# Thư mời tất niên: 10 mẫu Word và Excel theo dõi xác nhận > Nguồn: https://amagency.vn/blog/thu-moi-tat-nien/ > Tác giả: A.M Agency > Ngày đăng: 2026-11-14 > Cập nhật: 2026-11-14 Thư mời tất niên cho nhân viên, gia đình, đối tác và khách VIP: bảng tám thông tin cần ghi, lịch gửi tính lùi từ ngày tiệc, bản rút gọn của 10 mẫu Word theo từng mốc gửi và file Excel theo dõi ai đã xác nhận, tính ra số suất ăn, số bàn để chốt với nhà hàng. Thư mời tất niên cần đủ tám thông tin: ai mời, mời ai, ngày giờ kèm thứ, địa điểm và chỗ gửi xe, chương trình chính, trang phục, hạn xác nhận tham dự và người liên hệ. Bài này có 10 mẫu chia theo từng mốc gửi. Bộ mẫu viết cho tiệc tổng kết năm 2026, diễn ra cuối năm 2026 hoặc đầu năm 2027, với ví dụ là một tiệc giả định tối thứ Sáu 22/01/2027. Nếu công ty muốn giao cả việc lên kế hoạch và chạy buổi tiệc, bạn có thể xem [dịch vụ tổ chức tiệc tất niên](/dich-vu/to-chuc-tat-nien/) của A.M Agency. [Tải 10 mẫu thư mời tất niên (file Word .docx)](/assets/downloads/thu-moi-tat-nien.docx) [Tải Excel theo dõi xác nhận tham dự, bản có ví dụ (.xlsx)](/assets/downloads/theo-doi-xac-nhan-tat-nien.xlsx) Bạn chọn mẫu theo người nhận và mốc gửi, tính từ ngày tiệc: T là ngày tiệc, T-30 là 30 ngày trước tiệc, T+1 là một ngày sau tiệc. Bảng xếp theo số mẫu trong file Word, còn các mốc là gợi ý để công ty chỉnh theo lịch thật. Mẫu Gửi lúc Gửi cho ai 1. Giữ lịch T-30 Nhân viên 2. Thư mời có mã khách T-14 Nhân viên 3. Thư mời kèm gia đình T-14 Nhân viên và người thân 4. Giấy mời ký, đóng dấu T-21 Đối tác, khách hàng 5. Thư mời VIP T-21 Lãnh đạo, khách VIP (gửi rồi gọi điện) 6. Year End Party song ngữ T-14 Nhân viên 7. Xin xác nhận T-7 Người chưa trả lời 8. Nhắc hôm trước T-1 Người đã xác nhận 9. Đổi ngày, giờ, địa điểm Khi chốt thông tin mới Mọi người đã nhận thư 10. Cảm ơn kèm link ảnh T+1 Người đã dự Song song với 10 mẫu Word, người phụ trách danh sách khách dùng file Excel để cập nhật phản hồi từ lúc gửi thư tới ngày tiệc. ## Thư mời tất niên gồm những gì? Cách viết và kiểm tra trước khi gửi Thư mời tất niên gồm tám thông tin: người mời, người được mời, ngày giờ kèm thứ, địa điểm và chỗ gửi xe, chương trình chính, trang phục, hạn xác nhận tham dự và người liên hệ. Thư thiếu dòng nào, khách thường hỏi lại dòng đó. Bạn dùng bảng sau để điền từng thông tin và rà lỗi trước khi gửi. Thông tin Ghi thế nào Lỗi hay gặp Ai mời Ban Giám đốc; giấy mời đối tác có người ký, dấu Thiếu chữ ký hoặc dấu Mời ai Họ tên, bộ phận, mã khách; có kèm người thân không Sai tên pháp nhân, chức vụ đối tác Ngày giờ kèm thứ Giờ đón khách và giờ bắt đầu tách hai mốc Ngày lệch lịch hẹn (Calendar) Địa điểm, gửi xe Sảnh, tầng, nhà hàng, địa chỉ, hầm xe Tòa nhà nhiều sảnh mà không ghi sảnh Chương trình