Triển khai POSM siêu thị: Brief, giao hàng và nghiệm thu nhiều điểm bán

Khi cùng một bộ POSM (vật phẩm trưng bày tại điểm bán) phải đến hàng chục hay hàng trăm siêu thị, lỗi thường xảy ra ở khâu giao và lắp: điểm này thiếu vật phẩm, điểm kia nhận nhầm thùng, điểm khác lắp xong mà văn phòng không biết. Bài này tập trung vào việc triển khai POSM siêu thị. Nếu cần xem POSM gồm những loại nào, bạn có thể đọc bài các loại POSM phổ biến.

Những lỗi đó dễ kiểm soát hơn khi bạn có đủ brief thiết kế, danh sách điểm bán, tem đóng gói theo mã điểm bán và quy định chụp ảnh nghiệm thu ngay từ đầu. Dưới đây là mẫu chúng tôi đề xuất cho từng phần. Bài cũng dẫn chương trình POSM cho Meat Deli tại 200 cửa hàng WinMart mà A.M Agency triển khai ở TP.HCM và Hà Nội, để minh họa việc chia đội theo khu vực và nghiệm thu từng điểm bằng ảnh.

Hỏi siêu thị gì trước khi chốt bộ POSM

Mỗi loại vật phẩm thêm vào là thêm một dòng phải đếm, giao và kiểm tra ở từng nơi, nên bạn chỉ nên giữ số loại vừa đủ và hỏi siêu thị trước khi thiết kế.

Loại POSM	Đặt ở đâu	Cần hỏi siêu thị
Wobbler (thẻ nhỏ gắn nhô ra khỏi kệ hoặc tủ)	Mép kệ, tủ mát	Có được gắn lên tủ không, dùng keo hay kẹp
Tentcard (thẻ gấp tự đứng trên mặt bàn)	Quầy thu ngân	Quầy có nhận vật phẩm của nhãn hàng không
Shelftalker (dải in gắn mép kệ)	Ngay dưới sản phẩm	Chiều cao mép kệ, có che bảng giá không
Standee (tấm in khổ đứng có chân dựng)	Đầu lối đi	Có vướng xe đẩy không
Display đảo (kệ đứng riêng, đi vòng quanh được)	Khoảng trống giữa khu hàng	Có phải đăng ký vị trí không, ai chuyển đến và tháo

Câu trả lời có thể khác nhau giữa các chuỗi. Cách chọn bộ vật phẩm theo ngành hàng có ở bài POSM cho ngành FMCG, còn cách sắp xếp hàng hóa có ở bài merchandising tại điểm bán.

Bộ vật phẩm của Meat Deli gồm tentcard đặt tại quầy thu ngân và wobbler gắn trên tủ thịt mát, hai vị trí người mua nhìn thấy khi thanh toán và khi chọn thịt.

Wobbler trên tủ thịt mát ở một cửa hàng tại TP.HCM, chương trình Meat Deli.

Brief thiết kế POSM: những mục cần có

Thiết kế POSM cho nhiều điểm bán nên bắt đầu từ một trang brief gồm các mục sau:

• Thông điệp chính trong một câu, kèm logo và những dòng chữ bắt buộc phải có trên vật phẩm.
• Từng loại POSM đặt ở vị trí nào.
• Kích thước tối đa và cách gắn: keo, kẹp, móc hay tự đứng.
• Điều kiện nơi đặt để chọn vật liệu: trong tủ mát, gần nguồn nước, dưới đèn mạnh.
• Ngày bắt đầu, ngày kết thúc và ai đi gỡ.
• Một hình chỉ rõ vị trí lắp đúng.
• Tên người duyệt bản cuối, ngày duyệt và mã phiên bản. Dùng cùng mã này khi đặt sản xuất và trong hướng dẫn lắp.

Trước khi in số lượng lớn, bạn nên in thử một bộ rồi mang ra kệ thật ở vài điểm bán có quầy khác kiểu nhau, để kiểm tra kích thước có vừa không, chữ có đọc được từ chỗ người mua đứng không, vật phẩm có che sản phẩm hay bảng giá không.

Lý do cần bước này thấy rõ ở chương trình Meat Deli: diện tích và vị trí quầy thịt tươi ở các cửa hàng WinMart không giống nhau, chiếu sáng, kệ và tủ mát cũng khác nhau. Yêu cầu đặt ra là người tiêu dùng vẫn nhận ra Meat Deli ở mọi cửa hàng, còn kích thước và cách lắp phải linh hoạt theo từng điểm. Nguyên tắc thiết kế có ở bài thiết kế POSM hiệu quả.

