Lập kế hoạch sự kiện bằng AI miễn phí: hướng dẫn dùng công cụ của A.M Agency

Sếp vừa giao một chương trình sampling dịp Tết hay roadshow ba tỉnh, và bạn cần một khung kế hoạch để trao đổi ngay trong hôm nay. Lập kế hoạch sự kiện bằng AI là cách nhanh để có bản nháp đầu tiên đó. Công cụ lập kế hoạch của A.M Agency hỏi bạn vài câu về loại việc, ngành hàng, nơi tổ chức, quy mô và ngân sách, rồi viết một bản nháp có ý tưởng chính, các bước khách đi qua, điểm chạm, lịch chuẩn bị, đội ngũ và cách đo lường.

Mở công cụ lập kế hoạch sự kiện miễn phí →

Công cụ chạy ngay trên trình duyệt, không cần đăng ký tài khoản. Bản nháp dựa trên thư viện kế hoạch mẫu và những lưu ý A.M Agency rút ra từ các dự án sự kiện, kích hoạt thương hiệu và sampling đã làm. Bài đi theo đúng thứ tự bạn gặp trên màn hình, với một ví dụ xuyên suốt: roadshow cho sản phẩm cà phê, trà ở các lễ hội ngoài trời tại Đà Nẵng.

---

Cách lập kế hoạch sự kiện bằng công cụ: ba bước

Bước 1: Chọn loại việc bạn sắp làm

Màn đầu của công cụ hỏi bạn đang lên kế hoạch cho hoạt động gì, có năm lựa chọn, và màn kế tiếp hỏi hình thức kích hoạt thương hiệu: Booth, Sampling, Roadshow

Màn đầu tiên hỏi Sắp tới, bạn đang lên kế hoạch cho hoạt động gì? với năm lựa chọn: Kích hoạt Thương hiệu, Tổ chức Sự kiện & Hội nghị, Lập kế hoạch Truyền thông Marketing Tích hợp, Thiết kế & Sản xuất POSM, và Sản xuất Nội dung số & Media. Chạm một lựa chọn là công cụ chuyển sang câu kế tiếp.

Nếu chọn Kích hoạt Thương hiệu, câu sau hỏi hình thức: Booth, Sampling hay Roadshow. Chọn Tổ chức Sự kiện & Hội nghị thì công cụ hỏi loại sự kiện, gồm khai trương, khánh thành và khởi công, hội nghị khách hàng, tiệc cuối năm và gala, ra mắt sản phẩm và họp báo, hội thảo và tập huấn. Trong ví dụ của bài, chúng tôi chọn Kích hoạt Thương hiệu rồi chọn Roadshow.

Bước 2: Trả lời vài câu hỏi, mỗi câu một lần chạm

Hai câu hỏi trong công cụ: Chương trình sẽ diễn ra ở đâu với các lựa chọn như Mặt phố, Ngoài trời, lễ hội, TTTM, và Ngân sách dự kiến của bạn khoảng bao nhiêu với năm khoảng ngân sách

Tiếp theo là các câu về chương trình: sản phẩm thuộc ngành hàng nào, dòng sản phẩm nào, mục tiêu chính, nơi diễn ra, quy mô, thời gian chạy, tỉnh thành, thời điểm và ngân sách. Bộ câu hỏi thay đổi theo loại việc. Sự kiện và hội nghị hỏi số khách dự kiến, còn kích hoạt thương hiệu hỏi số điểm triển khai. Tổng cộng thường từ tám tới mười câu, ba câu cuối có chữ Còn ba câu, Sắp xong và Bước cuối để bạn biết còn bao xa.

Câu ngân sách có năm khoảng: dưới 100 triệu, từ 100 đến 300 triệu, từ 300 triệu đến 1 tỷ, trên 1 tỷ, và chưa xác định. Chưa chốt thời điểm hay địa điểm thì cứ chọn Chưa chốt, công cụ vẫn viết được. Muốn đổi câu trước thì bấm Quay lại. Với ví dụ roadshow, chúng tôi chọn ngành Thực phẩm, đồ uống, dòng Cà phê, trà, mục tiêu Tăng nhận diện thương hiệu, nơi diễn ra Ngoài trời, lễ hội, trên 5 điểm, chạy từ 2 đến 3 ngày ở Đà Nẵng, ngân sách từ 300 triệu đến 1 tỷ.