chính Tổng kết, trao thưởng, tiết mục, tiệc tối Mời phát biểu khi chưa trao đổi trước Trang phục Kiểu cụ thể, kèm gợi ý đồ dễ kiếm Chỉ ghi tên chủ đề Hạn xác nhận Giờ, ngày, cách xác nhận, suất chay, xe đưa đón Hạn sát ngày chốt với nhà hàng Người liên hệ Họ tên, phòng ban, số điện thoại Chỉ ghi email chung Trước khi bấm gửi hay đặt in, người soạn thư nên rà lại năm điểm: - Ngày, thứ, giờ trong thư, trên thiệp, lịch hẹn và tin Zalo trùng nhau. - Người duyệt đã soát riêng ngày, tháng trên bản thiết kế thiệp trước khi cho in. - Người soạn đã điền các ô trong ngoặc vuông [ ], chọn một phương án ở chỗ có hai lựa chọn, rồi xóa phương án thừa, ghi chú trong ngoặc và khung hướng dẫn nền xám ở đầu mỗi trang file Word. - Mã khách trong thư khớp mã trong file Excel. - Hạn xác nhận sớm hơn ngày chốt số với nhà hàng ít nhất một ngày làm việc. Điểm đầu đến từ một lỗi chúng tôi từng gặp: một lời mời họp có thân thư ghi một ngày, còn lịch hẹn (Calendar) gửi kèm lại ghi ngày khác. Vì vậy, người duyệt nên đọc riêng dòng ngày giờ trên từng bản: thư, thiệp, lịch hẹn và tin Zalo. Thư gửi đối tác và khách VIP nên giữ giọng trang trọng, còn thư gửi nhân viên có thể gần gũi hơn. Nếu muốn viết thư mời tất niên hài hước, bạn chỉ nên viết dí dỏm ở câu mở đầu, còn các dòng ngày giờ, địa điểm vẫn ghi rõ ràng như thư thường. Ví dụ, câu mở có thể là: Một năm chạy số đã xong, mời Anh/Chị tới ăn mừng cùng cả nhà [TÊN CÔNG TY]. ## Nên gửi thư mời tất niên trước bao lâu? Bạn nên gửi thông báo giữ lịch khoảng 4 tuần trước, thư mời chính thức 2-3 tuần trước, xin xác nhận 1 tuần trước và nhắc lần cuối 1 ngày trước tiệc. Đây là lịch gợi ý, mỗi công ty dời từng mốc theo lịch làm việc của mình. Các mốc dưới đây tính lùi từ ngày tiệc (T là ngày tiệc), kèm việc cần làm và mẫu dùng ở mỗi mốc. Mốc Việc cần làm Dùng T-30 Báo ngày để nhân viên giữ lịch Mẫu 1 T-21 Gửi giấy mời đối tác, thư mời VIP Mẫu 4, 5 T-14 Gửi thư mời chính thức cho nhân viên Mẫu 2, 3, 6 T-7 Xin xác nhận người chưa trả lời Mẫu 7 T-3 Chốt số suất, số bàn với nhà hàng File Excel T-1 Nhắc giờ, cách check-in, đường vào sảnh Mẫu 8 T+1 Cảm ơn, gửi link ảnh Mẫu 10 Khi có thay đổi Báo đổi ngày, giờ, địa điểm Mẫu 9 Ở mốc T-3, Ban tổ chức báo nhà hàng số suất ăn và số bàn, nên hạn xác nhận phải đặt trước mốc này. Số ngày chốt trước tiệc tùy nhà hàng; trong file Excel, mốc này để sẵn 3 ngày để bạn chỉnh theo thực tế. Bạn nên đặt hạn xác nhận của đối tác sớm hơn nhân viên để Ban tổ chức kịp in bảng tên. Mùa tiệc năm nay cần giữ lịch sớm. Tết Đinh Mùi 2027 rơi vào ngày 06/02/2027, sớm hơn Tết 2026 khoảng 11 ngày, nên tiệc tất niên dễ dồn vào tháng 1 và công ty nên chốt ngày với nhà hàng sớm. ## Mẫu thông báo tiệc tất niên và tin giữ lịch Khoảng 4 tuần trước tiệc, ngay