Long Sơn Petrochemicals đầu tư xây dựng tổ hợp hóa dầu miền Nam tại Bà Rịa-Vũng Tàu, và ngày đặt nhát cuốc đầu tiên là một dấu mốc họ muốn cả nước lẫn đối tác Thái Lan cùng nhìn thấy. Lễ khởi công vì thế không chỉ là phần nghi thức động thổ. Trên hàng ghế khách có đại diện Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (PVN), có đoàn lãnh sự quán Thái Lan, có các sở ban ngành tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu, và phía sau là ống kính truyền thông trong nước. Đó là khung cảnh chúng tôi cần dựng cho một buổi sáng duy nhất.
Bối cảnh & Thách thức
Khoảng 100 khách mời cấp cao sẽ có mặt cùng lúc tại một công trường công nghiệp ngoài trời, nơi vài tháng nữa mới thành nhà máy. Khi nhận brief, chúng tôi hiểu ngay điều khó nhất không nằm ở quy mô, mà ở thành phần khách: có yếu tố đối ngoại thì mọi thứ liên quan đến thứ bậc đều phải đúng.
Sự có mặt của đoàn lãnh sự quán Thái Lan đặt ra một lớp yêu cầu riêng. Thứ tự đón đoàn, vị trí chỗ ngồi trên lễ đài, thứ tự phát biểu, nghi thức ra mắt, tất cả đều phải khớp với giao thức ngoại giao. Một tấm bảng tên đặt nhầm chỗ, một đoàn được dẫn lên sai lượt, là chuyện không sửa lại được giữa buổi lễ.
Khó thứ hai là mặt bằng. Công trường lúc đó là đất công nghiệp trống, không có điện sân khấu, không có khu đón khách, không có gì để dựa vào. Lễ đài, âm thanh, ánh sáng, khu tiếp đón VIP, chúng tôi phải kéo về và dựng từ con số không ngay tại hiện trường. Thêm vào đó là thời tiết: sự kiện ngoài trời, mùa mưa miền Nam, và nếu một cơn mưa ập xuống mà không có chỗ lui thì gần 100 khách VIP sẽ đứng giữa trời.
Cuối cùng là chuyện đưa đón. Gần 100 khách về cùng một địa điểm xa trung tâm nghĩa là phải tính đoàn xe theo nhóm, tính giờ chạy, tính cả khả năng kẹt đường, sao cho mọi người tới trước giờ nghi lễ và còn kịp ổn định chỗ.
Giải pháp của A.M Agency
Chúng tôi nhận trọn phần tổ chức và để một đầu mối theo bài từ lúc nhận brief tới sáng ngày H. Không bàn giao qua tay nhiều bộ phận, nên khi cần quyết gì giữa hiện trường thì quyết được ngay và nhất quán.
Thiết kế và dàn dựng lễ đài ngoài trời ngay trên mặt bằng dự án, cân với tầm vóc một tổ hợp hóa dầu lớn. Nhận diện Long Sơn Petrochemicals được đặt nổi bật, khu nghi lễ chính đủ rộng cho phần động thổ, khu phát biểu có bục và micro chuyên dụng, cổng chào chạy dọc tuyến đường dẫn vào công trường. Vật liệu và kết cấu lễ đài được chọn để lên hình truyền thông cho ra dáng chỉn chu, không có chỗ nào trông tạm bợ hay phải chữa cháy tại chỗ.
Long Sơn Petrochemicals - lễ động thổ tổ hợp hóa dầu tại Bà Rịa-Vũng Tàu
Điều phối tiếp đón VIP theo đúng thứ bậc giao thức, từ đoàn lãnh sự quán Thái Lan đến đại diện PVN và các sở ban ngành tỉnh. Chúng tôi dựng seating chart và trình tự đón đoàn, chốt với ban tổ chức phía client trước ngày H. Mỗi đoàn có người đón đúng lượt, dẫn đúng vị trí, theo sát suốt buổi. Bảng tên, chỗ ngồi trên lễ đài và thứ tự phát biểu được rà đi rà lại nhiều vòng.
Quản lý âm thanh, ánh sáng và hệ thống truyền hình cho cả phần nghi lễ. Toàn bộ hệ thống kỹ thuật được dựng tại hiện trường công nghiệp: âm thanh đủ công suất cho không gian ngoài trời, ánh sáng vừa cho quay phim chụp hình, màn hình LED cho phần trình chiếu. Chúng tôi mang theo đội kỹ thuật riêng và thiết bị dự phòng, không trông vào nguồn cung tại chỗ cho bất kỳ thiết bị quan trọng nào.
Hậu cần đưa đón gần 100 khách về địa điểm. Đoàn xe được chia theo nhóm khách: đoàn ngoại giao, đoàn PVN, đoàn sở ban ngành tỉnh, đoàn doanh nghiệp. Mỗi xe có nhân sự A.M Agency đi cùng để hỗ trợ và giữ cho đoàn tới đúng giờ. Lịch chạy chừa sẵn thời gian co giãn cho giao thông và cho khách ổn định trước khi nghi lễ bắt đầu.
Phương án dự phòng thời tiết cho một sự kiện ngoài trời giữa mùa mưa. Chúng tôi chuẩn bị mái che di động bung được nhanh, khu chờ trong nhà cho khách VIP, và một kịch bản rút gọn nghi lễ phòng khi trời không ủng hộ. Thiết bị kỹ thuật đều được che chắn chống nước và có backup.
Script và rundown nghi lễ được chúng tôi duyệt nhiều vòng với Long Sơn Petrochemicals, đại diện PVN và các bên liên quan, để nội dung phát biểu, thứ tự chương trình và thời lượng từng phần đều thống nhất trước ngày H.
Quy mô triển khai
Địa điểm: Mặt bằng dự án tổ hợp hóa dầu miền Nam, Bà Rịa-Vũng Tàu
Quy mô khách mời: ~100 khách VIP cấp cao
Thành phần tham dự: Đại diện Long Sơn Petrochemicals, đại diện PVN, lãnh sự quán Thái Lan, các sở ban ngành tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu
Loại hình: Lễ đài ngoài trời, cổng chào, nghi lễ khởi công, tiếp đón ngoại giao
Kết quả
Buổi lễ chạy theo đúng rundown đã chốt. Các đoàn được đón theo đúng thứ tự giao thức, từ lãnh sự quán Thái Lan đến đại diện PVN và các sở ban ngành tỉnh, không vướng sai sót nào về nghi thức. Phần động thổ và phát biểu của các bên diễn ra theo đúng kịch bản đã duyệt.
Kết quả đo lường:
Sự kiện hoàn thành: Theo đúng rundown đã chốt với client
Giao thức ngoại giao: Đón đoàn lãnh sự quán Thái Lan và đại diện PVN đúng thứ bậc, đúng nghi thức
Bạn cần tổ chức sự kiện cấp cao có yếu tố ngoại giao và truyền thông? Chúng tôi đã vận hành lễ khởi công và khánh thành cho các dự án công nghiệp quy mô lớn - đúng giao thức, đúng thời gian, không phát sinh.