Bước 3: Ghi thêm yêu cầu riêng, hoặc bỏ qua

Bước cuối của công cụ: ô nhập Bạn có yêu cầu nào khác cho chương trình không, có ví dụ gợi ý, và nút Tạo kế hoạch của tôi

Bước cuối hỏi Bạn có yêu cầu nào khác cho chương trình không? Đây là chỗ bạn nhập những điều mà các lựa chọn có sẵn chưa nói hết, tối đa 500 ký tự. Ví dụ: sản phẩm mới vị ít ngọt, nhắm tới sinh viên, muốn có minigame nhận quà và góc chụp ảnh. Bước này có thể bỏ qua. Bấm Tạo kế hoạch của tôi là công cụ bắt đầu viết.

Trong lúc viết, màn hình hiện từng phần đang được soạn: Tên, Ý tưởng, Các bước, Điểm chạm, Lịch chuẩn bị, Đội ngũ, Đo lường, Ngân sách, phần nào xong thì có dấu tích. Thường chưa tới một phút. Nếu thấy mình chọn nhầm, bấm Dừng, quay lại sửa brief.

Mẹo nhập yêu cầu cho sát

Các lựa chọn có sẵn đã đủ để công cụ viết một bản nháp. Ô yêu cầu ở bước cuối giúp bản nháp sát với chương trình của bạn hơn, nhất là khi bạn ghi rõ:

1. Nhóm người tiêu dùng bạn muốn tiếp cận. Sinh viên, gia đình trẻ đi siêu thị cuối tuần hay nhân viên văn phòng, mỗi nhóm dẫn tới điểm chạm khác nhau.
2. Điều bạn muốn khách làm. Thử sản phẩm, để lại thông tin, chụp ảnh chia sẻ hay mua tại chỗ.
3. Điều đã có sẵn. Ví dụ đã có xe, đã có key visual hay đã chốt địa điểm, để bản nháp tập trung vào phần còn lại.
4. Điều kiện bắt buộc. Ví dụ không dùng loa, không phát mẫu cho trẻ em, chỉ chạy cuối tuần.

Bạn không cần ghi tên nhãn hàng hay thông tin mật của chiến dịch. Loại việc, nơi tổ chức, quy mô và nhóm người tiêu dùng bạn muốn tiếp cận là đủ.

Ví dụ kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết do công cụ viết

Bản nháp mở đầu bằng tên chương trình và ý tưởng chính. Ở ví dụ, công cụ đặt tên Xe cà phê và trà ghé các lễ hội ngoài trời ở Đà Nẵng, với ý tưởng xe chạy qua các tuyến đường gần khu lễ hội để người tiêu dùng nhìn thấy, rồi dừng ở từng điểm để mời khách thử. Bên dưới là các phần theo thứ tự sau.

Bản nháp roadshow: tên chương trình, ý tưởng chính và phần Khách đi qua 6 bước, từ lúc xe chạy qua tuyến đường tới lúc đội thu dọn booth

Khách đi qua N bước. Đây là trình tự chương trình từ lúc khách nhìn thấy tới lúc đội chuyển sang điểm sau, gồm cả việc khách làm và việc đội làm. Ví dụ roadshow có sáu bước: xe chạy qua tuyến đường quanh khu lễ hội, xe dừng ở điểm đã duyệt, PG dựng booth và mời thử, MC dẫn minigame, khách chụp ảnh ở góc check-in, rồi đội thu dọn và chạy sang điểm sau. Nhìn hành trình này, bạn dễ thấy chỗ nào cần người, chỗ nào cần vật phẩm.