khi đã chốt ngày với nhà hàng, Ban tổ chức nên gửi thông báo giữ lịch (save the date) để nhân viên không xếp nghỉ phép hay công tác trùng ngày. Thông báo chưa cần địa chỉ hay chương trình. Tiêu đề email: Mời Anh/Chị giữ lịch tối [Thứ Sáu, 22/01/2027] cho tiệc tất niên [TÊN CÔNG TY] Tiệc tất niên năm [2026] của [TÊN CÔNG TY] dự kiến tổ chức vào buổi [tối] [Thứ Sáu, 22/01/2027]. Ban tổ chức mong Anh/Chị sắp xếp thời gian và giữ trống khung giờ dưới đây để cùng tham dự buổi tiệc cuối năm. Khung giờ dự kiến: Từ [17:00] đến [21:30] Liên hệ: [Họ tên], [Phòng Nhân sự], [0909 xxx xxx] Mẫu 1 đi kèm lịch hẹn (Calendar) và dặn rõ bấm Chấp nhận (Accept) chỉ để lưu lịch, chưa phải xác nhận tham dự, để Ban tổ chức không đếm nhầm người bấm Chấp nhận thành người sẽ đi. ## Mẫu thư mời tất niên cuối năm gửi nhân viên và gia đình Ban tổ chức gửi thư mời tất niên cuối năm cho nhân viên sau khi đã chốt nhà hàng, sảnh và chương trình; mỗi thư có một mã khách riêng. Nếu mời kèm gia đình, thư ghi thêm số người lớn và trẻ em tối đa được đi cùng. Tiêu đề email: Trân trọng mời Anh/Chị dự tiệc tất niên [2026], mã khách: [NV001] Một năm làm việc sắp khép lại, Ban Giám đốc [TÊN CÔNG TY] trân trọng cảm ơn những đóng góp của Anh/Chị và hân hạnh mời Anh/Chị đến dự tiệc tất niên năm [2026], gồm tổng kết năm, trao thưởng, tiết mục của các phòng ban và tiệc chung vui. Thời gian: Đón khách từ [17:30], bắt đầu lúc [18:00], [Thứ Sáu, 22/01/2027] Địa điểm: [Sảnh A, tầng 3], [TÊN NHÀ HÀNG], [địa chỉ] Gửi xe: [Hầm B2, lối vào từ đường Tên đường] Trang phục: [Lịch sự] Xác nhận: Anh/Chị vui lòng xác nhận qua [link biểu mẫu] trước [17:00, Thứ Hai, 18/01/2027], ghi kèm nhu cầu suất chay và xe đưa đón nếu có. Liên hệ: [Họ tên], [Phòng Nhân sự], [0909 xxx xxx] Rất mong được gặp Anh/Chị trong buổi tối cuối năm. Mã khách giúp lễ tân đối chiếu nhanh ở bàn đón khách và giúp Ban tổ chức xếp chỗ ngồi theo phòng ban. Trong bộ mẫu này, mã bắt đầu bằng NV cho nhân viên, DT cho đối tác, VIP cho khách VIP, khớp với file Excel. Ở một sự kiện khác, thiệp mời chúng tôi chuẩn bị ghi tên từng khách và một mã riêng theo nhóm khách. Mẫu 3 khác Mẫu 2 ở phần người đi cùng: thư ghi số người lớn và trẻ em tối đa mỗi nhân viên được đưa theo. Năm nay, [TÊN CÔNG TY] hân hạnh mời Anh/Chị cùng gia đình đến dự tiệc tất niên. Anh/Chị có thể mời thêm tối đa [2] người lớn và [2] trẻ em đi cùng. Khi xác nhận, Anh/Chị vui lòng cho biết: người lớn đi cùng [ ], trẻ em [ ] (ghi tuổi hoặc chiều cao), suất chay [ ], dị ứng cần báo nhà hàng [ ] Nhà hàng tính suất trẻ em theo quy định riêng, nhiều nơi tính theo chiều cao, nên bạn hỏi trước rồi ghi đúng mốc đó vào thư và tách suất người lớn, suất trẻ em khi báo nhà hàng. Nếu khối xưởng, kho hay cửa hàng không