Triển khai POSM siêu thị: mẫu danh sách điểm bán

Hãy lập danh sách điểm bán trước khi chốt số lượng sản xuất, vì số lượng cần đặt được cộng từ chính bảng này. Nếu một loại POSM có nhiều cỡ hoặc nhiều mẫu, hãy ghi thêm mã mẫu và kích thước dùng tại từng điểm. Bảng dưới liệt kê các cột cần có, kèm hai điểm bán giả định.

Cột	Điểm bán 1	Điểm bán 2
Mã điểm bán	HCM-Q7-001	HN-TX-001
Chuỗi	Chuỗi A	Chuỗi B
Địa chỉ	Số nhà, đường, quận	Số nhà, đường, quận
Người nhận	Tên, điện thoại	Tên, điện thoại
Wobbler	4	2
Tentcard	2	2
Ngày giao	10/12	09/12
Ngày lắp	12/12	13/12

• Mỗi điểm bán có một mã duy nhất, ghép từ khu vực, quận và số thứ tự. Mã này được dùng trên tem thùng, tên ảnh và báo cáo.
• Với người nhận, bạn nên hỏi thêm giờ cửa hàng nhận hàng và nơi để thùng.
• Ngày giao nên sớm hơn ngày lắp, để còn thời gian bù nếu thùng thiếu hoặc giao nhầm.
• Trước khi bắt đầu giao hàng, hãy thêm các cột: ngày giao thực tế, ngày lắp thực tế, đã có ảnh, đã duyệt, người xác nhận.

Sản xuất POSM và đóng gói theo từng điểm bán

Số lượng gửi đơn vị sản xuất POSM bằng tổng từ danh sách điểm bán cộng phần dư cho vật phẩm hỏng và điểm bán phát sinh. Loại dễ gãy, dễ trầy thì tính dư nhiều hơn. Phần dư nên giữ ở kho để có sẵn hàng khi cần bù.

Khi hàng về, hãy đối chiếu loại, số lượng, kích thước, màu in và phụ kiện với mẫu đã duyệt, rồi tách hàng lỗi trước khi chia. Sau đó bạn có thể đóng gói theo thứ tự sau:

1. Chia hàng thành từng gói theo mã điểm bán, kèm đủ phụ kiện và hướng dẫn lắp, bọc kỹ phần dễ gãy hoặc dễ trầy.
2. Dán lên mỗi gói tem ghi mã điểm bán, địa chỉ, người nhận, loại và số lượng. Nếu một điểm có nhiều thùng, ghi thêm thùng số mấy trên tổng số thùng.
3. Gom các gói theo khu vực, kèm phiếu liệt kê các mã bên trong, rồi đếm lại trước khi niêm phong. Hàng gửi đi tỉnh khác thì tính thêm ngày vận chuyển và đếm lại một lần nữa ở nơi đến.

Với 200 điểm ở hai thành phố, một đội không thể đi lắp lần lượt hết các cửa hàng, nên ở chương trình Meat Deli nhiều đội được chia theo khu vực để lắp song song.

Ảnh nghiệm thu POSM: chụp góc nào, đặt tên ra sao, ai duyệt

Người duyệt ở văn phòng chỉ biết được những gì có trong ảnh, nên đội lắp cần biết trước phải chụp gì. Mỗi vị trí nên có ba ảnh:

• Ảnh xa thấy cả quầy hoặc cả đoạn kệ, kèm một chi tiết nhận ra được cửa hàng.
• Ảnh gần thấy rõ vật phẩm, chữ đọc được, không bị vật khác che.
• Ảnh ngang tầm mắt người mua khi đi đến quầy.

Ảnh nên chụp bằng ứng dụng máy ảnh tự in ngày giờ và địa chỉ. Tên ảnh nên bắt đầu bằng mã điểm bán, theo mẫu HCM-Q7-001_wobbler_xa.jpg, để người duyệt so với danh sách là thấy ngay điểm nào chưa có ảnh.

Ảnh tentcard ở hai cửa hàng tại Hà Nội, chương trình Meat Deli, đều hiện ngày giờ, tọa độ và địa chỉ.

Ở chương trình Meat Deli, tại mỗi cửa hàng đội lắp POSM đúng vị trí rồi chụp ảnh nghiệm thu. Ảnh thực tế của từng cửa hàng được tổng hợp và bàn giao cho khách hàng để xác nhận điểm nào đã hoàn thành.

Giám sát (supervisor) từng khu vực có thể duyệt ảnh trong ngày theo các tiêu chí: đúng mẫu đã duyệt, đủ số lượng, đúng vị trí, ngay ngắn, không che sản phẩm hoặc bảng giá. Với điểm chưa đạt, giám sát nêu rõ lỗi cần sửa và thời hạn, đội lắp sửa xong thì gửi ảnh mới để kiểm tra lại.