Phần Điểm chạm chia ba cột Chính, Nên có, Có thể thêm, và phần Ngân sách định hướng với ba phạm vi Tinh gọn, Tiêu chuẩn, Mở rộng, phạm vi Mở rộng được đề xuất

Điểm chạm. Các hạng mục và hoạt động khách gặp trong chương trình được chia ba cột. Cột Chính là phần không thể thiếu, ví dụ xe dán decal và booth mời thử. Cột Nên có là phần làm chương trình trọn vẹn hơn, như dù che khu pha chế, loa và MC, standee chỉ đường. Cột Có thể thêm là phần cộng thêm khi ngân sách cho phép, như góc chụp ảnh hay video ghi lại từng điểm dừng.

Ngân sách định hướng. Phần này nhắc lại khoảng ngân sách bạn đã chọn nhưng không đưa dự toán hay báo giá. Thay vào đó, công cụ đưa ra ba phạm vi: Tinh gọn chỉ làm các điểm chạm chính, Tiêu chuẩn thêm các điểm nên có, Mở rộng thêm cả phần bổ sung. Phạm vi hợp với mức ngân sách bạn chọn được gắn nhãn Đề xuất, kèm một câu giải thích. Mục Chi phí nằm ở đâu, nếu cần bớt cho biết khoản nào tốn nhiều nhất và có thể cắt ở đâu. Ba mức này là ba phạm vi hoạt động, không phải ba mức báo giá. Muốn hình dung chi phí thực tế, bạn đọc thêm bài chi phí tổ chức sự kiện.

Ba phần Lịch chuẩn bị với các mốc từ 6 tuần trước tới tuần chạy, Đội ngũ với 5 vai trò và số người mỗi điểm, Đo lường với 3 chỉ số kèm nguồn số liệu

Ba phần Lịch chuẩn bị, Đội ngũ và Đo lường gập sẵn cho bản nháp gọn, bạn bấm tên mục để mở.

Lịch chuẩn bị (timeline). Các mốc tính lùi từ ngày chạy. Với roadshow, bản nháp đặt việc chốt điểm và vẽ lộ trình trước 6 tuần, xin phép xe, loa và điểm dừng trước 5 tuần, đặt làm xe, booth, đồng phục và quà trước 4 tuần, khảo sát lại và chạy thử lộ trình trước 1 tuần.

Đội ngũ. Các vai trò cần có và số người, ví dụ một quản lý dự án, một trưởng nhóm mỗi điểm dừng, hai PG pha chế và mời thử mỗi điểm, một MC, hai tài xế và nhân sự dựng booth.

Đo lường. Mỗi chỉ số đi kèm nguồn số liệu và lúc chốt số, chẳng hạn số ly thử phát ra ở mỗi điểm, lấy từ sổ ghi của trưởng nhóm, chốt cuối mỗi ngày. Mục tiêu cụ thể cho từng chỉ số sẽ được thống nhất sau khảo sát. Nếu bạn cần đặt KPI kỹ hơn, xem bài đo lường hiệu quả activation.

Phần Kinh nghiệm từ dự án thật với các lưu ý thực tế có ghi năm gặp gần nhất, và phần Bước tiếp theo có nút Nhận tư vấn cho kế hoạch này qua Zalo

Kinh nghiệm từ dự án thật. Phần này gom những lưu ý A.M Agency rút ra khi chạy các chương trình cùng loại, như kiểm tra xe và vật phẩm theo checklist mỗi sáng, hay chọn chỗ có mái che khi pha chế ngoài trời. Một số lưu ý có ghi năm gần nhất chúng tôi gặp. Lưu ý nào liên quan tới thủ tục thì có thêm nhãn Cần kiểm tra lại, vì quy định có thể đã thay đổi.

Sau đó là Dự án tương tự đã làm, gồm các thẻ dẫn tới bài dự án cùng loại trên trang, và Thông tin bạn chọn, nơi bạn đổi các mục có nút Sửa rồi tạo lại bản nháp mà không phải trả lời lại từ đầu.

Bản nháp mới là bước đầu. Concept sáng tạo, kịch bản chi tiết, khảo sát địa điểm, thủ tục xin phép và báo giá theo thời điểm là phần đội A.M Agency làm cùng bạn sau khi trao đổi. Xem cách chúng tôi triển khai ở giải pháp kích hoạt thương hiệu và giải pháp tổ chức sự kiện và hội nghị.