dùng email, Ban tổ chức in phụ lục cuối file Word: bảng ký xác nhận theo tổ, ca trên khổ A4 ngang. Tổ trưởng chuyền bảng để từng người tự ghi tham dự hay không, người đi cùng, suất chay, điểm đón xe rồi ký tên. ## Mẫu giấy mời tất niên gửi đối tác, khách hàng Giấy mời tất niên gửi đối tác khác thư mời nhân viên ở hình thức văn bản: giấy mời có số, quốc hiệu, dòng V/v (về việc), nơi nhận, chữ ký và dấu. Công ty gửi bản ký đóng dấu kèm thiệp, hoặc gửi bản scan qua email. [TÊN CÔNG TY] · Số: [015]/[2027]/GM-[TÊN VIẾT TẮT] · CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, Độc lập - Tự do - Hạnh phúc · [TP. Hồ Chí Minh], ngày [04] tháng [01] năm [2027] GIẤY MỜI · V/v: Dự tiệc tất niên năm [2026] của [TÊN CÔNG TY] Kính gửi: Quý Công ty [TÊN ĐỐI TÁC], Ông/Bà [Họ tên], [Chức vụ] Trân trọng cảm ơn Quý Công ty đã đồng hành và hợp tác cùng chúng tôi trong năm [2026]. [TÊN CÔNG TY] trân trọng kính mời Ông/Bà cùng [01] đại diện Quý Công ty đến dự tiệc tất niên cùng [Ban Giám đốc] [TÊN CÔNG TY]. Thời gian: Đón khách từ [17:30], khai mạc lúc [18:00], [Thứ Sáu, 22/01/2027] Địa điểm: [Sảnh A, tầng 3], [TÊN NHÀ HÀNG], [địa chỉ] Đỗ xe: [Ô tô trả khách tại sảnh chính, đỗ tại khu vực ô tô; xe máy gửi tại hầm B2] Đón tiếp: Bộ phận lễ tân sẽ đón tiếp Ông/Bà tại sảnh. Kính mong Ông/Bà mang theo thiệp mời, ảnh chụp giấy mời này hoặc danh thiếp. Xác nhận: Kính mong Quý Công ty phản hồi trước [17:00, Thứ Sáu, 15/01/2027] qua [Ông/Bà Họ tên], di động [0909 xxx xxx] Nơi nhận: Như trên; Lưu: [Hành chính]. (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) Ngày giờ trên giấy mời phải khớp thiệp in gửi kèm, và tên pháp nhân, chức vụ người nhận cần được kiểm trước khi trình ký. Nếu công ty mời khách hàng tới một hội nghị thay vì tiệc cuối năm, bạn dùng thư mời trong bài [mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng](/blog/mau-ke-hoach-hoi-nghi-khach-hang/). ## Mẫu thư mời tiệc tất niên công ty gửi lãnh đạo, khách VIP Lãnh đạo và khách VIP cần thư mời riêng, vì Ban tổ chức phải lo người đón, chỗ đỗ xe hoặc xe đưa đón, có khi cả phần phát biểu. Sau khi gửi thư, người đón gọi điện cho khách để xác nhận. Thay mặt Ban Giám đốc [TÊN CÔNG TY], tôi trân trọng kính mời Ông/Bà đến dự tiệc tất niên của công ty vào tối [Thứ Sáu, 22/01/2027]. Thời gian: Đón khách từ [17:30], khai mạc lúc [18:00], dự kiến kết thúc [21:00] Địa điểm: [Sảnh A, tầng 3], [TÊN NHÀ HÀNG], [địa chỉ] Người đón: [Họ tên người đón], di động [0909 xxx xxx], sẽ trực tiếp đón Ông/Bà tại [cửa chính tòa nhà] Đưa đón, đỗ xe: [Công ty bố trí xe đón] hoặc [xe dừng trả khách tại cửa chính, kính mong Ông/Bà báo trước biển số xe] [Nếu đã trao đổi trước:] Như đã trao đổi, tôi trân trọng mời Ông/Bà phát biểu chúc mừng lúc [18:15]. Rất hân