành nhà máy, trang trại hoặc sự kiện cấp doanh nghiệp? A.M Agency có kinh nghiệm tổ chức sự kiện khánh thành quy mô lớn tại các địa bàn ngoài TP.HCM, bao gồm giao thức tiếp đón, hậu cần độc lập và tư liệu truyền thông sau sự kiện.