Xử lý POSM thiếu, sai, hỏng

Cách xử lý lỗi cần được thống nhất trước ngày giao hàng đầu tiên. Bảng dưới đây là một cách phân công.

Tình huống	Ai báo	Ai xử lý
Thùng thiếu số lượng, vật phẩm hỏng	Đội lắp, kèm ảnh	Người giữ kho gửi bù từ phần dư
Giao nhầm thùng của điểm khác	Người nhận hoặc đội lắp	Giám sát khu vực đối chiếu mã thùng, tìm thùng đang ở đâu rồi giao lại đúng điểm
Cửa hàng không cho đặt ở vị trí đã thống nhất	Đội lắp, ngay tại chỗ	Người phụ trách làm việc với chuỗi. Nếu cần đổi vị trí, gửi ảnh vị trí mới để chuỗi và nhãn hàng xác nhận trước khi lắp

Thời hạn bù cũng nên ghi rõ, và có thể đặt hai mức: một cho điểm cùng thành phố với kho, một cho điểm ở tỉnh khác. Mỗi lỗi nên được ghi vào dòng của điểm bán đó trong danh sách, để đợt sau tính phần dư sát hơn.

POSM Tết: những việc cần làm sớm hơn

POSM Tết dùng cùng các tài liệu trên, nhưng lịch căng hơn đợt bình thường. Gần Tết, siêu thị đông khách và nhiều nhãn hàng cùng cần vị trí trưng bày, còn đơn vị in và vận chuyển dễ kín lịch. Vì vậy, bạn cần chú ý thêm:

• Chốt thiết kế và đặt sản xuất sớm, sau khi hỏi lịch cuối năm của đơn vị sản xuất.
• Hỏi vị trí đặt POSM, giờ nhận hàng và giờ được lắp với từng chuỗi sớm hơn đợt thường.
• Kiểm tra lại giữa chương trình, vì siêu thị đông thì vật phẩm dễ rơi hoặc bị che.
• Ghi sẵn ngày gỡ và người gỡ sau Tết.

Mùa Tết 2025, A.M Agency triển khai chương trình cho táo Rockit tại 10 siêu thị thuộc Co.opXtra, WinMart, Lotte Mart và Emart ở TP.HCM và Hà Nội. Trong bản đề xuất theo concept Vườn An Rockit, bộ POSM gồm cờ treo, shelftalker, hanger (vật phẩm treo), wobbler, standee, decal sàn, bảng hashtag cầm tay và display đảo hình quả táo.

Phối cảnh display đảo trong bản đề xuất cho Rockit, không phải ảnh chụp tại siêu thị.

Chương trình chạy sáu đợt từ 28/12/2024 đến 26/01/2025, chủ yếu vào cuối tuần. Mỗi đợt, đội thường có mặt ở một siêu thị tại mỗi thành phố để dựng khu trưng bày cho hộp quà và ống táo, rồi chuyển sang điểm khác ở đợt sau.

Khi một chương trình đổi điểm bán theo từng đợt, bạn nên thêm cột số đợt vào danh sách điểm bán, để biết vật phẩm phải có mặt ở đâu vào ngày nào.

Câu hỏi thường gặp về POSM siêu thị

Báo giá POSM siêu thị cần ghi rõ những hạng mục nào?

Ngoài phần thiết kế và sản xuất, hãy xem báo giá đã gồm đóng gói theo điểm bán, giao hàng, lắp đặt, ảnh nghiệm thu, bù hàng thiếu hoặc hỏng và tháo gỡ hay chưa. Cách tính từng hạng mục có ở bài chi phí sản xuất POSM.

Số lượng ít có nên in riêng cho từng chuỗi siêu thị không?

Số lượng ít thì càng nên dùng một mẫu chung, vì mỗi mẫu riêng là thêm một lần duyệt, một lần in thử và một dòng phải đếm khi đóng gói. Chỉ tách mẫu khi chuỗi có yêu cầu khác về kích thước, logo hoặc nội dung mà mẫu chung không đáp ứng được.

Đặt POSM trong siêu thị có cần siêu thị đồng ý trước không?

Bạn cần có sự đồng ý của chuỗi hoặc đơn vị quản lý cửa hàng. Yêu cầu khác nhau từng nơi, nên khi chưa rõ, bạn hãy hỏi đầu mối của chuỗi hoặc cửa hàng để xác nhận vị trí, kích thước, cách gắn và giờ được lắp.

Nếu bạn đang chuẩn bị đưa một bộ POSM ra nhiều siêu thị, hãy gửi danh sách điểm bán dự kiến, loại vật phẩm và ngày bắt đầu qua trang liên hệ để cùng xem lịch và cách triển khai. Bạn cũng có thể xem giải pháp POSM và merchandising.

---

Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.

Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.