hạnh được đón tiếp Ông/Bà. Bản đầy đủ trong file Word còn có dòng báo khách rằng công ty đã bố trí chỗ ngồi và suất ăn cho trợ lý, tài xế đi cùng. ## Mẫu thư mời Year End Party song ngữ Việt Anh Thư mời Year End Party song ngữ hợp với tiệc có chủ đề và công ty có đồng nghiệp hoặc khách nước ngoài. Thư ghi các thông tin chính bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, thêm tên chủ đề và gợi ý trang phục. Cách chọn chủ đề và các bước chuẩn bị nằm ở bài [tổ chức year end party](/blog/to-chuc-year-end-party/). Chủ đề / Theme: [Đêm thập niên 90 / 90s Night] Ban tổ chức hân hạnh mời Anh/Chị đến dự và cùng diện trang phục theo chủ đề. / Dear all, we are delighted to invite you to the [COMPANY NAME] Year End Party, themed [90s Night]. We would love to see you dressed for the theme. Thời gian / Date & time: Đón khách [17:30], bắt đầu [18:00], [Thứ Sáu, 22/01/2027] / Doors open at [5:30 PM]. The party starts at [6:00 PM] on [Friday, 22 January 2027]. Địa điểm / Venue: [Sảnh A, tầng 3], [TÊN NHÀ HÀNG], [địa chỉ] / [Hall A, 3rd floor], [VENUE NAME], [address] Trang phục / Dress code: [Áo sơ mi họa tiết, quần jean, kính râm] / [Patterned shirt, jeans, sunglasses] Xác nhận / RSVP: Anh/Chị vui lòng xác nhận qua [link biểu mẫu] trước [17:00, Thứ Hai, 18/01/2027] / Kindly RSVP via [form link] by [5:00 PM, Monday, 18 January 2027]. Check-in: Anh/Chị báo mã khách [NV001] tại bàn đón khách / Please present your guest code [NV001] at check-in. Liên hệ / Contact: [Họ tên], [0909 xxx xxx] Ngày tiếng Anh nên viết chữ tháng (22 January 2027), vì kiểu số 22/01 hay 01/22 dễ khiến người đọc lộn ngày với tháng. Dòng trang phục (dress code) nên kèm gợi ý đồ dễ kiếm để khách không phải hỏi lại. ## Mẫu tin Zalo, email xin xác nhận tham dự và nhắc trước tiệc Tin xin xác nhận tham dự (RSVP) gửi khoảng một tuần trước tiệc cho người chưa trả lời, qua Zalo riêng từng người hoặc email. Tin nhắc hôm trước gửi cho người đã xác nhận, nói giờ đến, đường vào và cách check-in. File Word có cả hai, là Mẫu 7 và Mẫu 8. Chào Anh/Chị [Họ tên], Ban tổ chức tiệc tất niên [TÊN CÔNG TY] xin phép nhắc Anh/Chị xác nhận tham dự tiệc tối [Thứ Sáu, 22/01/2027], đón khách [17:30], tại [TÊN NHÀ HÀNG]. Mã khách của Anh/Chị là [NV001]. Để Ban tổ chức chuẩn bị chỗ ngồi và suất ăn, Anh/Chị vui lòng trả lời tin này trước [17:00, Thứ Hai, 18/01/2027] theo cách sau: 1 = Tham dự · 2 = Không tham dự · 3 = Chưa chắc Nếu cần suất chay, Anh/Chị thêm chữ C; nếu đi xe đưa đón, Anh/Chị thêm chữ X và điểm đón [Xưởng 2 hoặc Văn phòng chính]. Cảm ơn Anh/Chị! Người chọn Chưa chắc được Ban tổ chức gọi lại trước ngày chốt số với nhà hàng. Nếu gửi vào nhóm Zalo, bạn bỏ họ tên, mã khách và thay dòng trả lời bằng link biểu mẫu, để nhóm không bị trôi