Mở công cụ và thử với chương trình của bạn →

Kế hoạch sampling sản phẩm, booth hay roadshow: chọn đúng hình thức

Ba hình thức nằm chung nhóm Kích hoạt Thương hiệu nhưng cho ra bản nháp khác nhau, vì hành trình của khách khác nhau.

• Sampling hợp khi mục tiêu là cho người tiêu dùng dùng thử sản phẩm mới, thường ở siêu thị, cửa hàng hay trường học. Bản nháp tập trung vào quầy mời thử, cách đếm số người đã thử và cách xử lý hàng mẫu. Ví dụ một ghi chú ở bước cuối: sampling sữa chua uống ở 10 siêu thị cuối tuần, nhắm tới mẹ đi chợ, cần đếm số người đã thử và số người để lại thông tin. Muốn hiểu kỹ hình thức này trước khi lập kế hoạch sampling sản phẩm, đọc bài sampling campaign là gì.
• Booth hợp khi chương trình đứng yên ở một hay vài điểm như trung tâm thương mại hay hội chợ, cần dựng gian hàng có trải nghiệm.
• Roadshow hợp khi cần phủ nhiều điểm trong vài ngày, đội và xe di chuyển theo lộ trình như ví dụ ở trên. Chi tiết về cách làm có trong bài dịch vụ roadshow activation.

Chưa chắc hình thức nào hợp, bạn lưu ảnh bản nháp đầu tiên, rồi tạo bản thứ hai với cùng ngành hàng và ngân sách, chỉ đổi hình thức, để so điểm chạm và đội ngũ.

Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Nếu việc bạn cần là phần truyền thông bao quanh chương trình, như kết hợp KOL, mạng xã hội và hoạt động tại điểm bán, hãy chọn Lập kế hoạch Truyền thông Marketing Tích hợp ở màn đầu. Bộ câu hỏi khi đó ngắn hơn, chủ yếu hỏi sản phẩm, mục tiêu, thời gian và ngân sách. Ví dụ: ra mắt sản phẩm mới cho người trẻ ở các thành phố lớn, muốn kết hợp KOL, mạng xã hội và hoạt động tại điểm bán, đo được số người dùng thử. Cần video, livestream hay bộ ảnh cho chương trình thì chọn Sản xuất Nội dung số & Media. Cách dựng một kế hoạch IMC đầy đủ có trong bài lập kế hoạch IMC.

Sau khi có bản nháp: gửi Zalo, lưu ảnh hoặc tạo lại

Công cụ lập kế hoạch trên điện thoại: màn chọn loại việc và bản nháp roadshow với tên chương trình, ý tưởng và các bước xếp dọc

Công cụ dùng được trên điện thoại, các bước khách đi qua tự xếp dọc cho dễ đọc. Cuối bản nháp có bốn việc bạn có thể làm:

• Nhận tư vấn cho kế hoạch này qua Zalo. Công cụ chép sẵn brief, các lựa chọn, mã bản nháp và đường link, rồi mở Zalo của A.M Agency. Bạn chỉ cần dán vào ô chat và gửi, chúng tôi mở đúng bản nháp của bạn để làm tiếp.
• Chia sẻ bản nháp. Công cụ tạo một ảnh tóm tắt kế hoạch để bạn lưu hoặc gửi cho sếp, đồng nghiệp. Trên điện thoại, nhấn giữ ảnh để lưu.
• Thêm chi tiết, tạo lại. Quay về bước cuối với các câu trả lời còn nguyên, nhập thêm yêu cầu rồi tạo bản mới.
• Làm kế hoạch mới. Bắt đầu lại từ màn đầu cho một chương trình khác. Bản nháp hiện tại sẽ bị xoá khỏi máy, nên muốn giữ thì lưu ảnh trước.

Bản nháp gần nhất được giữ trên máy bạn 7 ngày, mở lại trang là thấy. Nếu bấm tạo lại mà không đổi thông tin nào, công cụ trả lại đúng bản cũ.