tin. Tin nhắc hôm trước (Mẫu 8) chỉ gửi cho người đã xác nhận, vào sáng ngày T-1, và nói ba việc: gửi xe ở đâu, lên sảnh bằng đường nào, check-in bằng gì. Ban tổ chức xin nhắc lịch: tiệc tất niên [TÊN CÔNG TY] diễn ra tối mai, đón khách từ [17:30], bắt đầu [18:00] tại [Sảnh A, tầng 3], [TÊN NHÀ HÀNG]. Gửi xe: [hầm B2; hầm đầy thì gửi ở bãi Tên bãi]. Từ hầm, Anh/Chị đi thang máy [số 3] lên [tầng 3]. [Xe đưa đón: có mặt lúc 16:45 tại cổng Xưởng 2.] Check-in: Anh/Chị chỉ cần báo mã khách [NV001] hoặc họ tên tại bàn đón khách. Hẹn gặp Anh/Chị tối mai! Bàn đón khách nên nhận nhiều cách check-in. Một phương án đón khách chúng tôi từng lên cho sự kiện khác nhận cả thư mời điện tử lẫn danh thiếp. Lời MC khi khách vào sảnh có ở bài [lời dẫn MC tất niên](/blog/loi-dan-mc-tat-nien/). ## Mẫu thông báo đổi ngày, giờ, địa điểm tiệc tất niên Ban tổ chức gửi thông báo đổi ngày, giờ hoặc địa điểm ngay khi công ty chốt thông tin mới, qua email và Zalo cùng lúc. Thông báo đặt thông tin cũ cạnh thông tin mới và nói rõ đăng ký, thiệp, mã QR cũ còn dùng được không. Nếu đã in ấn phẩm, công ty phải in lại mọi thứ có ghi ngày cũ, như thiệp mời hay standee. Ở một sự kiện khác, chúng tôi từng phải in lại toàn bộ phướn treo đường vì đổi ngày. Trong Mẫu 9, bảng ba cột đặt thông tin cũ cạnh thông tin mới để người nhận thấy ngay dòng nào đổi. Mục Thông tin cũ (hủy) Thông tin mới (áp dụng) Ngày [Thứ Sáu, 22/01/2027] [Thứ Sáu, 29/01/2027] Giờ [Đón khách 17:30] [Giữ nguyên] Địa điểm [TÊN NHÀ HÀNG] [Giữ nguyên] Thiệp, mã QR cũ: [Vẫn dùng được để check-in] hoặc [Không dùng được, Ban tổ chức gửi mã mới] Đăng ký cũ: Ban tổ chức giữ nguyên đăng ký của Anh/Chị cho ngày mới. Nếu không thay đổi, Anh/Chị không cần trả lời. Cập nhật: Nếu Anh/Chị không đi được ngày mới, hoặc nay đã sắp xếp được, xin vui lòng cập nhật tại [link biểu mẫu] hoặc báo [Họ tên], [0909 xxx xxx] trước [17:00, Thứ Hai, 25/01/2027]. Ban tổ chức nên sửa ngày giờ ngay trên lịch hẹn (Calendar) đã gửi, để lịch của người nhận tự dời theo. Với đối tác và khách VIP, bạn đổi Anh/Chị thành Ông/Bà và gọi điện báo trước. ## Mẫu thư cảm ơn sau tiệc tất niên Thư cảm ơn sau tiệc tất niên chỉ nên gửi khi link thư mục ảnh buổi tiệc đã mở được. Theo lịch gợi ý, Ban tổ chức gửi thư qua email một ngày sau tiệc; ảnh chưa xong thì chờ thêm vài ngày. Tiêu đề email: Ban tổ chức cảm ơn Anh/Chị và gửi ảnh tiệc tất niên Ban tổ chức chân thành cảm ơn Anh/Chị đã dành buổi tối [Thứ Sáu, 22/01/2027] cùng công ty. Kèm theo đây là ảnh và video của buổi tiệc để Anh/Chị lưu lại kỷ niệm. Ảnh và video: [link thư mục ảnh thật] Hạn lưu ảnh: Link mở được đến hết [28/02/2027]. Gỡ ảnh: Nếu có ảnh Anh/Chị không muốn chia sẻ, xin gửi tên tệp ảnh cho [Họ tên] để Ban tổ chức gỡ. Trước khi gửi, người phụ trách nên lọc bỏ ảnh nhòe, ảnh nhạy cảm trong thư mục, rồi mở thử link bằng một tài khoản ngoài nhóm quản trị để kiểm tra quyền xem và tải ảnh. ## Thiệp mời tất niên: in hay gửi bản điện tử? Thiệp mời tất niên in giấy hợp với đối tác, khách VIP, còn thiệp điện tử hợp với nhân viên văn phòng vì gửi nhanh, sửa được và gắn sẵn link xác nhận. Trên thiệp, bạn ghi tên tiệc, thứ ngày giờ, địa điểm, trang phục, mã khách, hạn và cách xác nhận, người liên hệ. Ở [buổi gala dinner tri ân khách hàng của MerapLion tại Victoria Cần Thơ](/du-an/meraplion-gala-dinner-can-tho/) mà A.M Agency triển khai, thiệp mời in trên giấy mỹ thuật và có bản in test màu gửi duyệt trước khi in thật. Với tiệc tất niên, công ty nên đặt in thiệp sau khi ngày giờ đã chốt, vì thiệp ghi ngày cũ sẽ phải in lại nếu lịch đổi. Trước khi in số lượng lớn, bạn nên xin bản in test để duyệt màu. Thiệp in và thiệp điện tử khác nhau ở bốn tiêu chí sau, chưa tính giá in. Tiêu chí Thiệp in Thiệp điện tử Hợp với ai Đối tác, khách VIP, lãnh đạo Nhân viên dùng email, Zalo Thời gian chuẩn bị Thiết kế, in test, in và phát Gửi ngay sau khi duyệt thiết kế Khi lịch đổi Phải in lại Sửa rồi gửi lại Cách xác nhận Gọi, nhắn tin hoặc quét mã QR trên thiệp Gắn sẵn link biểu mẫu và mã khách Thiệp điện tử nên giữ cùng logo, màu và kiểu chữ với thư mời và các ấn phẩm khác của buổi tiệc. Khi khách mở thiệp trên điện thoại, dòng ngày giờ vẫn phải đọc được mà không cần phóng to. Với thiệp mời Year End Party có chủ đề, tên chủ đề và gợi ý trang phục nên nằm ngay mặt trước thiệp. Ở [lễ khai trương cửa hàng flagship John Henry & Freelancer tại Gò Vấp](/du-an/john-henry-khai-truong-flagship-go-vap/), thiệp mời online do chúng tôi chỉnh lại từ bộ nhận diện của nhãn hàng. Hai chương trình ở mục này là gala dinner và lễ khai trương, không phải tiệc tất niên. ## Tải mẫu thư mời tất niên file Word và Excel theo dõi xác nhận Bộ tải về gồm file Word 10 mẫu thư mời tất niên và file Excel theo dõi xác nhận tham dự. File Excel có hai bản: bản có ví dụ 30 khách giả định và bản trống để nhập danh sách thật. Từng phần của hai file dùng như sau. Phần Dùng để làm gì Word: trang đầu Chọn mẫu theo mốc gửi; chữ nền vàng trong ngoặc vuông là chỗ cần sửa Word: Mẫu 1 đến 10 Mỗi mẫu một trang, đầu trang có khung nền xám ghi dùng khi nào và hai lỗi cần tránh Word: phụ lục Bảng ký xác nhận theo tổ, ca (A4 ngang) Excel: sheet Bắt đầu Nhập thông tin tiệc; xem 10 số tổng, 7 cảnh báo, 2 biểu đồ Excel: sheet Danh sách khách Mỗi dòng một người được mời chính, mã khách tự sinh, trạng thái, người đi cùng, suất chay, check-in, bàn Excel: sheet Tổng hợp Suất người lớn, suất trẻ em, số bàn; số theo nhóm, bộ phận, bàn và điểm đón Nút tải file Word và file Excel có ví dụ nằm