Quy trình lập kế hoạch sự kiện: bản nháp nằm ở bước nào

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện thường gồm: nhận brief, lên ý tưởng và khung kế hoạch, khảo sát địa điểm, lập dự toán, viết kịch bản chi tiết, xin phép, sản xuất vật phẩm, chạy thử rồi mới tới ngày triển khai và báo cáo. Bản nháp từ công cụ giúp bạn đi nhanh qua bước thứ hai: có khung để trao đổi nội bộ, để biết cần hỏi agency những gì, hoặc để so với đề xuất bạn đã nhận.

Các bước sau cần đội làm sự kiện khảo sát địa điểm và hoàn thiện dự toán, kịch bản, phương án vận hành theo điều kiện thực tế. Danh sách việc cần chuẩn bị theo từng giai đoạn có trong bài checklist tổ chức sự kiện, còn cách một event agency làm việc với khách hàng từ brief tới nghiệm thu có trong bài quy trình làm việc với event agency.

Câu hỏi thường gặp

Công cụ lập kế hoạch sự kiện này có miễn phí không?

Có. Bạn dùng miễn phí, không cần tài khoản. Nếu tạo nhiều bản nháp trong một giờ hoặc trong một ngày, công cụ tạm dừng nhận thêm và báo khi nào thử lại được.

AI viết bản nháp dựa trên đâu?

Dựa trên thư viện kế hoạch mẫu và các lưu ý A.M Agency rút ra từ những dự án sự kiện, kích hoạt thương hiệu và sampling đã làm. Công cụ chọn kế hoạch mẫu gần nhất với loại việc bạn chọn, rồi AI viết lại cho sát brief. Khi chưa có mẫu đủ gần, công cụ đưa vài hướng làm và những câu cần hỏi thêm thay vì một bản đầy đủ. Bản viết được kiểm tra trước khi hiện ra.

Bản nháp có báo giá không?

Không. Phần Ngân sách định hướng cho biết ba phạm vi Tinh gọn, Tiêu chuẩn, Mở rộng, phạm vi nào hợp với mức bạn chọn và chi phí thường nằm ở đâu. Báo giá chỉ có sau khi khảo sát và lập dự toán theo địa điểm, thời điểm cụ thể.

Brief tôi nhập có được lưu lại không?

Brief và bản nháp được lưu trên hệ thống của A.M Agency 180 ngày để tra lại khi bạn liên hệ, sau đó tự xoá. Trên máy bạn, bản nháp gần nhất được giữ 7 ngày.

Ngành có quy định riêng như thuốc, thực phẩm chức năng, rượu bia thì sao?

Với những ngành này, bản nháp có thêm khung Lưu ý quy định để nhắc những điểm cần rà soát trước khi chạy. Một số trường hợp, như sampling thuốc hay sữa cho trẻ nhỏ, công cụ không viết kế hoạch mà mời bạn nhắn Zalo để đội A.M Agency trao đổi trực tiếp.

Có lập kế hoạch tiệc cưới, sinh nhật được không?

Chưa. Công cụ được làm cho hoạt động thương hiệu và sự kiện doanh nghiệp. Với yêu cầu ngoài phạm vi này, công cụ mời bạn nhắn Zalo để trao đổi.

Bản nháp có thay được kế hoạch của agency không?

Không. Bản nháp giúp bạn hình dung chương trình và trao đổi nhanh hơn, còn phương án triển khai cần đội làm sự kiện khảo sát và hoàn thiện. Bản nào cũng có dòng lưu ý rằng nội dung chỉ là gợi ý ban đầu, chưa phản ánh hết điều kiện triển khai thực tế.

Kết luận

Lập kế hoạch sự kiện bằng AI hữu ích nhất ở giai đoạn đầu, khi bạn cần một khung đủ rõ để trao đổi: ý tưởng gì, khách đi qua những bước nào, cần bao nhiêu người, chuẩn bị trước bao lâu và đo bằng gì. Bạn có thể mở công cụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện và thử với chương trình sắp làm, mỗi câu chỉ cần một lần chạm.

Khi đã có bản nháp và muốn đi tiếp tới kịch bản, khảo sát và báo giá, bạn bấm nút Zalo ngay trong bản nháp hoặc liên hệ A.M Agency. Các chương trình chúng tôi đã triển khai có ở trang dự án.

---

Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM.

Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.