ngay dưới đoạn mở đầu bài. Khi đã quen cách dùng và muốn nhập danh sách thật, bạn tải bản trống ở nút dưới đây. [Tải Excel bản trống (.xlsx)](/assets/downloads/theo-doi-xac-nhan-tat-nien-trong.xlsx) ### Excel tính suất ăn và số bàn Số bàn sơ bộ bằng tổng số người tham dự (gồm người đi cùng) chia cho số ghế mỗi bàn, rồi làm tròn lên. File để sẵn 10 ghế mỗi bàn để bạn đổi theo bàn của nhà hàng. Cột Ghế cần chỉ tính các dòng Tham dự, và suất chay đã nằm trong tổng suất. Khi chốt xong với nhà hàng, bạn tự nhập số bàn chốt vào ô riêng. Sheet Bắt đầu tô đỏ cảnh báo khi có dòng cần xử lý, như quá hạn xác nhận mà còn người Chưa trả lời, mã khách bị trùng hay bàn xếp vượt số ghế. Người nhập danh sách cần nhớ hai điều: - Mã khách là công thức đếm theo nhóm từ đầu danh sách, nên khi đã gửi thư, bạn đừng sắp xếp lại, xóa tên hay đổi nhóm ở dòng đã có. Người không đi nữa thì bạn chọn Không tham dự, người mới thì thêm ở cuối danh sách; muốn xem theo nhóm thì dùng nút lọc (Filter). - Khi 400 dòng có sẵn không đủ, bạn chèn dòng mới ngay trên dòng cuối của bảng theo hướng dẫn trong file, để dòng mới mang theo công thức. Danh sách mời thường đổi vài lần trước khi đặt in, nên mỗi lần thêm hoặc bớt người nhận thiệp in, bạn soát lại số thiệp cần in. ## Câu hỏi thường gặp về thư mời tất niên ### Nên gửi thư mời tất niên qua email hay in giấy? Bạn chọn cách gửi tùy nhóm người nhận. Nhân viên văn phòng nhận qua email hoặc Zalo, đối tác và khách VIP nên nhận giấy mời ký đóng dấu hoặc thiệp in, còn tổ, ca ở xưởng dùng bảng ký xác nhận. ### Có cần thiết kế thiệp mời tất niên riêng không? Thiệp riêng không bắt buộc với tiệc nội bộ, vì một email đủ tám thông tin đã làm được việc của thư mời. Thiệp riêng đáng làm khi công ty mời đối tác, khách VIP, hoặc tiệc có chủ đề cần khách mặc theo. ### Bao nhiêu người xác nhận thì chốt bàn được? Ban tổ chức không cần chờ đủ mọi người trả lời. Trước mốc chốt số bàn với nhà hàng (gợi ý T-3), bạn gọi lại người Chưa chắc và người Chưa trả lời, rồi chốt theo danh sách đã xác nhận Tham dự. ### Tiệc có bốc thăm thì quay số ở đâu? Nếu tiệc có phần bốc thăm, bạn có thể mở [công cụ quay số may mắn](/game-tuong-tac/quay-so-may-man/) của A.M Agency rồi dán cột họ tên người Tham dự từ file Excel vào danh sách quay. Nếu công ty cần đơn vị lên kế hoạch và tổ chức tiệc tất niên trọn gói, bạn gửi ngày dự kiến, nhà hàng (nếu đã có) và số khách qua [Zalo](https://zalo.me/0922891212) hoặc gọi [0922 891 212](tel:0922891212). A.M Agency gửi báo giá trong 48 giờ. Bài viết bởi Hiên Nguyễn, Founder A.M Agency, đơn vị chuyên các giải pháp activation, sự kiện và trade marketing tại TP.HCM. Bài viết được biên soạn với sự hỗ trợ của các công cụ AI và được đội ngũ A.M Agency rà soát trước khi đăng.